در طول روز کارهای مختلفی در مجموعه انجام میشود که همه این فعالیت‌ها منجر به سود آوری نمیشوند و گاهی حتی تمرکز شما را از انجام فعالیت اصلی باز میدارند. بنابراین مهم است که کارهای حیاتی را شناسایی و تمرکزتان را روی انجام بهتر آنها متمرکز کنید.
چطور فعالیت‌های کلیدی کسب و کار را شناسایی و آنها را اولویت بندی کنیم؟
مجموعه فعالیت‌های کلیدی بسته به نوع کسب و کار تولید یا خدمات متفاوت هستند اما بعضی از فعالیت‌ها در هر بیزینسی حیاتی به شمار میروند. در کنار این فعالیت‌ها میتوانید فعالیت‌های دیگر حیاتی در کسب و کارتان را به این مجموعه اضافه کنید و یک لیست از فعالیت‌های حیاتی مختص کسب و کار خودتان ایجاد کنید.
مدیریت، حسابداری، فروش و بازاریابی چهار بخش اصلی و حیاتی در هر کسب و کاری هستند.
مدیریت: فعالیت‌ها در یک مجموعه باید تحت نظر یک مدیریت کنترل و بررسی شوند. افراد باید به یک نفر پاسخگو باشند و کارها کنترل شود.
حسابداری: اگر میخواهیم رشد بکنیم باید آمار دقیق از میزان سود، زیان، کم فروشترین کالا و پرفروش ترین کالا و… داشته باشیم و آنها را به صورت دائم چک کنیم. حسابداری در همه مجموعه‌ها مهم است این در حالی است که نسبت به آن بی توجه هستند. تجربه ما در مشاوره با کسب و کارهای مختلف نشان داده است دزدیهای زیادی به خاطر نداشتن چارچوب و چک نکردن فرآیندهای حسابداری اتفاق افتاده است. اگر کسب و کاری دارید که میخواهد رشد مداوم داشته باشد باید حسابداری را جدی بگیرید.
مشکلات بخش حسابداری بسیار گسترده است. یکی از درزهای حسابداری در بخش انبار اتفاق میافتد. در پخش نیز ممکن است با افراد ناسالم مواجه شوید و باعث عدم مغایرت بین موجودی انبار با اطلاعاتی که ثبت میشود باشد.
فروش: حیات یک کسب و کار به فروش بستگی دارد. اگر فروشی نداشته باشید یا فروشتان کم باشد بیزینستان مدت زمان زیادی دوام نمی آورد. باید آمار دقیق از میزان فروش داشته باشید.
برخی‌ها حتی بلد نیستند چطور فاکتور بزنند. برای فروش فاکتور میزنند اما به تفکیک هر مشتری انجام نمیشود و قابل ردیابی نیست. یعنی نمیتوانیم متوجه شویم چند مشتری به ما مراجعه کرده، چه چیزی خریده، چند وقت است که خرید نمیکند و .. . این یعنی بخش فروش جدی گرفته نشده در حالی که فروش مهمترین بخش است.
اطلاعات مشتریان باید در فرایند فروش ثبت شود. اطلاعات ثروت است زیرا با استفاده از آن میتوانیم مشتری را رصد کنیم و تصمیم گیری‌ها و هدف گذاری‌هایی متناسب با خواست و نیاز مشتری را ارائه دهیم.
باید برای هر بخشی که مهم و حیاتی است، فعالیت کلیدی تعریف کنیم، مسئول مشخص برایش در نظر بگیریم و سیستم‌های کنترل در نظر بگیریم تا احتمال خطا و سو استفاده چه از سمت کارکنان چه مدیر به صفر برسد.
بازاریابی: بازاریابی یکی از بخش‌های حیاتی در کسب و کار است در حالی که بسیاری از کسب و کارها بازاریابی انجام نمیدهند. بازاریابی و فروش را میتوانیم با هم ترکیب کنیم اما نمیتوانیم آن را حذف کنیم.
هر بخش کلیدی باید یک مسئول پاسخگو داشته باشد.
