سیستم سازی در خدمات و بیزینس‌های کوچک و متوسط مسیر رشد و پیشرفت را برای این کسب و کارها هموار میکند. این کسب و کارها قادرند مسیر پیشرفت را به سرعت طی نمایند. زیرا سیستم سازی فرایندی است که طی آن بسیاری از کارها با کمک واگذاری درست، منظم و مرتب و سلسله وار انجام می‌شوند.
سیستم سازی در خدمات و بیزینس‌های کوچک وقتی طبق یک پلن و استراتژی درست بنا شده باشد، مجموعه میتواند با رشد و سودآوری روبرو گردد. سیستم سازی کسب و کار کمک میکند مدیران با رعایت سلسله مراتب، به کارهایی مشغول باشند که به رشد و توسعه و سودآوری مجموعه منتهی می‌شود.
باید این حقیقت را پذیرفت چگونه میتوان از یک کسب انتظار رشد را داشت در حالی که مدیر مجموعه همانند یک کارمند خوب عمل میکند و نه همانند یک مدیر خوب. مدیر خوب تمامی کارها را خود انجام نمیدهد. او به خوبی می‌داند باید کارها را اولویت بندی کرد و مهمترین‌ها و تخصصی ترین‌ها کارها را خود انجام دهد و بقیه کارها را به دیگران ارجاع داد.
باید بپذیریم وقتی نیروهای خوب استخدام کنیم دیگر نیازی نیست تمامی کارها را خود انجام دهیم. ما می‌توانیم با یک تقسیم وظایف درست و محول نمودن کارها بر اساس توانایی‌های افراد، سیستمی را پیاده کنیم که در زمان عدم حضور ما، کسب و کارمان همچنان مانند یک ساعت به صورت منظم و مرتب کار کند.
دلایل عدم استفاده از سیستم سازی در خدمات و بیزینس
سیستم سازی در خدمات و بیزینس با وجود اینکه برای همه مشاغل مورد نیاز می‌باشد. اما بسیاری از کسب و کارهای کوچک چنین رویه‌ای را برای اداره نمودن کسب در پیش نمی گیرند. در ادامه دلایلی که مدیران نسبت به سیستم سازی کسب و کار بی توجه هستند را بیان خواهیم کرد:
عدم آگاهی از مزایا و اهمیت سیستم سازی در خدمات و بیزینس
بسیاری از افرادی که صاحبان کسب و کارهای کوچک و نوپا هستند به اهمیت سیستم سازی در خدمات و بیزینس آگاه نیستند. آنها نمی‌دانند وقتی بتوانند مجموعه را به گونه‌ای طراحی نمایند که تمامی کارها اتوماتیک انجام شوند، می‌توانند از شر مشغله زیاد و پر شدن زمانشان با کارهایی که دیگران نیز می‌توانند انجام دهند، رها شوند.
لذا این ناگاهی سبب شده است بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک هم بازاریابی کنند، هم خرید انجام دهند و هم به بسیاری از کارهای مالی بپردازند. در صورتی که با آموزش و یا استخدام فرد مناسب میتوان کار خرید مواد اولیه و فروش را به دیگران واگذار نمود. میتوان با استخدام یک حسابدار خوب و خلاق، کارهای مالی را به خوبی پیش برد تا مدیر تنها به فکر چیدن استراتژی برای کسب و کار خود و بهبود بهره وری مجموعه باشد.
اما این مدیران آنچنان خود را درگیر کارهایی می‌کنند که یک کارمند خوب میتواند انجام دهد که گپ‌ها و فرصت‌های موجود در بازار را نمی‌بینند و در نتیجه به فکر توسعه کار نمی افتند. گاهی یک دستگاه توانایی این را دارد محصولات دیگری را نیز تولید نماید. کافی است مدیر تنها وقت گذاشته و بازار را به خوبی رصد نمایند و معجزه سیستم سازی در خدمات و بیزینس را ببینند.
