چک لیست، سندی است که در آن لیست کارها یا وظایفی که باید انجام شوند و روش انجام و اولویت کارها مشخص شده است. هدف استفاده از چک لیست مدیریت وظایف و اطمینان از انجام شدن درست کارها می‌باشد.
چک لیست‌ها در بخشهای مختلف و با اهداف متفاوت آموزش، مدیریت، برنامه ریزی، ارزیابی و … مورد استفاده قرار میگیرند و میتواند به صورت نوشتاری یا یک ویدئو آموزشی باشد.
یکی از مهمترین ویژگی چک لیست این است که ساده باشد. طوریکه به راحتی توسط همه افراد درک شود و در عین حال به صورت بهینه نوشته شود. یعنی بهترین روش انجام کار در آن مشخص شده باشد.
تعریف چک لیست در کسب و کار
چک لیست کسب و کار سندی است که روش انجام هر فعالیت و اقدامات لازم برای انجام یک تسک(task) در آن مشخص شده است. معنی چک لیست گزارش انجام کار نیست بلکه روش انجام کار با در نظر گرفتن اولویت‌هاست.
این روش قابل تغییر است و تغییرات آن متناسب با نیازهایی است که در طول انجام کار به وجود می‌آیند. با شروع فعالیت و بر اساس نیازها و اهداف چک لیست تغییر میکند و کامل و کامل‌تر می‌شود.
چک لیست‌ها ابزاری برای تحقق اهداف تجاری کسب و کار است. در کسب و کارهای کوچک چک لیست کمک میکند تا وظایف مهم توسط کارمندان با اطمینان و به موقع انجام شوند.
زمانیکه کارها طبق رویه مشخص و فرآیند تعریف شده انجام می‌شود، میزان اشتباهات کاهش می‌یابد و فراموشی و اهمال کاری به حداقل می‌رسد. در نتیجه میزان هزینه و سودآوری افزایش خواهد یافت. در واقع چک لیست‌ها به افزایش عملکرد در یک سازمان کمک می‌کنند.
فواید و اهمیت تهیه چک لیست
- کاهش خطا و اهمال کاری
- مدیریت بهتر زمان
- افزایش بهره‌وری
- تسریع فرآیند آموزش نیروی جدید
- حذف وابستگی مجموعه به یک فرد
انواع چک لیست
چک لیست‌ها با اهداف مختلف مورد استفاده قرار میگیرند. چک لیست روزانه، چک لیست اهداف، چک لیست انجام کار، هلث چک کسب و کار و … . برخی از موارد پر کاربرد استفاده از چک لیست عبارتند از:
- چک لیست امور روزانه
یکی از مشکلاتی که کارمندان از آن رنج می‌برند سرگردانی از عدم تعیین وظایفشان است. یعنی کارفرما از کارمند انتظار نتایجی را دارد اما آن را دریافت نمی‌کند و کارمند نیز در طول روز مشغول انجام کار است اما با این حال شاهد نارضایتی کارفرماست.
علت این امر مشخص نبودن وظایفی و اولویت‌های در کار است. کارهایی که یک کارمند در طول روز قرار است انجام دهد باید مشخص باشند تا میزان بهره وری و انگیزه در کارکنان افزایش یابد.
یکی از برنامه‌های معروف و پرکاربرد برای مشخص کردن کارهایی که در طول روز باید انجام شوند برنامه To Do است. در این برنامه لیست کارهایی که باید روزانه انجام دهید مشخص می‌شود و میتوانید برای انجام آنها ددلاین تعیین کنید.
شرایط مختلفی از جمله “کارهایی که باید انجام شوند”، “کارهای در حال انجام” و “کارهای انجام شده” در این برنامه قابل تعریف است.
مدیر با تعیین وظایف کارمندان میتواند هر زمانی وضعیت انجام این کارها را بررسی کند و کارمند نیز وظایف اصلی‌اش را می‌داند و روی انجام آنها تمرکز میکند. چک لیست انجام کار ابزاری مناسب برای بررسی شاخص کلیدی عملکرد کارکنان می‌باشد.
