اصول واگذاری کارها در مدیریت

واگذاری تدریجی کارها باعث میشود وقت ما آزاد شود و به سراغ کارهای بزرگتر و قوی‌تر برویم. بنابراین هر کار تکراری، روتین و ساده شده از دید شما قابل واگذاری است. مثلا کار وصول چک، کارت به کارت و … ممکن است توسط مدیر کسب و کار انجام شود و زمان زیادی را در بانک سپری کند. در حالیکه این کارها بسیار روتین و ساده اما مهم است.

بنابراین اگر بتوانیم یک فرد مطمئن‌تر از خودمان برای واگذاری تدریجی کارها استخدام کنیم یا داشته باشیم و به او کارها را واگذار کنیم میتوانیم سراغ کارهایی برویم که در آنها مهارت و دانش کسب کنیم و کارهای تخصصی‌تری انجام دهیم.

به جای اینکه چک پاس کنیم و پول جابه‌جا کنیم که روزی 5-6 ساعت وقت ما را میگیرد و به جای اینکه از مشتریان وصول مطالبات کنیم و پیگیری چک‌ها را انجام دهیم، با تامین کنندگان تراز اول ایران وارد مذاکره شویم و قرارداد ببندیم که یک مزیت رقابتی برای مجموعه ما باشد.

بنابراین زمانی کارها را واگذار می‌کنیم که در کاری که الان انجام میدهیم خیلی مهارت داریم، روش انجام کار را ذهنی بلد هستیم و میتوانیم آن را مکتوب و ساده سازی نماییم و آن را به یک فرد مناسب واگذار نماییم.

به چه کسی کارها را واگذار کنیم؟

یک نکته کلیدی در واگذاری مسئولیت وجود دارد و این است که اگر شما در اطرافتان کسی را پیدا کنید با 70% عملکرد شما، دقت، سرعت و مهارت شما بتواند آن کار را انجام دهد، باید آن کار را واگذار کنید و مزایا و معایب تفویض اختیار را بپذیرید.

هر چند میدانید که آن فرد ممکن است 30% اشتباه کند و هزینه‌هایی را به شما تحمیل خواهد کرد و باعث ضرر و زیان‌هایی برای شما شود و برخی از مشتریان و تامین کنندگان را از دست بدهید.

شما باید هزینه این رشد را متحمل شوید و کسب و کاری با شیب رشد 45 درجه داشته باشید که درآمد و ثروتش اضافه شود. بنابراین اگر فردی در مجموعه دارید که میتواند کار شما را یاد بگیرد و کارهای ساده‌تر خود را به فرد دیگری در مجموعه واگذار کند، باید کار را به او واگذار کنید.

طبق اصول واسپاری کارها اگر چنین فردی را در مجموعه نداشتید آن زمان باید از بیرون سازمان دنبال فردی بگردید که میتواند این کار را انجام دهد. یعنی کار را به صورت برون سپاری دنبال کنید و استخدام نکنید و با چالش‌های استخدام پرسنل جدید مواجه نشوید.

قرار نیست همه کارها را واگذار کنید. ممکن است لازم باشد فقط بخشی از کارها را واگذار کنید تا زمانتان آزاد شود. مثلا اگر 6 ساعت کار می‌کنید ممکن است که 4 ساعت آن قابل واگذاری باشد. برای مدیریت واگذاری کارها فقط کارهایی را نگه دارید که هیچکس مثل شما نمی‌تواند انجام دهد و واقعا مهم است.

مثلا برای قرارداد با یک کشور خارجی، یا مذاکره با یک شرکت بزرگ که روی برندتان تاثیر گذار است قطعا شما باید حضور داشته باشید اما مذاکره با یک فروشگاه که در سال مثلا 1 میلیون تومان هم خرید نمی‌کند قطعا باید واگذار شود حتی اگر کارمندی که کار به او واگذار شده، مشتری را از دست بدهد.

چگونه تفویض امور کنیم؟

برای اینکه واسپاری کارها را به درستی انجام دهیم اول مینویسیم هدف از این فعالیتی که من انجام میدادم چه بود؟ مثلا وقتی کارت به کارت میکردیم هدف این بود که حساب کتاب‌ها با شرکت‌ها شسته رفته باشد و اشتباها بیشتر یا کمتر واریز نکنیم و به اختلاف حسابی با آنها نخوریم.

در نتیجه اعتبار مجموعه ما نزد مشتریان و تامین کنندگان بالاتر برود و اعتبار بیشتری به ما بدهند. با بانک‌ها اقساط را به موقع پرداخت کنیم که اعتبار ما نزد بانک‌ها بیشتر شود.

بعد از مشخص شدن هدف تفویض اختیار چطور باید این کار انجام شود؟ بر چه اساسی و با چه اولویتی؟ اگر قرار بود پول شرکت‌ها را پرداخت کنیم اول به کدام شرکت پرداخت میکردیم. بر چه اساسی تاریخ چک‌ها را تنظیم میکردیم؟ چه الگو یا روشی را در ذهنمان برای چک گرفتن یا دادن اجرا میکردیم؟

مثلا ما در پرداخت چک به شرکت‌ها فقط سه روز در ماه 2ام و 11ام و 21ام را انتخاب میکردیم. یا در قراردادهای کوچینگ فاصله زمانی چک‌ها را هر دو ماه در روز قرارداد کوچینگ تنظیم می‌کنیم.

بنابراین روش انجام کار، اولویت‌های انجام کار و زمان دقیق انجام کار، را مکتوب و به فرد دوم واگذار کنیم.

طبق اصول واگذاری اختیار ما باید به نتایج انجام کار توجه داشته باشیم. باید برای این نتایج عدد تعریف کنیم. بین 5 تا 12 شاخص عددی برای هر فعالیتی که به فرد واگذار می‌کنیم، تعریف کنیم.

مثلا ما در مجموعه‌مان میخواهیم به این برسیم که در حساب کتابمان با شرکت‌ها پایان هر ماه یا هر هفته مانده‌مان صفر باشد، اختلاف حساب‌هایمان بیشتر از 2 درصد از کل حساب کتابهایمان نباشد، اگر از مشتری چک میگیریم و چارچوبی برای چک گرفتن داریم، بیشتر از 2 درصد چک‌هایمان برگشت نخورد.

یعنی همه کارهایی که به افراد واگذار می‌کنیم باید یک نرخ مقایسه‌ای داشته باشد و واضح و شفاف باشد تا آن فرد بداند درست کار میکند یا خیر و شما هم بتوانید با یک گزارش گرفتن و چه خبر گفتن متوجه شوید آن فرد چه کاری انجام میدهد.

ما مهارت تفویض اختیار در کسب و کار را بیان کردیم اما آنچه در واگذاری مهم است روش درست انجام آن است که با تمرین کردن میتوانید آن را انجام دهید. زیرا تا زمانی که این موارد را اجرا نکنید تبدیل به مهارت نمیشود. بارها این روش را تمرین کنید تا ایراد کارتان گرفته شود و تبدیل به یک الگو شود.

در چک لیست نویسی که یکی از اصول سیستم سازی است درباره اینکه واگذاری کارها را به فرآیند تبدیل کنید توضیح داده‌ایم. اگر علاقه مند به یادگیری نوشتن چک لیست هستید میتوانید از وبینار چک لیست استفاده کنید.