سیستم سازی چیست؟ سیستم سازی کسب و کار های کوچک
آیا سفارشات و درخواست‌ها در کسبوکار شما فراموش میشود ؟
اشتباهی در مجموعه انجام شده که کسی مسئولیت آن را قبول نکند؟
تا به حال پیش آمده که زمان کم بیاورید و بخشی از کارها به روز بعد منتقل شود؟
وظایف کلیدی و مهم، یک مسئول مشخص دارد که متعهد، متخصص و عاشق کارش باشد؟
اگر برای دو ماه مجبور شوید سر کار نروید بیزینستان میتواند به فعالیت ادامه دهد؟
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار (business systemization) ایجاد یک روش مکتوب برای انجام فعالیت‌های مهم کسبوکار است که به دستیابی اهداف تعیین شده از آن کسبوکار کمک میکند. این روش‌ها به صورت مداوم اصلاح و بازنگری می‌شوند تا رسیدن به اهداف سرعت بگیرد.
اصطلاح سیستم سازی کسب و کار ابتدا توسط آقای ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ میلادی مطرح شد و آقای گربر این مفهوم را بسط و گسترش داد و تفکر ده هزار برابری را بنیان نهاد و آن را وارد کسب‌و‌کارها کرد. وی هم اکنون مشاور کسب و کار بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیاست.
سیستم سازی باعث رشد خودکار کسب و کار، حذف اشتباه و خطا در کار، افزایش کارایی کارمندان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان میشود و انحراف یا درجا زدن حذف خواهد شد.
هدف سیستم سازی کسب و کار تحقق اهداف و استراتژی‌های یک سازمان است
برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با سیستم سازی می توانید شماره تلفن خود را قرار دهید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند و اطلاعات کاملی در اختیار شما قرار دهند.
سپس کارهایی که انجام می‌دهیم را لیست و بررسی میکنیم تا متوجه شویم چه فعالیت‌هایی ما را در مسیر رسیدن به هدف به جلو می‌برد و در نقطه کنونی ما را نگه نمی‌دارد یا به مبداء اولیه بر‌نمی‌گرداند و یا شاید حتی بدتر از هدف دور میکند.
همانند سفر به مشهد که اگر اشتباهی کنیم مجددا نقشه برای مسیر جدید به روز رسانی میشود و راه جدید و بهینه را نشان میدهد ما نیز در فعالیت‌هایی که روش انجام آنها را مکتوب کردیم مدام بایستی به روز رسانی کنیم تا از مسیر منحرف نشویم و با بهترین مسیر به مقصد(هدف) برسیم.
بهترین مسیر، مسیری است که هزینه‌های مالی و زمانی ما را کاهش دهد و بالاترین بازدهی را برای ما به همراه داشته باشد.
*توصیه*
برای درک مفهوم سیستم سازی وبینار سیستم سازی را ببینید
منظور از کسبوکارهای کوچک چیست؟
کسبوکارهای کوچک به کسب‌و‌کارهایی می‌گویند که تعداد پرسنل آن بین یک تا ۲۰۰ نفر است و در مالکیت یک شخص می‌باشد.
سیستم سازی کسب و کارهای کوچک یعنی اینکه چطور کسب‌و‌کاری بسازیم که بدون حضور ما به عنوان صاحب کسبوکار بتواند رشد کند نه اینکه فقط کار کند.
تجارب برخی از مشتریان بازاریابی پاشا در سیستم سازی کسب و کارشان
چه فعالیت‌هایی در کسبوکارهای کوچک حیاتی هستند؟
کارهایی که منجر به افزایش درآمد، سود و رضایت مشتری شود جزو کارهای حیاتی محسوب می‌شوند. بعلاوه کارهایی که منجر به خروج ثروت از مجموعه میشود و منجر به افزایش هزینه، زیان و عدم رضایت مشتری میشود نیز از جمله عوامل حیاتی در شرکت به شمار می‌رود. برای فرآیند سازی درست ما باید این عوامل را به درستی شناسایی کنیم.
بنابراین لازم است که لیستی از کارهایی که در مجموعه انجام میشود، تهیه کنید و ببینید که ورودی و خروجی آن شامل کدام دسته است، به ثروت شما اضافه میکند یا از آن می‌کاهد. اگر کاری بود که جزو هیچ کدام از این دو دسته نبود آن را حذف کنید.
سیستم‌سازی چطور به کسبوکارهای کوچک کمک میکند؟
۱. ایجاد کسبوکار با عمر طولانی: سیستم‌سازی در کسبوکارهای کوچک باعث میشود کسب‌و‌کاری برای عمر بالای صد سال ایجاد کنیم و دغدغه‌های عدم حضور خود و کارکنان دیگر را کاهش دهیم یا حذف کنیم.
۲. حذف دغدغه عدم حضور: در هر مجموعه ای پیش می‌آید که کارمندان یا مدیران روزهایی را سر کار حاضر نباشند و در نبود این افراد نیز شرکت باید به کار خود ادامه دهد.
۳. حذف اشتباهات تکراری: سیستم‌سازی به شما اجازه میدهد که اشتباهات را متوجه بشوید و از وقوع مجدد آنها جلوگیری کنید.
