یکی از مشکلاتی که مدیران و پرسنل در محیط کار دارند این است که مدیر نمی‌تواند به درستی کارهایی که پرسنل انجام میدهند را نظارت کند و گزارش کلی از آن داشته باشد. این مسئله به خصوص زمانی که تنوع کارها بسیار بالاست مشکل ساز و اغلب موجب نارضایتی پرسنل و مدیران از هم میشود.
پرسنل نیز ممکن است که بین حجم کارهای متفاوت و متنوع گرفتار شوند و نتوانند کارها را به درستی مدیریت کنند. تهیه لیستی از وظایف و زمانبندی آنها طبق اولویت انجام به شما کمک میکند هم وظایف پرسنل را رصد کنید و هم آنها بتوانند کارها را بر مبنای اولویت انجام دهند.
نکات مهم در تعریف کردن وظایف کارمندان
مشخص کردن مسئولیت‌ها به صورت شفاف
هر کارمند موظف است چه کارهایی را انجام دهد. این وظایف را به وضوح بیان کنید و آن را در لیست کارهای پرسنل قرار دهید و زمان انجام آن را نیز مشخص کنید.
گاهی لازم است که مهلت زمان انجام کارها را برای پرسنل تعریف کنید. مثلا یکی از قوانینی که ما در مجموعه بازاریابی پاشا تعریف کرده‌ایم این است که زمان حضور پرسنل تلفن‌ها و پیام‌ها باید در کمتر از 5 دقیقه پاسخ داده شوند.
وقتی که وظایف را مشخص کنید آنوقت به راحتی میتوانید کار نظارت را انجام دهید. هر وظیفه‌ای که در زمان خودش انجام نشود یعنی کم کاری صورت گرفته مگر اینکه دلیل قانع کننده‌ای برای آن وجود داشته باشد.
برای مدیریت پرسنل و رسیدگی بهتر میتوانید جلسات منظم هفتگی و روزانه داشته باشید. جلسات روزانه باید کوتاه باشند و مثلا جلسه‌های 5-10 دقیقه‌ای برای رسیدگی به مسائل لحظه‌ای مناسب هستند.
این جلسات را هر فرد با مسئول بالا دستش داشته باشد. جلسات هفتگی را میتوانید به صورت تیمی و با هدف ارائه راهکار برای حل مشکلات یا پیشرفت مجموعه تنظیم کنید.
هر یک از اعضا باید گزارش عملکردشان را در این جلسات ارائه دهند. نرم افزارهای مدیریت وظایف به شما اجازه میدهند مدیر مجموعه گزارش عملکرد پرسنل را در همان لحظه مشاهده کند.
تعیین شاخص کلیدی عملکرد برای سنجش عملکرد پرسنل
اگر میخواهید عملکرد پرسنل را بررسی کنید باید یک شاخص اندازه گیری عملکرد برای آنها تعریف کنید. یعنی مشخص کنید که از نظر شما یک فرد در طول روز باید چه مقدار از یک کار را انجام دهد. مثلا یک فروشنده تلفنی باید در طول روز چند تماس تلفنی برقرار کند یا یک بازاریاب باید چه تعداد ویزیت حضوری انجام دهد.
این شاخص‌ها را هم میتوانید به صورت عددی تعریف کنید و هم به صورت ریالی. اما توصیه میشود که شاخص‌ها به صورت عددی باشد.
نظارت بر وظایف پرسنل برای انجام درست کارها در هر مجموعه‌ای ضروری است. بسته به نوع و ماهیت کارها این ابزارها متنوع هستند.
به کارمندان بازخورد سازنده بدهید
یادتان باشد که هدف از نظارت بر پرسنل بهبود عملکرد آنهاست نه مچ گیری! وقتی هدفتان رشد پرسنل و مجموعه باشد حس شما توسط کارمندان قابل درک است و همکاری میکنند. در غیر اینصورت معمولا آنها جبهه می‌گیرند و فضای متشنج در بیزنستان به وجود می‌آید.
