همیشه اولین مواجه در ذهن ثبت میشود و میتواند روی کل رفتارهای بعدی یک فرد تاثیر بگذارد. در محیط کار نیز همینطور است و اینکه کارمند شما در اولین روز کاری چه احساسی از مجموعه شما بگیرد ممکن است ادامه و مدت زمان همکاریش را تحت تاثیر قرار دهد.
فرآیند اجرای آنبوردینگ(on boarding) با همین هدف انجام میشود و طی این فرآیند کارمند جدید با شرکت و افراد یک سازمان آشنا و وظایف و اهداف سازمان برایش تشریح میشود.
نحوه رفتار با پرسنل جدید چه از طرف مدیریت یک مجموعه چه از طرف سایر همکاران باید مورد توجه قرار گیرد و کارمندان از ورود یک فرد جدید به سازمان مطلع شوند.
همسو سازی پرسنل چیست؟
هسمو سازی یا آنبوردینگ یعنی معرفی کارمند جدید به مجموعه و شناساندن بخش‌ها و اهداف کسب و کار به او
در 45 روز اول ورود فرد جدید به سازمان احتمال ترد شدن کارمند جدید و ایجاد درگیری و دلخوری بین کارمند جدید و کارمندهای قدیمی وجود دارد. کارمند جدیدی میخواهد جای خودش را پیدا کند و کارمند قبلی نمیخواهد کسی جای او را بگیرد.
بی توجهی به تعارضات بین کارمندان و حل نکردن آنها ممکن است باعث شود کارمندان قبلی یا کارمند جدید محل کارش را ترک کند یا بازدهی‌شان کاهش پیدا می‌کند. اقدامات لازم هنگام ورود پرسنل جدید باید کاملا تعریف شده باشد و برای ورود هر کارمند جدید مورد استفاده قرار بگیرد.
گام‌های فرآیند آنبوردینگ و معرفی پرسنل جدید
فرآیند آن بوردینگ فرآیندی نسبتا چند ماهه است که باید به درستی و با نظارت مدیر منابع انسانی یا صاحب کسب و کار انجام شود. معمولا گام‌های معرفی کارمند جدید به سازمان عبارتند از :
استقبال و معرفی پرسنل جدید به مجموعه
برای ورود کارمند جدید برنامه‌ای در نظر بگیرید و او را به سایر کارمندان معرفی کنید. میتوانید در یک صبحانه یا نهار کاری فرآیند معرفی کارمند جدید را انجام دهید.
شرح دقیق وظایف و نتایج مورد انتظار
کارهایی که پرسنل جدید به عهده دارد را برایش آماده کنید و به او شرح دهید. لیست این وظایف را آماده و فرآیند آموزش را برنامه ریزی کنید. قرار نیست روز اول همه چیز را به کارمند جدید یاد بدهید. این کار باعث سردرگمی و کلافگی او خواهد شد.
معمولا روز اول برای کارمندان دلهره آور و استرس زاست. برای اینکه از حجم این استرس کم کنید میتوانید برنامه روز اول را آماده کنید و از قبل برای کارمند جدید ارسال کنید. این کار به او دید خوبی از روز اول کاری میدهد و با خیالی آسوده‌تر در محل کار حاضر میشود.
از کارمند چه میخواهید. دقیقا این موارد را برای او شرح دهید. اینکه به دنبال چه نتیجه‌ای هستید. شاخص عددی انجام هر فعالیت را برای کارمند به صورت مکتوب در بیاورید و به او بگویید که از نظر شما نتیجه یعنی رسیدن به این شاخص‌های عددی.
تعریف اهداف و فرهنگ سازمانی
هر مجموعه‌ای یک چشم انداز و افق دیدی برای دستیابی به اهدافش دارد که میخواهد طی مدت زمان مشخصی به آن دست یابد. برای اینکه کارمندان را در چارچوب بیاورید باید اهداف و فرهنگ سازمانی‌تان را زمان شروع همکاری برای آنها شرح دهید و اجرایی شدن آن را در طول زمان چک کنید.