۴. قابلیت بازگشت به گذشته: شما با پیاده کردن انواع روشهای مستندسازی همچون ثبت مکتوب و کامپیوتری اتفاقات مهم کسبوکار و داشتن ویدیو و صوت از برخی اتفاقات فیزیکی خود امکان برگشت به گذشته و تحلیل وضعیت را خواهید داشت. با سیستم سازی کسب و کار میتوان جلوی مشکلاتی که در بخش پرداخت‌ها وجود دارند را حذف کرد.
با اتصال دستگاه POS به سیستم حسابداری امکان بررسی فاکتور روی مانیتور برای صندوقدار وجود دارد و این مسئله خطای پرداخت را به صورت قابل توجهی کاهش خواهد داد. می‌توانیم یک فرایند تعریف یا یک ابزار اضافه کنیم، و جلوی این اشتباهات را بگیریم.
۵. دست نیافتنی می‌شوید: در دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک بیان کردیم که ما می‌توانیم هر کالا/خدماتی ارائه میکنیم را ده هزار برابر کنیم بدون اینکه درگیر پیچیدگی‌های ناشی از توسعه کسبوکار شویم.
شما میتوانید میزان درآمد خود را افزایش دهید و به افقی که از کسبوکار خود ترسیم کرده‌اید، دست یابید.
مشکلات رایج در کسبوکارهای کوچک چیست؟
- بی توجهی نسبت به خواسته‌های مشتری در کسبوکارهای کوچک
یکی از مشکلاتی که اکثر کسب‌و‌کارها با آن مواجه هستند کم توجهی به نیازها و درخواست‌های مشتریان است. سفارش‌هایی که به مشتری تحویل نمی‌شود یا ناقص تحویل داده میشود.
این مسئله باعث میشود مشتریان نسبت به مجموعه بدبین شده یا تبلیغ منفی برای کسبوکار شما به شمار برود. با ادامه دار بودن این وضعیت شما به مرور مشتریان خود را از دست خواهید داد و این مسئله ضربه مهلکی برای کسب‌و‌کارها به شمار می‌رود.
۲. مشکل در دریافت و پرداخت وجه به مشتریان
مسائل مالی که ممکن است از مشتری پول بیشتر/کمتر دریافت شود و تسویه حساب به درستی انجام نشود. این مسئله باعث بروز مشکلات در مدیریت مالی و حسابداری خواهد شد و به اعتبار شرکت در بازار و بانک‌ها صدمه خواهد زد.
۳. عدم مسئولیت پذیری در کارمندان
شانه خالی کردن از انجام مسئولیت‌ها یا مقصر جلوه دادن سایر افراد یکی دیگر از مشکلاتی است که بین کارمندان رایج است و سنجش این کار برای مدیران دشوار است.
بعلاوه برخی از کارمندان مسئولیت سایر کارمندان را نیز انجام می‌دهند و تقسیم وظایف به درستی صورت نمی‌گیرد و باعث میشود کارمندان درگیر استرس شوند. به این ترتیب برخی از کارمندان همواره مشغول به کارند و در نتیجه ممکن است به مرور زمان دچار فرسودگی و خستگی شوند و احساس نارضایتی نسبت به کار به آنها دست خواهد داد.
زمانی که یک ارزش برای پرسنل تعریف میشود، این ارزش به یک فاکتور متداول در رفتارهای اشخاص تبدیل میشود و میتواند به فاکتوری تبدیل شود که عملکرد طولانی مدت خوبی را ایجاد کند.
۴. بی توجهی به تبلیغات و دیجیتال مارکتینگ در کسبوکارهای کوچک
عدم فعالیت در حوزه دیجیتال مارکتینگ و تبلیغات یکی دیگر از مشکلاتی است که مدیران پس از کاهش فروش متوجه آن می‌شوند.
وبینار سیستم سازی به شما درک اولیه خوبی از سیستم سازی میدهد.
مزایای سیستم سازی در کسبوکارهای کوچک
هزینه کسبوکار خود را با سیستم‌سازی کاهش دهید
زمان یک مدیر باید صرف تجزیه و تحلیل فرصت‌های جدید تجاری یا توسعه کسبوکار شود. واگذاری یا خودکار کردن کارهایی که در طول روز انجام میشود، زمان آزاد برای شما ایجاد میکند و شما میتوانید وقت و انرژی خود را صرف انجام کارهای مهم نمایید.
با استفاده از ثبت فرآیندها میتوانید وظایف خود را به عنوان یک مدیر در طول روز کاهش دهید و وقت خود را صرف نظارت بر کارها و کسب درآمد بیشتر برای مجموعه نمایید.
افزایش کارایی با سیستم‌سازی در کسبوکارهای کوچک
زمانی که کارهای خود را به صورت مستند در می‌آورید، کارهای غیر ضروری که ممکن است در طول روز با آن مواجه باشید شناسایی می‌شوند. با پرهیز از انجام این کارها میتوانید زمان آزاد بیشتری در اختیار داشته باشید و هزینه‌ها را کاهش دهید.
شما میتوانید با مستند سازی فرآیندها و ثبت فرآیندهای جدید، کارهای روزانه را به صورت کارآمدتری انجام دهید و کارایی را در سیستم افزایش دهید.
