همه ما وظایف یا کارهایی را در طول روز مشخص میکنیم تا آنها را انجام دهیم. اما در پایان روز می‌بینیم که درگیر کارهای دیگری بودیم و نتوانستیم کارهایی که مشخص کرده‌ایم را انجام دهیم. دلایل مختلف بیرونی یا درونی باعث این اتفاق میشود.
این مسئله به خصوص در محیط‌های کاری کارمندان را تحت الشعاع قرار میدهد. هر کارمند لیست کارهای تعریف شده‌ای برای انجام دارد که تلاش میکند تا در طول روز آنها را انجام دهد و کارهایی نیز ممکن است دوباره توسط سایر پرسنل یا مدیران برای او تعریف شود.
در نتیجه هم وظایفش و هم کارهایی که دیگران از او خواسته‌اند را نمیتواند به درستی انجام نمی‌دهد و استرس زیادی را تحمل میکند.
در طول زمان دچار فرسایش میشود و بهره‌وری‌اش کاهش می‌یابد. حتی ممکن است بخواهد محیط کارش را ترک کند و دنبال کار دیگری باشد.
آیزنهاور رئیس جمهور آمریکا در سالهای 1953-1961 با مشکل اولویت بندی کارهایش مواجه بود و همین باعث شد تا ماتریسی برای حل چالشش ایجاد کند و بر اساس آن کارها را اولویت بندی کرده و انجام دهد.
با توجه به ماتریس آیزنهاور ما باید لیستی از کارهایمان را مشخص کنیم و آنها را اولویت بندی کرده و در چهار دسته قرار دهیم.
دسته بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور
انجامش بده(کارهای مهم و فوری): کارهای مهم را انجام بده
کارهایی وجود دارد که به صورت فورس ماژور هستند، نیاز به اقدام فوری دارند و باید همان روز یا نهایتا روز بعد انجام شوند. در صورتی که یک کار مهم و فوری را انجام ندهید با عواقب آن مواجه خواهید شد.
اما چطور این موارد مهم و فوری را شناسایی کنیم؟ کارهای مهم به اهداف و ارزشهای زندگی یا کار شما مرتبط هستند و خودتان باید آنها را مشخص کنید و کس دیگری نمیتواند برایتان این موارد را مشخص کند.
کارهای مهم نباید طولانی شوند و زمان کوتاهی از روزتان را به خودش اختصاص میدهد. در غیر اینصورت استرس و فرسودگی را برایتان به همراه دارد و شما را در طول روز درگیر میکند. ما در یک مقاله جداگانه به نحوه شناسایی فعالیت‌های حیاتی در کسب و کار پرداخته‌ایم.
برای انجامش برنامه ریزی کن(مهم و غیرضروری): کارهایی که چندان فوری نیستند را برنامه ریزی کنید
فعالیت‌هایی که مهم هستند اما انجام آن فوری نیست و نیاز به زمانبندی دارد. در این بخش شما روی کارهایی تمرکز میکنید که رشد شما را به همراه دارد. در واقع در این بخش شما با کار عمیق سر و کار دارید و سطح تمرکزتان روی کاری که انجام میدهید بالاست.
مثلا سرویس دوره‌ای خودرو یکی از کارهایی است که در این دسته قرار می‌گیرد. فوریت ندارد اما مهم است. زیرا در صورت عدم رسیدگی فرسایش خودرو و هزینه‌های بیشتر را به همراه دارد.
واگذار کن: کارهایی کم اهمیت اما فوری را به دیگران واگذار کنید
اگر کاری فوریت دارد اما مهم نیست و ذهن شما را درگیر میکند آن را به دیگران واگذار کنید. وقتی این کارها را انجام میدهید به نظرتان بی معنی هستند و بیشتر نگران زمانی هستید که از دست میدهید.
در واقع این کارها شما را به اهداف بزرگتان نزدیک نمی‌کند و حتی ممکن است این احساس به شما دست بدهد که از دستیابی به اهدافتان عقب می‌مانید.
واگذاری کارها به خصوص برای مدیران بسیار مهم است. آنها باید زمانشان را روی کارهایی بگذارند که باعث افزایش رشد و بهره‌وری سازمان میشود و از انجام کارهای حاشیه‌ای که وقت و انرژی آنها را هدر میدهد، اجتناب کنند.
در واگذاری اگر کسی می‌تواند یک کار را تا 70 درصد مانند شما انجام دهد باید آن را واگذار کنید و زمانتان را به کاری اختصاص دهید که درآمد بیشتری برایتان ایجاد میکند. برای آموزش واگذار کارها ویدئو زیر را ببینید.
چطور کارها را واگذار کنیم؟
برای کارمندان نیز ممکن است این اتفاق بیفتد که کارهای زیادی به آنها واگذار میشود و همین باعث میشود تا نتوانند کارهای مهم که اولویت دارند را انجام دهند. در اینصورت بهتر است با مدیرتان در این باره صحبت کنید.
در زندگی شخصی نیز اگر کسی کاری را به شما واگذار کرد که باعث میشود به امور مهمتان نرسید آن را قبول نکنید و به اصطلاح نه گفتن را یاد بگیرید و تمرین کنید.
اگر کسی نیست تا کار را به او واگذار کنید، آنها را به زمانی موکول کنید که انرژی کمتری از شما بگیرد و مثلا صبح خود را با این کارها شروع نکنید.
بی خیال شو: کاری که نه مهم است و نه فوری را انجام ندهید
به خودتان اجازه بدهید که بعضی کارها را انجام ندهید. کارهایی که مهم نیستند و هیچ فوریتی برای انجام آنها وجود ندارد. این کارها نه تنها شما را به اهدافتان نزدیک نمی‌کنند بلکه ممکن است از شما زمان و انرژي زیادی بگیرند.
بارزترین نمونه این کار چک کردن روزانه شبکه‌های اجتماعی‌تان است. اگر واقعا در این فضاها کاری ندارید گوشی‌تان را کنار بگذارید و روی کارهایی تمرکز کنید که شما را به اهدافتان نزدیک میکند.
توجه داشته باشید که همیشه قرار نیست روی دستیابی به اهدافتان تمرکز کنید و تایم استراحت نداشته باشید بلکه باید در این مورد اعتدال را رعایت کنید و با پرداختن زیاد به مواردی که باعث حواس پرتی میشوند تمرکزتان را از دست ندهید.
آنچه که در ماتریس آیزنهاور اهمیت دارد این است که وظایف کاری و شخصی را از هم تفکیک نکنید و برای همه آنها با هم برنامه ریزی کنید و در هر بخش کارها را حداکثر به 8 مورد محدود کنید.
جمع بندی
اولویت بندی انجام کارها به شما کمک میکند زمانتان را مدیریت کنید و از کارهایی که انجام میدهید احساس خوبی خواهید داشت. ماتریس آیزنهاور یکی از روشهایی است که با دسته بندی کارها به 4 دسته کارهای مهم و فوری، کارهای مهم و غیر فوری، کارهای غیر مهم و فوری، کارهای غیر مهم و غیرفوری و اولویت بندی آنها به راحتی به شما اجازه انجام دادن یا ندادن کارها را طبق زمان میدهد.
اگر برای واگذاری کارها به پرسنل نیاز به مشاوره دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.