آشنایی با آیین نامه داخلی
آیین نامه داخلی شرکت شامل دستورالعمل‌هایی است که کارمند موظف است آنها را اجرا کند. چارت سازمانی را به کارمند شرح دهید و اینکه سلسله مراتب در سازمان به چه صورتی است و هر فردی به چه کسی پاسخگو است و چه مسئولیت‌هایی در مقابل چه کسی دارد.
امکانات مورد نیاز پرسنل جدید
هر فردی برای کار کردن به امکاناتی نیاز دارد که باید در شروع کار در اختیارش قرار بگیرد. جای کارمند جدید را مشخص کنید و جای وسایلی که نیاز دارد را به او نشان بدهید.
آموزش مداوم
در شروع کار قطعا پرسنل جدید مورد آموزش قرار میگیرند و برخی روال های کاری به آنها آموزش داده میشود. البته منظور ما آموزش تخصصی نیست و زمانیکه شما برای جایگاه شغلی یک فرد متخصص اقدام کنید آن فرد باید دانش تخصصی در این حوزه داشته باشد. بلکه آموزش‌های عمومی که معمولا شامل روال‌های یک سازمان است.
فرآیند آموزش باید به صورت مستمر انجام شود و با بهبود فرآیندهای هر بخش به صورت مستمر کارمند در جریان این تغییرات قرار بگیرد و در صورتی که نیاز به آموزش دارد اطلاعاتش را به روز کند.
مدت زمان فرآیند آنبوردینگ چقدر است؟
مدت زمان آنبوردینگ با توجه به نوع و گستردگی سازمان متفاوت است و نمیتوان مدت زمان مشخصی را برای آن تعریف کرد. اما عموما مدت زمان مورد نیاز برای آنبوردینگ بین یک هفته تا یک سال ممکن است متفاوت باشد. برخی از مدیران منابع انسانی معتقدند که مدت زمان 90 روز برای معرفی بخش‌های مختلف شرکت به پرسنل مناسب است.
بعضی از کسب و کارها مدت آنبوردینگ کارکنان را کوتاه می‌کنند و در کمتر از یک ماه مسئولیت‌های زیادی را بر دوش پرسنل جدید می‌اندازند. این کار باعث میشود کارمند جدید در کارهایش غرق شود و در ارتباط گرفتن با سازمان دچار مشکل شده و حتی ممکن است کارمند را از کارش دلسرد کند.
آنبوردینگ چه زمانی به کار می رود؟
فرآیند آنبوردینگ شرکت هنگام ورود یک کارمند جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد تا او را با بخش‌های مختلف سازمان آشنا و وظایف و جایگاهش را به او معرفی کنند.
بخشی از چک لیست فرآیند آنبوردینگ را به عنوان نمونه در زیر مشاهده می کنید:
- پرسنل در سامانه ورود و خروج ثبت شود و فیلم آموزشی در اختیار پرسنل جدید قرار داده شود.
- برنامه میزیتو برای پرسنل جدید فعال شود و فیلم آموزشی در اختیار کارمند جدید قرار داده شود.
- رمز وای فای در اختیار پرسنل قرار گیرد.
و …..
در صورتی که چک لیست آنبوردینگ و فرم آن مشخص نشده باشد فرآیند معرفی پرسنل جدید برای مدیر منابع انسانی کاری سخت و فرساینده خواهد شد. فرم آن بوردینگ در سازمان به مدیران کمک می کند تا فرآیند آموزش و معرفی پرسنل جدید به مجموعه را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.
معمولا فرآیند آنبوردینگ در کسب و کارهای کوچک به درستی انجام نمی‌شود و به محض ورود کارمند جدید از او انتظار دارند که پشت میزش بنشیند و شروع کند به جواب دادن به درخواست‌های مشتریان. این روال کاملا اشتباه است و باید گام‌هایی که بیان کردیم را برای معرفی پرسنل جدید به بیزینستان پشت سر بگذارید.
اگر تجربه‌ای از آنبوردینگ کارکنانتان دارید خوشحال می‌شویم در بخش نظرات آن را با ما در میان بگذارید.