بهبود کارایی در کسبوکارهای کوچک
کسب‌و‌کارهایی که فرآیند کار ندارند، هر کدام از کارمندان به روش خودشان کار می‌کنند. اگر چه این مسئله برای کارمندان ممکن است خوشایند باشد اما در نهایت کارایی را کاهش خواهد داد.
ثبت بهترین روش انجام یک کار باعث میشود که کارکنان کارآمدتر باشند و عملکرد خود را بهبود دهند. همچنین برای ورود افراد جدید به مجموعه نیاز نیست که شما زمان زیادی را صرف آموزش به آنها کنید و با مراجعه به داکیومنت‌ها می‌توانند با مجموعه و روش کار آشنا شوند.
این مسئله موجب کاهش خطای انسانی در آموزش و دست یافتن به بهترین روش برای انجام کار در زمان کوتاهی خواهد شد.
روابط بین کارمندان و مشتریان با سیستم‌سازی در کسبوکارهای کوچک بهبود می‌یابد
مهم‌ترین عامل موفقیت در تجارت ارتباطات است. وقتی که اطلاعات به صورت مستند وجود نداشته باشد، ارتباطات داخلی و خارجی میتواند به یک مشکل تبدیل شود. زمانی که روشهای کار به صورت مکتوب نوشته شده باشد، دیگر تصمیم گیری و بحث درباره انجام آن بسیار کمتر مطرح میشود.
مقیاس پذیری کسب و کار با سیستم‌سازی
میتوان گفت مهم‌ترین ویژگی سیستم‌سازی، مقیاس پذیری است. شما میتوانید کسبوکار خود را به راحتی توسعه دهید.
زمانی که شما برای آموزش کارکنان، مستندات در اختیار داشته باشید، برای آموزش نیروی جدید، کارکنان قبلی درگیر فرآیند آموزش نمی‌شوند و با آسودگی خاطر به کار خود ادامه می‌دهند.
شما میتوانید با توجه به چارچوب استخدامی که از قبل تعیین کرده‌اید به راحتی افراد مناسب جدید را برای کسبوکار خود استخدام کنید.
اگر نمیدانید به سیستم سازی نیاز دارید یا خیر فرم زیر را تکمیل کنید.
تعداد اشتباهات کارکنان جدید که با توجه به آموزش‌هایی که از قبل پایش شده صورت می‌گیرد، کمتر خواهد بود و عملکرد کلی آنها بهبود خواهد یافت.
زمانی که کارکنان عملکرد مناسب داشته باشند، کسبوکار شما نیز به سرعت رشد خواهد کرد.
بهبود عملکرد کسب و کار با سیستم‌سازی
اگرچه میزان دارایی که وارد مجموعه شما میشود یکی از ملاک‌های سنجش پیشرفت کسبوکار شماست اما اندازه گیری بازخورد فعالیت‌های بازاریابی یا روند توسعه محصولات جدید، تصویر جامعی از سلامت مجموعه به شما ارائه میدهد.
زمانی که شما سیستم‌سازی را انجام می‌دهید، مستندات دقیقی از راهکارها وجود دارد و میتوانید با بررسی آنها نحوه انجام کارها و عملکرد کارکنان را بسنجید. هاوین نور و گردشگری زانوس از مجموعه های موفقی هستند که با سیستم سازی، بهبود عملکرد را تجربه کرده اند.
انجام کارهایی که دارای محدودیت زمانی هستند
وقتی که شما برنامه منظمی برای انجام کارها در طول روز نداشته باشید، صفی از کارها تشکیل میشود بدون اینکه اهمیت هر کدام مشخص باشد و شما در میان این کارها سر در گم خواهید شد.
این مسئله به خصوص زمان انجام کارهایی که دارای ددلاین هستند بسیار اهمیت می‌یابد. سیستم‌سازی از بروز چنین اتفاقاتی پیشگیری میکند و شما میتوانید کارها را به ترتیب اولویت انجام دهید.
لازم نیست شما کاری را کنار بگذارید بلکه هر کاری در همان زمان مشخص خودش انجام خواهد شد.
با سیستم‌سازی کسبوکارهای کوچک زمان آزاد بیشتری برای انجام کارهای مهم در اختیار خواهید داشت
وقتی کسبوکار به صورت سیستماتیک درآورده میشود، شما زمان آزاد بیشتری در اختیار دارید و میتوانید روی فعالیت‌هایی که به رشد کسبوکار شما کمک میکند، متمرکز شوید.
میتوانید در زمان‌های آزاد فعالیت‌های بازاریابی خود را گسترش دهید و به رشد کسبوکار خود کمک کنید.
با سیستم‌سازی کسبوکار، با خیالی راحت مرخصی بگیرید و به کارهای خودتان برسید
بسیاری از مدیران آنچنان غرق در کار کردن می‌شوند که دیگر فرصتی برای تفریح و گذراندن وقت با خانواده ندارند. چنین مدیرانی از نبود سیستم‌سازی در کار خود رنج می‌برند. زیرا در سیستم‌سازی شما تنها بر نتایج فعالیت‌های کارکنان خود تمرکز دارید و مسئولیت‌ها را به دیگران واگذاری خواهید کرد.
همین مسئله باعث میشود که زمان آزاد بیشتری در اختیار داشته باشید و بتوانید به امور شخصی خودتان نیز رسیدگی کنید.