آیا یک فعالیت در مجموعه ضعیف انجام شود بهتر است یا حذف شود؟
اگر بخشی را نمیتوانید در مجموعه درست اجرا کنید باید آن را برون سپاری کنید. مثلا مجموعه‌ای که آنقدر بزرگ نیست تا بخواهد یک حسابدار استخدام کند میتواند به صورت ساعتی با یک حسابدار قرارداد ببندد تا در هفته چند ساعت کارهای حسابداریش را انجام دهد. هزینه چنین برون سپاری بسیار کمتر از زمانی است که بخواهید یک فرد را استخدام کنید.
یک فرد ضعیف در مجموعه 15 برابر حقوقش به مجموعه ضربه میزند و یک فرد قوی در مجموعه حداقل سه برابر حقوقش برای شما سود میاورد.
بنابراین آدم ضعیفی که خودش را بهبود و رشد نمیدهد و حداقل به اندازه حقوقش درآمد ایجاد نمیکند باید حذف شود.
اگر فردی به اندازه حقوقش درآمد ایجاد میکند و در حال بهبود خودش نیز هست میتوانید این فرد را حفظ کنید.
مدیریت، حسابداری، فروش و بازاریابی غیر قابل حذف هستند. اما این مسئله به این معنی نیست که ما باید چهار نفر را استخدام کنیم. اگر استخدام یک فرد توجیه اقتصادی دارد قطعا باید یک فرد که کل حواسش به کار باشد و بتواند بیش از سه برابر حقوقش را ایجاد کند. در غیر اینصورت یا آن کار را برون سپاری کنید یا خودتان آن را انجام دهید.
برای فعالیت‌های کلیدی لازم است که یک فرد متمرکز که در روز ساعات مشخص را به انجام کار اختصاص دهد و برای فرآیند نویسی، اصلاح و بهبود آن فکر کند در نظر بگیریم. اگر شرایط استخدام یک فرد متمرکز را نداریم باید آن کار را برون سپاری کنیم مثل حسابدار پاره وقت، ادمین دور کار، بازایاب تلفنی و … .
3 روش برای شناسایی فعالیت‌های کلیدی:
شکایت مشتریان: نظرسنجی از مشتریان یکی از راه‌های پی بردن به نارضایتی مشتریان است. بسیاری از مشتریان شاکی نظرشان را درباره مجموعه شما عنوان نمی کنند و در نتیجه شما نمیتوانید متوجه شوید چرا بعضی از افراد هیچوقت دوباره به مجموعه شما مراجعه نمی‌کنند.
نظرسنجی به شما اجازه میدهد به ضعف‌های مجموعه پی ببرید و برای رفع آنها اقدامات لازم را انجام دهید.
درزهای کسب و کار (صندوق و بانک، خرید، فروش، انبار و هزینه‌ها): اگر در این بخش‌ها فرد حرفه‌ای ندارید یعنی کسی مسئولیتش را درست انجام ندهد باعث بروز مشکل در این بخش میشود.
در بسیاری از مجموعه‌های کوچک و بزرگ مدیریت نکردن هزینه باعث ورشکستگی شده است. پس با توجه به اینکه هزینه در کدام یک از این بخش‌ها میتواند قرار بگیرد باید یک فرد حرفه‌ای در آن فعالیت کند.
نشتی در این بخش‌ها باعث ورشکستگی خواهد شد. بنابراین این بخش‌ها به عنوان فعالیت کلیدی شناخته میشود.
اشتباهات پر تکرار: اشتباهات پر تکرار به شرط اینکه به سود و اعتبار ما، رضایت مشتری و شاخص از دست دادن مشتری ضربه بزند باید جدی گرفته شوند.
بعضی از اشتباهات به سازمان ضربه نمیزنند مثلا در شرکت کوچکی که کارمندان خودشان کارهایی مثل چای دم کردن را انجام میدهند اگر فرد یک روز فراموش کند و چای درست نکند مجموعه ضربه نمیخورد.
بنابراین اشتباهی سراغ گیر دادن به کارهایی که حیاتی نیستند نروید و حاشیه ایجاد نکنید. ریزی بینی و ریز مدیریتی را با هم اشتباه نگیرید.
بررسی این سه عامل در سود، زیان، رضایت مشتری و کاهش هزینه تاثیر دارد و میتوانید بر مبنای آن فعالیت و فرد کلیدی را شناسایی کنید.