ما در بازاریابی پاشا برای تعیین وظایف روزانه پرسنل از میزیتو استفاده می‌کنیم. در برنامه میزیتو میتوانید لیست کارهایی که در طول روز یا ماه باید انجام دهید را برنامه ریزی کنید و گزارش فعالیت خود را یادداشت نمایید. خوبی این برنامه این است که کار گزارش گیری و کنترل از راه دور کارمندان را ساده کرده است. نمونه‌ای از وظایف مشخص شده از وظایف روزانه را در زیر می‌بینید.
- چک لیست تایید روش انجام کار
برای اینکه اطمینان حاصل کنید یک کار به درستی انجام می‌شود این نوع چک لیست مورد استفاده قرار میگیرد. در چک لیست روش انجام کار مهم است که همه فرآیندها گام به گام انجام می‌شوند. یعنی انجام ندادن یک گام کل نتیجه را تحت تاثیر قرار میدهد.
جزئیات فرآیند تولید یک کالا یا پروسه‌ای که برای انجام یک کار اداری انجام می‌شود را می‌توان نمونه‌هایی از تعریف رویه دانست. یعنی در تعریف رویه، کارهایی که برای رسیدن به نتیجه مطلوب باید انجام شوند مشخص شده است.
زمانی که هر گام به درستی طی می‌شود می‌توان آنها را در کارهای انجام شده قرار داد. یک فرد نیز مسئول نظارت بر انجام کارهاست و در انتهای انجام کار با مهر انجام درست آن را تایید میکند. این شیوه تایید به پیشگیری از خطا کمک میکند.
- چک لیست عیب یابی
اشتباه بخش حذف نشدنی در کار است و نمی‌توان انتظار داشت که کارمندان همه کارها را بدون خطا انجام دهند. در این شرایط می‌توان یک چک لیست عیب یابی ایجاد کرد و آنچه اتفاق می‌افتد را طبق تجربه مورد بازنگری قرار داد.
دوره آموزش چک لیست
یعنی زمانی که یک اشتباه اتفاق می‌افتد محل وقوع خطا، توسط افراد با تجربه، مورد بازنگری قرار میگیرد و جایی که خطا اتفاق افتاده، اصلاح خواهد شد. این رویکرد باعث می‌شود تا به سرعت راهی برای حل مشکلات پیدا کنید. چک لیست عیب یابی بهتر است توسط فردی که تجربه و دانش کافی در آن حوزه دارد تهیه شود.
- چک لیست آمادگی
این چک لیست تضمین میکند که پیش نیازها قبل از شروع کار تامین شده است. مثلا دورس دانشگاهی. برای بعضی از واحدهای درسی باید واحدهای دیگری را پاس کنید.
- چک لیست مدیریت هماهنگی
در سطوح بالاتر چک لیست کسب و کار برای بررسی هماهنگی بین بخشهای مختلف استفاده می‌شود. مثلا مدیر میتواند از چک لیست در کسب و کار برای ردیابی نیازهای مشتری برای سفارش یک محصول خاص استفاده کند تا به نیازهای اصلی مشتریان پی ببرد و برنامه‌های بازاریابی خود را تعیین یا اصلاح کند. این نوع چک لیست از نظر جزئیات و افرادی که در آن نقش دارند، میتواند متفاوت باشد.
موانع نوشتن و اجرایی شدن چک لیست در کسب و کارها
مهمترین موانع برای تهیه چک لیست تنبلی یا ترس افرادی است که باید چک لیست را بنویسند.
کارمندانی که ترس به خطر افتادن موقعیت شغلی‌شان را دارند: در چک لیست روش انجام کارها و ترتیب آنها مشخص می‌شود. این ترس در کارمندان به وجود می‌آید که با در اختیار گذاشتن روش انجام کار ممکن است که با فرد دیگری جایگزین شوند و احساس خطر می‌کنند. افرادی که نمی‌خواهند تمام آنچه می‌دانند را آموزش دهند و به اصلاح فوت کوزه‌گری را برای خودشان نگه می‌دارند زیرا برنمی‌تابند که قدرت خود را از دست بدهند.
مدیرانی که وقت ندارند: برای بعضی از کارها لازم است که مدیر چک لیست انجام کارها را بنویسد یا در کنار کارمندان حضور داشته باشد تا چک لیست نوشته شود. مشکل اغلب مدیران این است که وقت ندارند و همین مسئله باعث می‌شود تا اهمال کاری کنند و در فرآیند نوشتن چک لیست اختلال ایجاد نمایند.