وقتی که کسبوکار شما سیستماتیک باشد، شما میتوانید تعطیلات داشته باشید و کارهای شرکت در صورت عدم حضور شما نیز با نظم پیش خواهد رفت.
نتایج سیستم سازی در عینک حجازی
چطور حتی وقتی خواب هستیم کسب و کارمان رشد کند؟
پس از همکاری با بیش از ۸۰۰ کسبوکار مختلف کوچک و بزرگ به این نتیجه رسیدیم که راهی جز سیستم‌سازی جهت رشد مداوم و بی توقف کسب‌و‌کارها وجود ندارد. خصوصا سیستم سازی در کسب و کارهای کوچک نیاز به تمرکز بیشتری دارد.
یعنی اگر بخواهیم کسبوکار خودمان را از یک ایده به درآمد میلیاردی با رشد حداقل ۲۰ تا ۵۰ درصد سالانه برسانیم و این روند ادامه داشته باشد، تنها راه آن استفاده از اصول سیستم‌سازی است. سیستم‌سازی باید با توجه به محدودیت‌ها و مشکلات موجود در کشور چه از نظر دانش، فرهنگ کارکنان و محدودیت‌های دولتی بررسی و عنوان شود.
هر صاحب کسب‌و‌کاری اگر این موارد را بداند و اجرایی کند میتواند به نتایج بسیار خوبی در کسبوکار خود برسد و فروش خود را افزایش دهد. در کسب‌و‌کارهایی که از صفر همراهشان بودم و با همکاری صاحبان مشاغل آن را پیاده نمودم این مجموعه‌ها توانستند به رشد مداوم دست یابند.
بنده از سال ۱۳۸۷ وارد عرصه کارآفرینی شدم و شروع به فعالیت در این حوزه نمودم. در ابتدا مانند همه افرادی که در این عرصه مشغول بودند کار را به صورت سنتی و با سه کارمند شروع کردم. در ابتدا که حجم کار پایین بود کار پیش می‌رفت اما با افزایش تعداد کارمندان و بالا رفتن حجم کار دیگر مدیریت بخش‌ها دشوار شد و حجم کار مدیریت نه تنها کاهش نیافت بلکه افزایش نیز پیدا کرد در حالی که درآمدها نیز افزایش قابل توجهی نداشت.
سیستماتیک کردن کسب‌و‌کارها باعث میشود که بتوانیم کارها را واگذار کنیم و با روشی اصولی فرایند تعریف کنیم و به راحتی مسئولیت‌ها را در کسبوکار واگذار کنیم و بتوانیم از بیرون به کسبوکار خود نگاه کنیم و دید بهتری نسبت به مجموعه داشته باشیم.
فیلم بنیان‌گذار یا Founder نمونه‌ای از سیستم سازی
فیلم بنیان‌گذار یا Founder نمونه خوبی از درک سیستم سازی در کسب و کار است. این فیلم در مورد داستان فردی است که مک‌دونالد را به صورت یک فرانچایز در کل دنیا پیاده سازی و تفکر ده هزار برابری را ایجاد میکند.
شخصیت این داستان فروشنده‌ای بود که رویایی بزرگ داشت و در مسافرت‌هایش دستگاه‌هایی را می‌فروخت. او به فروشگاهی به نام مک دونالد می‌رسد و مشاهده میکند که صاحبان این مغازه روشی را ایجاد کردند که به واسطه آن می‌توانند به جای اینکه به یک یا دو نفر خدمات ارائه بدهند به صد الی دویست نفر در روز، خدمات خوب و با کیفیت ارائه دهند.
شخصیت اصلی داستان با مشاهده عملکرد آنها پیشنهاد میدهد که روشی را که برادران مک دونالد در حال اجرای آن هستند را در هر شهر دنیا پیاده سازی کنند و در واقع به دنبال تحقق تفکر ده هزار برابری است.
با آزمون و خطا و شکست‌های متعدد به روشی قدرتمند برای پیاده سازی آن می‌رسند که از مدیریت منابع انسانی و استخدام درست شروع میشود و شامل ابزارها و روش‌ها و سیستم‌های مکتوب شامل مستندسازی‌ها و فرایندها می‌باشد تا بتوانند یک شبکه بزرگ تولید و توزیع فست فود در دنیا را پیاده سازی کنند.
این اتفاق از طریق تفکر سیستم‌سازی، فرایند سازی و مستندسازی ایجاد شده است و نمونه خوبی برای نشان دادن قدرت سیستم‌سازی در کسبوکارهای کوچک است.
حالا ما چه کنیم تا بتوانیم تفکر مک دونالد و تفکر ده هزار برابری و عدم وابستگی به افراد را حل کنیم؟ یعنی کاری کنیم که مجموعه ما هم بدون اینکه وابسته به کارمندان باشد بتواند به جای یک خدمت، هزاران خدمت به افراد ارائه بدهد.
