برای شما هم پیش آمده که وقتی بعضی از کارها را از کارمندان پیگیری می‌کنید پاسخ مناسبی درباره روند انجام کار نمیدهند یا یادشان نمی‌آید چه اتفاقی افتاده است؟ این مسئله به خصوص در کسب و کارهایی که تعداد فعالیت‌های آن بالا است زیاد پیش می‌آید.
یا حتی گاهی زمان زیادی از آخرین باری که با مشتری مکالمه داشته‌اید می‌گذرد و این طبیعی است که برخی موارد را به خاطر نیاورید.
در بحث فروش صحبت‌هایی که بین فروشنده و مشتری رد و بدل می‌شوند بسیار مهم است و در بعضی کسب و کارها شما ممکن است چند ماه درگیر قطعی کردن یک فروش باشید. بنابراین داشتن اطلاعات مذاکرات با مشتری در فرآیند فروش جزو الزامات است. ابزارهایی که این فرآیندها و مکالمات را ثبت کنند، ضروری است.
ابزارها به عنوان یکی از بخش‌های مهم در سیستم سازی به شمار می‌روند که با هدف کمک به پرسنل برای افزایش دقت و سرعت انجام کارها به کار می‌روند.
ابزارهای سیستم سازی شامل تجهیزات یا نرم افزارها است که کار را برای پرسنل تسهیل می‌کنند. در ادامه ما دو ابزار برای ثبت اطلاعات مشتری و فعالیت‌های آنها را معرفی می‌کنیم:
نرم افزار سیستم سازی برای فروش
بیش از 80 درصد اطلاعاتی که در مکالمه فروش با مشتری انجام میشود جزو اطلاعات ضروری به شمار می‌روند و باید در پرونده مشتری ثبت شوند.
تصور کنید که با مشتری جدیدی صحبت کرده‌اید و او به شما گفته ساعت 3:00 عصر به بعد با او تماس بگیرید. اگر شما این اطلاعات را جایی ثبت نکنید و یادتان برود و برای پیگیری صحبت‌هایتان مثلا ساعت 10:00 صبح زنگ بزنید در این شرایط مشتری احساس خوبی نخواهد داشت و در این باره به شما متذکر خواهد شد.
این بهترین حالت است و اگر مشتری شما حساس باشد ممکن است که دیگر با شما همکاری نکند.
این نمونه‌ای کوچک است و مثلا در بحث فروش مشتری از شما خواسته که اگر محصول مورد نظرش موجود شد به او اطلاع رسانی کنید. اگر این مسئله را فراموش کنید در واقع یک فرصت فروش را از دست داده‌اید.
مواردی از این دست بسیار در کسب و کارها اتفاق می‌افتد و به همین دلیل ثبت اطلاعات در فروش ضروری است. برای ثبت اطلاعات فروش از نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان استفاده میشود.
تجربه ما در بازاریابی پاشا استفاده از برنامه crm برای سیستم سازی بخش فروش، سی آر ام دیدار است. در ادامه به معرفی برخی از بخش‌های این نرم افزار سیستم سازی فروش می‌پردازیم:
نرم افزار ارتباط با مشتریان، فروش را به یک فرصت برای تبدیل یک فرد به مشتری نهایی تبدیل میکند.
برای پروسه فروشتان کاریز ایجاد کنید و مراحلی که یک فرد برای خرید پشت سر می‌گذارد را یک مرحله در کاریز تعریف کنید. توجه داشته باشید که این مراحل نباید طولانی شوند و معمولا 3-6 کاریز در فرآیند فروش در نظر گرفته میشود.
برنامه سیستم سازی فروش به شما اجازه میدهد که لیست مشتریانی که هم اکنون دارید به همراه اطلاعات مربوط به آنها را نیز اضافه کنید و یک پایگاه داده از مشتریانتان ایجاد کنید.
بعلاوه فعالیت‌های مختلفی همچون تماس با مشتری، ارسال پیام، مذاکره و هر فعالیت دیگری را ایجاد کنید و به این ترتیب فعالیت‌ها را رصد کنید.
برای پیشگیری از فراموشی پیگیری مشتریانتان میتوانید فعالیت‌ها را زمانبندی کنید تا زمان انجام آن نوتیفیکیشن دریافت کنید و آن کار را انجام دهید.