کمال گرایی: بعضی از مدیران هم نظر و ایده‌های لحظه‌ای خودشان را بهترین تصمیم‌ها می‌دانند و با این تفکر که کسی نمی‌تواند مانند من کار کند از تهیه چک لیست امتناع می‌کنند.
مهمترین مواردی که در آموزش تهیه چک لیست مورد توجه است
- مراحل انجام روال کاری طبق ترتیب و اولویت درست
- زمان انجام کار
- استاندارد‌های که کار باید طبق آن انجام شود
- مسئول جایگزین برای هر قسمت تا در صورت بروز مشکلی فرد دیگری به آنها رسیدگی کند.
- سلیقه یا تجربه‌ای که آزمایش شده باشد
چگونه چک لیست تهیه کنیم؟
مراحل ساخت چک لیست بسیار ساده است اما نیاز به تمرکز و دانش کافی درباره آن کار دارد و برای ارائه یک چک لیست خوب نیاز به استمرار در به روز رسانی چک لیست است.
۱) یادداشت برداری: چک لیست باید توسط افراد متخصص یا صاحب کسب و کار تهیه شود. هر کدام از ما روشی برای انجام یک کار داریم در گام نخست باید روش انجام فعالیت‌تان را یادداشت کنید.
هر فعالیت کلیدی مجموعه را مشخص و روش انجام آن را بنویسید. میتوانید برای نوشتن چک لیست از اصول کار یا مراحل کار صوت، فیلم، یادداشت تهیه کرده و سپس بصورت یک فایل چک لیست pdf یا word بنویسید.
2) مراحل انجام کار: در گام بعد این لیست را طوری تنظیم کنید که مراحل انجام کار را نشان دهد. در نوشتن چک لیست باید به این نکته که چک لیست روش انجام کار با ترتیب اولویت است، دقت کرد.
3) مشخص کردن مسئول انجام: در چک لیست باید مسئول انجام هر کاری مشخص باشد و مسئول جایگزین نیز تعریف شود تا در صورت نبود مسئول انجام اولیه، فعالیت‌های او راکد نماند. با توجه به تخصص و علاقه هر فرد تفکیک وظایف کرده و مسئول نوشتن چک لیست در هر وظیفه را مشخص می‌کنیم.
4) بهبود: چک لیست‌ها قابلیت تغییر دارند و لیستی پویا و قابل اصلاح‌اند. قطعا در طول کار با اتفاق یا مشکلی مواجه می‌شوید که در چک لیست مشخص نشده است. هنگام کار کردن با چک لیست چه مواردی باید به آن اضافه شود یا از آن کم شود.
با توجه به اشتباهات و شرایط پیش آمده میتوانید check list را تغییر دهید. اولویت تغییر در چک لیست با عیب‌ها، درزهای بانکی و اعتراضات مشتریان است.
دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک یکی از دوره‌های مناسب برای درک سیستم سازی و چک لیست است.
جمع بندی:
اگر بخواهیم در یک جمله “چک لیست یعنی چه” را بیان کنیم: چک لیست روند انجام یک کار را به بهترین شکل ممکن و به ترتیب اولویت نشان میدهد.
با تهیه چک لیست میتوانید یک کار را در زمان کوتاه‌تر و با هزینه کمتری به انجام برسانید. تهیه چک لیست کارمندان را از سردرگمی و تصمیم گیری‌ها رها میکند و فراموشی و اهمال کاری را به حداقل می‌رساند.
چک لیست کسب و کار ابزاری عالی برای بهبود اثربخشی و کارایی است و به انجام درست وظایف محوله به پرسنل کمک می‌کنند. اگر چه چک لیست‌ها بسیار متنوع هستند اما همه آنها در نهایت افزایش بهره وری در سازمان را رقم میزنند.
اگر به مشاوره نیاز دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
چه کتابی را در زمینه چک لیست پیشنهاد میکنید؟
کتاب چک لیست آتول آگونده یکی از بهترین کتاب ها برای مطالعه در حوزه چک لیست هست. در این کتاب به اهمیت تهیه چک لیست و اینکه چه جاهایی باید از چک لیست استفاده کنیم و چه جاهایی نباید، صحبت شده است.