اگر میخواهیم سیستم‌سازی یعنی تفکر ده هزار برابری را برای خودمان ایجاد کنیم باید یکی از سوالات روزمره ما این باشد و هر روز از خودمان بپرسیم که:
من چه کاری می‌توانم انجام دهم که در حوزه کسبوکار خود بتوانم تفکر ده هزار برابری ایجاد کنم و خدمات ده هزار برابری ارائه دهم؟
یک مثال واقعی از تفکر سیستمی که ما در مجموعه بازاریابی پاشا آن را اجرا کردیم هنگام چاپ کتاب “بازار در دستان شماست” بود. هزار نسخه از این کتاب چاپ شد و نسخه‌های زیادی از آن به فروش رسید.
اما بعد گفتیم چطور میتوان تفکر فروش ده هزار برابری را روی آن اجرا کرد و برای رسیدن به وضعیت مورد نظر باید چه کاری انجام دهیم.
به این نتیجه رسیدیم اگر ما به جای اینکه وابسته به چاپ کتاب باشیم چون اگر بخواهیم ده هزار برابر کتاب را چاپ کنیم، هزینه‌های بسیار زیاد چاپ را متحمل خواهیم شد. ما برای حل این مشکل به سراغ چاپ دیجیتالی کتاب رفتیم و آن را به صورت فایل pdf منتشر کردیم. این کتاب به ویژه برای افرادی که پیگیر سیستم سازی کسب و کارهای کوچک نیز پیشنهاد می شود.
با قرار گرفتن این فایل در سایت‌ها، دسترسی به آن در تمام طول روز برای افراد امکان پذیر است. هزینه تمام شده فایل pdf در مقایسه با هزینه چاپ آن کمتر است و در نتیجه هزینه تمام شده کتاب نیز پایین‌تر بوده و افراد بیشتری امکان استفاده از آن را دارند.
این مثال نمونه‌ای از انجام کارها به روش سیستماتیک است که با به کارگیری ابزارهای موجود میتوان هزینه‌های یک سازمان را کاهش داد و منجر به افزایش سود و بهره وری شد. مدیران در سازمان‌ها نقش مهمی در تصمیم گیری و استفاده از ابزارهای سیستم‌سازی در کسب‌و‌کارها را دارند.
از دیدگاه سیستم‌سازی فعالیت‌های یک مدیر شامل چه مواردی است؟
یک مدیر میتواند کارهای متعددی در طول روز در یک مجموعه که در آن فعالیت میکند انجام دهد. این فعالیت‌ها در چهار زیر مجموعه دسته بندی می‌شوند:
کار: فعالیت‌های معمولی که همه آن را انجام می‌دهند مثلا صحبت کردن با مشتری یا خرید برای شرکت و … . بسیاری از مدیران غرق در این فعالیت‌ها هستند و آنقدر کارهای معمولی و روتین انجام می‌دهند که از انجام کارهای مهمتر باز می‌مانند.
تصمیم گیری: یکی از مسئولیت‌های مهم مدیران تصمیم گیری درباره انجام کارهاست. مثلا مدیر کاری را به یکی از کارمندان واگذار میکند ولی در بعضی از گزینه‌ها همچون زمان اجرا، هزینه‌ها و … مدیر تصمیم گیری میکند.
یعنی مدیر نکات کلیدی را تعیین میکند و کارمندان روند اجرایی کار را بر عهده دارند. مدیرانی که در تصمیم گیری دخالت می‌کنند همواره درگیر هماهنگی و ارتباط با کارمندان هستند.
اگر ما بخواهیم همیشه در همه تصمیمات دخالت کنیم کارمندانی خواهیم داشت که برای انجام هر کاری باید با ما تماس بگیرند و ما به عنوان مدیر همیشه درگیر ارتباط با کارمندان برای تصمیم گیری هستیم.
چنین مدیرانی همواره درگیر انتسابات هستند و همیشه باید پاسخگوی نیاز کارمندان باشند و فرصت برای رسیدگی به امور مهمتر را از دست می‌دهند.
در سیستم سازی کسبوکارهای کوچک ما به مدیران می‌آموزیم که باید کارها را واگذار کنند و درباره امور تکراری تصمیم گیری نکنند.
واگذاری تصمیمات: ما به عنوان مدیر باید هنر واگذاری کارها را یاد بگیریم و بسیاری از کارهایی که در مجموعه انجام میشود و تصمیم گیری را به کارمندان واگذار کنیم و تنها از آنها نتیجه را بخواهیم.
سیستم‌سازی: بالاترین سطح مدیریت سیستم سازی است که ترکیبی از واگذاری هم هست.
در این روش ما بخش‌هایی از مجموعه را به یک فرد واگذار میکنیم و تنها نتیجه را از کارمند میخواهیم.
سیستم سازی یعنی اینکه ما واحدهای سازمانی را به بخش‌های مستقلی تقسیم‌بندی کنیم و هر قسمت را به یک فرد متخصص واگذار کنیم و آن فرد با هزینه‌ها و درآمدهایی که ایجاد میکند برای مجموعه بهره‌وری و سود ایجاد خواهد کرد. این تعریف برای سیستم سازی کسب و کارهای کوچک نیز صادق است.
چطور کسبوکار خود را به صورت سیستمی در بیاوریم؟
یک برنامه برای انجام کار تهیه کنید
همه چیزهایی که در کسبوکار خود به آنها نیاز دارید را جمع آوری کنید. شما باید یک لیست از فرآیندها، خط مشی، رویه‌ها و بهترین روش برای انجام آن داشته باشید.