نرم افزار دیدار به شما اجازه میدهد به سامانه پیامکی متصل شوید و برای مشتریانتان پیامک ارسال نمایید.
جذاب‌ترین بخش فروش برای مدیران گزارش‌های جامعی است که این برنامه در اختیار شما قرار میدهد. یعنی به شما اجازه میدهد از بخش‌های مختلف گزارش بگیرید و با تحلیل آن وضعیت موجود را بررسی یا مقایسه کنید.
روشهای آشنایی مشتریان، فعالیت پرسنل فروش، میزان فروش، علل شکست معاملات، معاملات جاری، موفق و شکست خورده را ببینید.
مشکلات استفاده از ابزار فروش
یکی از مشکلاتی که در شروع استفاده از این برنامه عنوان میشود گزارش نویسی است. یعنی کارمندان از اینکه بخواهند برای فعالیت‌هایشان گزارش بنویسند گله می‌کنند.
اما تجربه نشان داده گزارش نویسی بیشتر از آنکه کار زمانبر یا سختی باشد چون افراد را ملزم به انجام میکند، مقاومت پرسنل را به همراه دارد.
اما به مرور زمان و با دیدن فواید این گزارش نویسی و جذاب بودن گزارش‌ها استفاده از crm به بخش حذف ناپذیر برای آنها تبدیل خواهد شد.
نرم افزار سیستم سازی برای فعالیت‌های درون سازمانی
یکی از مشکلات تکراری در کسب و کارها این است که پرسنل برخی از وظایفی را که به آنها سپرده میشود فراموش می‌کنند.
یا کارهایی که انجام میدهند را گزارش نمیدهند و در نتیجه بعد از مدتی فراموش می‌کنند که چه اتفاقی در فرآیند انجام کار رخ داد.
بعضی‌ها برای حل این مشکل اطلاعات را در یک دفتر یادداشت می‌کنند اما به مرور زمان این اطلاعات گم می‌شوند و یا برای پیدا کردن اطلاعات لازم است که زمان زیادی را صرف گشتن دنبال اطلاعات کنند.
نرم افزار میزیتو یکی از ابزارهای است که برای سیستم سازی فعالیت‌ها در سازمان مناسب است. این برنامه هم برای فعالیت‌های درون سازمان و هم به عنوان یک سی آر ام برای مدیریت بخش فروش به کار می‌رود. در واقع میزیتو پروژه محور است و فعالیت‌ها پروژه محور پیش می‌روند.
برای هر مشتری میتوانید یک پرونده ایجاد کنید و کارهای مربوط به او را یادداشت و به آن مراجعه کنید.
ابزار مدیریت فعالیت‌ها به شما این امکان را میدهد تا چک لیست روزانه و زمانبندی شده از کارهایی که ملزم به انجام آنها هستید تهیه کنید و طبق آن کارهای روزانه را پیش ببرید.
در بخش فروش نیز اماکن ثبت فرصت‌های فروش و پیگیری فروش نیز فراهم شده است.
مدیران در برنامه میزیتو امکان مانیتورینگ فعالیت‌ها را دارند و میتوانند کارهای انجام شده یا کارهایی که دارای تاخیر هستند را نظارت کنند. بعلاوه میزان فعالیت‌های انجام شده توسط هر کارمند نیز قابل رصد است.
ابزارهای رایگان نیز برای مدیریت فعالیت‌ها و پیگیری فروش وجود دارد. مثلا نرم افزارهایی مانند to do، ترلو و … برای زمانبندی انجام فعالیت‌ها به کار می‌روند.
هدف از به کارگیری ابزارها کمک به پرسنل برای مدیریت کارهایشان و کمک به مدیران برای نظارت بر فعالیت‌های سازمان است. با توجه به نوع کسب و کارتان میتوانید از این ابزارها استفاده کنید.
در بعضی از کسب و کارها که نیاز به ثبت اطلاعات مشتری نیست و مشتریان شما لحظه‌ای هستند شما نیاز به ثبت اطلاعات مشتری ندارید. بنابراین نباید یک کار اضافه ایجاد کنید و کارمندان را درگیر پروسه‌ها کنید.
اگر برای تهیه ابزارهای سیستم سازی نیاز به راهنمایی دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.