چارت سازمانی چیست و چطور چارت سازمانی بکشیم؟

ما باید چارچوب‌هایی را حتی در کسب و کار کوچکمان تعریف کنیم.

لزوما قرار نیست که چارت سازمانی ما چند سطحی باشد. بلکه مطالعات جهانی نشان میدهد که باید سطوح چارت سازمانی را تا جایی که میتوانیم کم و تخت کنیم و بروکراسی ایجاد نکنیم.

وقتی که کارها را تقسیم و بین افراد توزیع می‌کنیم باید تعداد کارهایی که به افراد واگذار می‌کنیم هم در نظر داشته باشیم تا سنگین بودن میزان کارها باعث نشود که فرد نتواند کارهایی محوله را به درستی انجام دهد.

در شرایطی که این اتفاق افتاد و ما کارهای زیادی را به یک فرد واگذار کردیم و او نتوانست همه کارهایی که به او محول میشود را انجام دهد، باید بررسی کنیم و فقط مهمترین کارهایی که باید توسط آن شخص انجام شود را به او واگذار می‌کنیم.

باقی کارها را یا باید خودمان انجام دهیم یا آن را به فرد دیگری واگذار کنیم تا زمانی که شرایط لازم برای استخدام یک فرد جدید در مجموعه را پیدا کنیم.

تا جایی که ممکن است نباید نیرو اضافه کنیم ولی اگر دیدیم که کارهای حیاتی و کلیدی توسط مدیر انجام میشود، قطعا باید آنها را واگذار کنیم. در مقاله اصول واگذاری کارها در مدیریت چرایی و روش واگذاری کارها را شرح دادیم.  

حتما در مجموعه چارت سازمانی را رسم کنید. حتی اگر مسئول انجام همه کارها خودتان باشید. وقتی مسئول همه انجام کارها را بنویسید و در همه بخش‌ها اسم خودتان نوشته شده باشد متوجه خواهید شد که شما اصلا سیستم سازی ندارید.

ممکن است که به عنوان یک مدیر زمان کمی را در روز صرف انجام کار مهم و کلیدی کنید اما از آنجایی که کار مهم و کلیدی باید مسئول مشخصی داشته باشد که ششدانگ حواسش به انجام کار به بهترین نحو باشد، نباید این کار را انجام دهید.

چه کارهایی کلیدی و مهمی می تواند توسط صاحب کسب و کار انجام شود؟

• کارهایی که دوستشان دارید و میدانید که در انجام آن کار مهارت دارید و عاشق آن کار هستید و نمی‌خواهید آن را حذف کنیم.
• کارهایی که برای ما جنبه محرمانگی دارد.

نکته: اگر کار کلیدی است و نمی‌خواهید توسط فرد دیگری انجام شود و مثلا در هفته ممکن است یک روز وقت شما را بگیرد مشکلی ندارد که انجامش دهید. اشکالی ندارد که 20 درصد از فعالیت‌های مدیر جزو کار باشد اما نباید 80 درصد از زمان مدیر به انجام کارها در مجموعه اختصاص یابد.

کارهایی که تناوب انجام(فاصله انجام) آنها زیاد است اشکالی ندارد که توسط صاحب کسب و کار انجام شود. اما کاری که زمان انجام آن کم است و تناوب آن نیز کم است باید واگذار کنیم. هر روز باید یک کاری را فوری انجام دهیم مثلا قیمت بگیریم و پیش فاکتور صادر کنیم. چنین کارهایی باید واگذار شوند.

مواردی که در چارت سازمانی باید مشخص باشند:

نقش هر فرد: هر فرد در مجموعه چه وظایفی را به عهده دارد؟

نحوه ارتباطات: افراد چطور با هم در ارتباط هستند

گزارش دادن: هر فردی به چه کسانی باید گزارش دهد. برای گزارش دهی میتوانید از نرم افزارهایی مثل CRM یا حتی گوگل درایو استفاده کنید و کاری کنید که پرسنل اعداد و ارقام ثبت شده داشته باشند و گزارش با اعداد باشد.

پاسخگویی: پاسخگو بودن به افراد در رده‌های بالاتر

اگر قرار باشد که در هر فعالیتی یک فرد به چند نفر پاسخگو باشد، این تداخل‌ها باعث اختلاف بین مدیران و پرسنل میشود.

نکاتی که برای رسم چارت سازمانی باید به آن توجه کنید:

وحدت فرماندهی: یک فرد نباید از چند نفر دستور بگیرد.

تخصص: با حرکت از بالا به پایین در چارت سازمانی باید افراد متخصص‌تر باشند و کار را حرفه‌ای بلد باشند. مثلا مدیر عامل نیاز نیست اینستاگرام بلد باشد اما ادمین اینستاگرام که در سطح پایین‌تر وجود دارد باید یک فرد متخصص باشد.

رهبری و سرپرستی: قدرت رهبری و سرپرستی باید در سطوح بالاتر بیشتر باشد.

ادراک: مدیر باید حال کارمند را درک کند. ما یک سیکل بیوریتم در انسان‌ها داریم و افراد یک سینوسی از روزهای خوب و بد دارند. مدیری که در روز بد پرسنل بیشترین کار را از او میخواهد ادراک درستی ندارد یا به اصطلاح رهبر نیست و افراد عاشقانه برایش کار نمی‌کنند و دستوری کار می‌کنند.

برای مدیریت کارها و واگذاری کارها به پرسنل باید ابتدا چارت سازمانی را در مجموعه تعریف کنید. کارهای کلیدی در کسب و کارتان را مشخص و مسئول انجام هر کار را نیز تعیین کنید. هر وظیفه کلیدی باید فقط توسط یک فرد انجام شود. در نهایت آنها را طبق چارت در جایگاهی که باید باشند قرار دهید.