لیستی از کارهایی که می‌خواهید به صورت نظام مند در بیایند را تهیه کنید. میتوانید حوزه‌هایی که می‌توانند به صورت کارآمدتری اجرا شوند را انتخاب کنید.
مثلا برای سیستماتیک کردن ایمیل شما باید انواع مختلف ایمیلی که دریافت می‌کنید را یادداشت کنید. ایمیل‌های به روز رسانی، توافقنامه همکاری، فاکتورها و … .
سپس آنها را اولویت بندی کنید و بالاترین و پایین‌ترین اولویت را مشخص نمایید. شما میتوانید با این کار بخش‌های مهم در سیستم را شناسایی و موارد غیر مهم را نادیده بگیرید. مواردی که دارای اولویت و فوریت بالا هستند را ابتدا ثبت کنید و آنهایی که اولویت و فوریت کم دارند را کنار بگذارید.
مستند سازی را در کسبوکار کوچک خود انجام دهید
پس از آنکه فعالیت‌های با بالاترین اولویت و فوریت را مشخص کردید، نحوه دقیق انجام آن را بنویسید. شما باید مشخص کنید این فعالیت توسط چه کسی، کجا، چه زمانی و چگونه انجام میشود و تمام جزئیات مربوط به آن را مشخص کنید.
میتوانید علاوه بر نوشتن از نحوه انجام کار فیلم یا صوت نیز تهیه کنید.
محتوایی که تهیه می‌کنید باید کامل و جامع باشد به طوری که وقتی فردی که چیزی از کار نمیداند به آن مراجعه کند بتواند آن را بفهمد، اجرا کند و نتیجه قابل قبولی به دست بیاورد.
تمام بخش‌های سیستم باید به صورت مکتوب در آورده شود. لازم نیست که این کار را به صورت یک دفعه انجام دهید بلکه با زمانبندی و تخصیص زمان مشخصی در طول روز فعالیت‌ها را تشریح و مستند کنید.
از سایر افراد در مجموعه برای مستند سازی کمک بگیرید
اینکه بخش‌های مختلف کسبوکار را به صورت مستند در بیاورید زمان زیادی از شما خواهد گرفت. شما میتوانید از افرادی که در مجموعه کار می‌کنند بخواهید که با شما همکاری کنند و بخش‌های مربوط به خود را به صورت مستند در بیاورند.
همانند بسیاری از فعالیت‌هایی که در کسبوکار خود انجام می‌دهید، سیستم‌سازی و مستند سازی نیز نیاز به پشتیبانی و همکاری سایر اعضا دارد.
در واقع بهترین افراد برای مستند سازی کسانی هستند که کار مربوطه را انجام می‌دهند. زیرا آنها شناخت کاملی از فعالیت‌ها، مشکلات و راه حل‌های آن بخش دارند.
برای اینکار باید از بهترین کارمندان خود استفاده کنید تا مطمئن باشید که روند کار به صورت درست انجام میشود.
بعلاوه معمولا بهترین روش‌ها نیز توسط بهترین افراد به کار گرفته میشود و شما میتوانید از این طریق به بهترین روش برای انجام کار دست پیدا کنید.
میتوانید با پیدا کردن بهترین راه حل جدید آن را با روش قبلی جایگزین کنید و به این ترتیب همیشه بهترین‌ها را در مجموعه به صورت ثبت شده در اختیار داشته باشید.
سیستم‌ها را تفویض اختیار کنید
بعد از سیستم‌سازی کسبوکار و آموزش افراد تیم خود، وقت آن است که عملکرد سیستم را هنگام اجرا بررسی کنید.
با توجه به لیستی که تهیه کرده‌اید دیگر میتوانید جاهایی که نیاز به حضور شما ندارد را رها کنید و تمرکز را روی بخش‌های مهمتر و تصمیمات استراتژیک بگذارید.
شما میتوانید تنها با بررسی نتایج به دست آمده از هر بخش عملکرد آن واحد را بررسی کنید. در این روش در صورتی که نتوانید به نتیجه مورد نظر خود برسید میتوانید به راحتی سیستم را عیب یابی کنید و به حالت بهینه برسید.
تیم خود را با این سیستم‌ها آموزش دهید
شما میتوانید اطلاعاتی که به صورت مستند در آورده‌اید را در اختیار افرادی از تیم که نیاز به آموزش دارند قرار دهید. همچنین افراد در صورتی که کاری را فراموش کرده باشند می‌توانند به مستندات مراجعه کنند و آن را مرور نمایند.
شما میتوانید از ابزارهای مختلفی برای ثبت این مستندات روی کامپیوتر یا تلفن همراه استفاده کنید تا به راحتی برای افراد مختلف در دسترس باشد.
چگونه اصول کسبوکار خود را تعیین کنیم؟
به عنوان مدیر در یک مجموعه ابتدا باید پنج ارزش اولیه که در کسبوکار مهم است را تعیین کنید، مثلا رضایت مشتری، کیفیت محصول و … .
مشخص کنید چه کارهایی در کسبوکار ممنوع است و چه کارهایی با تشویق همراه خواهد بود. در واقع شما باید یک خط مشی برای کسبوکار خودتان تعیین کنید تا افراد بر اساس آن عمل کنند.