البته معدود کارمندانی هم هستند که کم کاری میکنند اما وقتی قوانین کسب و کار را تعریف کنید و وظایف هر فرد را مشخص کنید میتوانید این افراد را هم در چارچوب نگه دارید.
برنامه‌های آموزشی و ترغیب کارمندان به اینکه زمانی را در محل کار به آموزش اختصاص دهند میتواند به رشد آنها کمک کند و در نهایت رشد کسب و کار شما را رقم بزند.
نرم افزار مدیریت وظایف پرسنل
برای مدیریت وظایفی که کارمندان در طول روز انجام میدهند میتوانید از ابزارها و برنامه‌های مختلف استفاده کنید. این نرم افزارها به شما اجازه میدهند که عملکرد پرسنل را در لحظه مانیتور کنید.
اصولی ساده که باعث میشه کارمندانت با جان و دل کار کنند
ما در مجموعه بازاریابی پاشا هم اکنون از برنامه میزیتو استفاده می‌کنیم. مدیر و کارمندان می‌توانند در این بستر وظایف را تعریف کنند و زمان انجام برای آن در نظر بگیرند. همچنین هر وظیفه را میتوانید به فرد مسئولش ارجاع دهید تا روی کارتابلش قرار بگیرد.
قبل از برنامه میزیتو برای نظارت بر کارها از crm که امکانات محدودی برای ثبت گزارش وظایف پرسنل در اختیار میگذاشت استفاده میکردیم. CRM یک برنامه ارتباط با مشتری است و برای نظارت بر وظایف کامل نیست اما برای پیگیری فروش بسیار کاربردی است.
در نسخه رایگان ما از برنامه‌هایی مانند گوگل درایو و اکسل برای بررسی عملکرد پرسنل استفاده میکردیم و هر پرسنل موظف بود لیست کارهای روزانه خود را در یک فایل اکسل به مدیریت گزارش دهد یا آن را در گوگل درایو به اشتراک بگذارد.
اگر در شروع یک کسب و کار هستید و نمیتوانید هزینه کنید میتوانید از برنامه‌های رایگان استفاده کنید و زمانیکه به سودآوری رسیدید از برنامه‌های پولی برای مدیریت وظایف و کارهای پرسنل استفاده کنید.
یکی از این برنامه‌هایی که ما نیز برای نظارت بر وظایف پرسنل و تخصیص وظایف به آنها استفاده می‌کنیم میزیتو است که به مدیران و پرسنل کمک میکند تا کارهایی که در طول روز انجام میشود را مدیریت کنند.
در واقع در این برنامه شما میتوانید برای پرسنل وظایف مختلف تعریف کنید و کارها را نظارت کنید.
تصویر بالا نمایی از بخش مانیتورینگ فعالیت‌های انجام شده است. در بخش مانیتورینگ اعضا میتوانید عملکرد هر یک از افراد مجموعه را نظارت کنید.
بعلاوه در هر پروژه نیز به صورت مجزا میتوانید فعالیتی که هر یک از اعضا مسئول انجام آن هستند را مانیتور کنید.
هدف از نظارت بر وظایف و عملکرد پرسنل رشد کسب و کار و استفاده بهینه از زمان کاری است. نرم افزارهای مختلفی برای مدیریت وظایف وجود دارد که با توجه به نوع کسب و کارتان میتوانید این برنامه‌ها را انتخاب کنید.
تعیین دقیق وظایف پرسنل و مشخص کردن مهلت انجام و تعیین شاخص کلیدی عملکرد، به کارمندان کمک میکند تا کارها را بهتر و در زمان خودشان انجام دهند و به مدیران نیز کمک میکند تا نظارت درستی بر انجام کارها داشته باشند.
اگر برای واگذاری کارها به پرسنل و یادگیری روش نظارت بر پرسنل نیاز به مشاوره دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