هدف ما از سیستم‌سازی در کسبوکارهای کوچک ایجاد کسب‌و‌کاری است که وابستگی آن به افراد بسیار کم باشد.
در واقع ما باید کارهای حیاتی در سیستم را مشخص کنیم و یک مسئول برای آن تعیین کنیم. اهمیت این کار به خصوص زمانی که مشکلی در سیستم رخ میدهد مشخص خواهد شد.
زمان بروز مشکل شما باید بدانید که چه کسی مسئول این کار است و مشکل را ریشه یابی کنید.
در واقع شما باید زمان کمی را برای پیدا کردن فرد خاطی و بیشتر وقت خود را صرف حل مشکل نمایید.
در صورتی که در مجموعه‌های غیر سیستماتیک افراد همواره به دنبال پیدا کردن فرد مقصر هستند و بیشتر زمان و انرژی خود را برای پیدا کردن آن هدر می‌دهند.
چرخه دمینگ چیست و چه نقشی در کسبوکارهای کوچک دارد؟
پایه و اساس سیستم‌سازی چرخه دمینگ است. این چرخه از چهار مرحله ایجاد شده است که عبارت است از اجرا، بررسی، اقدام اصلاحی و برنامه ریزی. هدف این چرخه افزایش درآمد، کاهش هزینه‌ها و بهبود مستمر کسبوکار است.
هر فردی که در یک مجموعه مسئولیتی به عهده دارد باید بعد از انجام کار، آن را بررسی کند و اقداماتی که منجر به بهتر شدن آن میشود را بیابد و آن را برای دفعات بعدی انجام کار اعمال کند تا بتواند نقایص را کاهش دهد.
در واقع سیستم‌سازی ایجاد این فرهنگ است که ما قبول کنیم که ۱۰۰ درصد کامل نیستیم و نقایصی داریم.
برای انجام این کار ما باید ابتدا وظایف هر فرد را به ریز بنویسیم و وظایف مشترک بین چند فرد را مشخص و یک مسئول برای آن تعیین کنیم.
بعد از تعیین مسئول هر بخش، باید چک لیستی از وظایفی که به عهده دارند را بنویسید و با مدیر بازنگری و آن را اجرا کنید.
برای تهیه چک لیست باید کارهایی که در طول هفته انجام می‌شوند را به صورت صوتی، تصویری یا یادداشت ثبت کند.
مراحل انجام کار باید به ترتیب و طبق زمان بندی و استاندارد آن مشخص شود.
مسئول انجام آن تعیین و مسئولی برای جایگزینی نیز در نظر گرفته شود. افراد ممکن است که روشهای مختلفی برای انجام یک کار داشته باشند بنابراین لازم است که سلیقه و تجربه مرتبط برای انجام کار نیز توسط مسئول مرتبط تعیین شود.
نتایج سیستم سازی در مدیریت سنگ صبا
سوالات پر تکرار در سیستم سازی
ما چند ماهی است که چک لیست و شرح وظایف را می نویسم اما مشکل این است که پرسنل نسبت به مسائل گارد می‌گیرند و به سختی میشود رضایت آنها را جلب کرد. من جلسات چند ساعته برگزار کردم و به آنها توضیح دادم که اینها بخشی از سیستم سازی است اما قبول نمی کنند؟
وقتی میخواهیم وارد فرآیند سیستم سازی شویم در شروع کار نمیتوانیم خیلی از کارها را درست برنامه ریزی کنیم و این باعث سردرگمی خودم و ناراحتی پرسنل می شود. چیکار کنیم؟
جمع بندی
سیستم‌سازی صرف نظر از ابعاد سازمان، بخش مهمی در کسب‌و‌کارها به شمار می‌رود. شما باید زمان بگذارید و کسب‌و‌کارتان را ارزیابی کنید و فرآیندهای کلیدی را در مجموعه خود شناسایی و لیستی از آن تهیه کنید.
از فعالیت‌های پرتکرار یا حیاتی شروع کنید و یک فرآیند استاندارد را به صورت مستند برای آن تهیه کنید. میتوانید از افرادی که به صورت تخصصی در آن حوزه مشغول به فعالیت هستند نیز استفاده کنید. از ابزارهای خودکار نیز برای انجام کارها کمک بگیرید. استفاده از ابزارها به گسترش مقیاس پذیری و پیشرفت مداوم کسبوکار شما کمک خواهد کرد.
تمامی شرکت‌های بزرگ و موفق در دنیا برای پیش برد اهداف خود از سیستم‌سازی و بیزینس کوچینگ بهره برده‌اند. روند انجام کار و بهترین روش برای انجام آن در مجموعه مشخص است و سازمان وابسته به شخص خاصی نیست. مدیران در این سطح تنها تصمیمات استراتژیک می‌گیرند و برای پیشبرد اهداف سازمانی تلاش و مذاکره می‌کنند. برای فرآیند سازی درست ما باید این عوامل را به درستی شناسایی کنیم.
بنابراین لازم است که لیستی از کارهایی که در مجموعه انجام میشود، تهیه کنید و ببینید که ورودی و خروجی آن شامل کدام دسته است، به ثروت شما اضافه میکند یا از آن می‌کاهد. اگر کاری بود که جزو هیچ کدام از این دو دسته نبود آن را حذف کنید.
ما دوره سیستم سازی حضوری را در بازاریابی پاشا برگزار میکنیم که تاکنون چند دوره از آن برگزار شده است. شرکت در این دوره میتواند به شما کمک کند که سیستم سازی را در مجموعه خود اجرا کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با سیستم سازی می توانید شماره تلفن خود را قرار دهید تا کارشناسان ما با شما تماس بگیرند و اطلاعات کاملی در اختیار شما قرار دهند.
سلام، مطالب جالبی بود.
من تو کسب و کارم مشکلات مالی و فروش دارم. آیا سیستم سازی میتونه مشکلات این بخش ها رو حل کنه؟ یا اینکه باید ابتدا به دنبال حل این مشکلات باشم و بعد سیستم سازی را شروع کنم؟
سلام، از توجه شما متشکریم
سیستم سازی فروش و مالی را اگر به درستی یاد بگیرید و اجرایی کنید این مشکلات حل خواهد شد پس سیستم سازی شما از فروش و مالی آغاز خواهد شد. میتونید با شماره 09115704185 تماس بگیرید تا کارشناسای ما شما را بیشتر راهنمایی کنند.
سلام وقتتون بخیر مقاله ای که گذاشتید عالییی بود مچکرممم
سلام، روز بخیر
خوشحالیم که براتون مفید بود
ممنون از توجهتون 🙏
سلام
لطفا بفرمایید چه مدت طول میکشه تا کسب وکارمون بتونه سیستم سازی بشه؟
سلام
پاسخ این سوال کاملا وابسته به شرایط کسب و کار هست. اما به طور معمول زمان لازم برای سیستم سازی نیاز به یک بازه حداقل 6 ماهه و حداکثر 2 ساله دارد. یعنی اگر شرایط و محیط کاری خوب باشه و شما با چالش جدی در کسب و کارتون مواجه نباشید میتوانید از ابتدا وارد فاز نوشتن چک لیست و فرآیند نویسی برای کسب و کارتون بشید و سیستم سازی رو شروع کنید. در غیر اینصورت ابتدا مشکلات اساسی شناسایی و حل می شوند و زمینه لازم برای سیستم سازی آماده میشه و بعد شروع به سیستم سازی کسب و کارتون میکنیم که به زمانی حداکثر 2 سال نیاز داره.
واقعا مقاله عالی ای بود
ممنونم از شما
سوالم اینه که آیا سیستم سازی برای همه نوع کسب و کاری قابل اجراست؟
سپاس🙏.
بله، سیستم سازی یعنی الگو و استانداردی از فعالیت های مهم در بیاریم و با کمک افراد عالی و ابزارهایی مناسب هر روز بهتر و بهترش کنیم. با این تعریف همه کسب و کارها به سیستم سازی نیاز دارند. ولی اگر تعریف ما از سیستم سازی کمال گرایی باشد و به دنبال تعریف بخش های مختلف و افراد مختلف و ابزارهای مختلف باشیم پاسخ منفی خواهد بود.
بهترین کتاب برای سیستم سازی چیه؟ و میتونیم با کتاب پیش بریم؟
کتاب سیستم سازی کسب و کار دیوید جنینز و کتاب های آقای مایکل گربر جزو بهترین کتاب های سیستم سازی هستند. اینکه بخواید سیستم سازی را فقط با کتاب پیش ببرید کاملا بستگی به خودتون داره که چقدر به چیزهایی که میخونید میتونید عمل کنید و چقدر قدرت بومی کردن مطالب و مثالهای کتابها را دارید.
سلام.وقتتون بخیر .ممنون از مطالب مفیدی که ارائه دادید.ما یک مغازه لوازم التحریر و اسباب بازی و خرازی داریم.هر روز تعداد زیادی مشتری داریم وآنقدر مغازه شلوغ میشه که شلوغی مغازه تبدیل به مشکل ما شده.۴ تا کارمند داریم و دوتا مسئول اصلی
محصولات ما تنوع زیادی دارند و خیلی از اونها خیلی کوچیک وریز هستند.گاهی در مورد قیمت‌ها و موجودی کالا دچار اشتباه می‌شویم.آیا سیستم سازی مشکل ما رو حل میکنه.ما آنقدر درگیر کار هستیم که وقت تفریح واستراحت نداریم.بعضی از مشتری ها کارت می‌کشند وبعضی نقدی حساب می‌کنند.
آیا سیستمی وجود دارد که مشکلات حسابداری و موجودی وقیمت کالا را مشخص کند؟
سلام روز بخیر. از همراهی شما ممنونیم
برای حل مشکل محصولات و تنوع قیمت و موجودی آنها از نرم افزارهای حسابداری و فروش مثل هلو، سپیدار و .. میتونید استفاده کنید. با این مجموعه ها صحبت کنید موضوع را کامل مطرح کنید. با یک بارکد خوان به راحتی میتونید این خطاها را حذف کنید و برای مشتری فاکتور صادر کنید و موجودی هم در لحظه داشته باشید.
در واقع استفاده از ابزارها برای بهبود عملکرد پرسنل یک بخشی از سیستم سازی هست.
برای اطلاعات بیشتر میتونید با مجموعه تماس بگیرید تا همکاران شما را بیشتر راهنمایی کنند.