-
عدم توجه به مدیریت منابع انسانی
عده‌ای از مدیران نیز تصور می‌کنند خود کارها را بهتر از دیگران انجام می‌دهند، لذا از سیستم سازی در خدمات و بیزینس طفره می‌روند.
وقتی به ریشه چنین تفکری در بسیاری از مدیران نگاه میکنیم میبینیم عدم اعتماد به کار دیگران یا به این علت است که افراد نامناسبی را استخدام کرده اند و یا افراد را در پست‌های نامناسبی چیده اند. نمی توان کسی را که هماهنگ کننده و برنامه ریزی کننده فوق العاده‌ای می‌باشد به قسمت بایگانی فرستاد و انبوهی از کاغذ‌ها را بر سر او ریخت و از او انتظار بهره وری بالا داشت. زیرا این دو پست شخصیت‌های مختلفی را می‌طلبند و یا اینکه فردی درون گرا را در موقعیتی که نیاز به فرد برونگرایی برای برقراری ارتباط با مشتریان است، قرار داد و انتظار موفقیت داشت. در هر حال باید یا انتظار عدم کارایی لازم را داشته باشیم و یا نیروهای خوب را دیر یا زود از دست بدهیم.
لازم است مدیر برای هر پستی، استانداردی تدوین کند، معیارهایی را تعریف نماید و همچنین فرم‌های استخدامی را متناسب با این موقعیت‌ها طراحی کند. با اجرای این موارد میتوان انتظار داشت افراد مناسب استخدام خواهند شد. بدین ترتیب با کمی آموزش، کارها را با اطمینان خاطر میتوان به کارکنان واگذار کرد.
لازم به ذکر است در بسیاری از اوقات دیده می‌شود فردی که به او مسئولیت واگذار می‌گردد در کار مربوطه، بهتر از خود مدیر عمل میکند. بنابراین برای سیستم سازی در خدمات و بیزینس باید به منابع انسانی توجه نمود.
-
عدم اطلاع از وجود نرم افزار‌هایی برای سیستم سازی در خدمات و بیزینس
تعدادی از کسب و کارها نیز یا به علت عدم آگاهی از نرم افزار‌ها و تکنولوژی و نحوه استفاده از آنها در سیستم سازی در خدمات و بیزینس، یا اقدام به سیستم سازی نمی‌کنند و یا در این زمینه ناموفق عمل می‌نمایند.
در حال حاضر نرم افزارهای بسیاری وجود دارند که کارهای بسیاری مانند سنجش رضایت مشتریان و حسابرسی و … انجام می‌دهند. حتی ارجاع کارها به کارکنان نیز با برنامه‌ای مانند Asana انجام می‌شود و کارها به شخص مورد نظر یادآوری می‌گردد. در ادامه کارکنان می‌توانند نتیجه حاصله و روند کار را ثبت نمایند. لذا مدیر لازم نیست در محل کار حضور فیزیکی داشته باشد و یا شخصا کاری انجام دهد.
سیستم‌های بایگانی را میتوان نمونه‌هایی از سیستم سازی در خدمات و بیزینس نام برد. این سیستم‌ها نیز امروزه با کمک برنامه‌هایی مانند دراپ باکس سیستماتیک شده‌اند. طوریکه اسناد و مدارک به صورت آنلاین در اختیار استفاده کنندگان موردنظر در سراسر دنیا قرار می‌گیرند تا با یک کلیک، مدیر حتی در منزل بتواند به بایگانی الکترونیکی کسب خود رجوع نماید.
امروزه سامانه‌های ارسال پیامک انبوه وجود دارند و میتوان با ثبت شماره تماس مشتریان به صورت شخصی سازی شده، پیامک‌هایی مانند یادآوری اقساط و چک‌ها، اطلاع رسانی کلاس‌ها و… را به صورت سیستماتیک انجام داد.
حتی با عضویت مشتریان در باشگاه مشتریان این دستگاه‌های ساده، برنامه‌های بازاریابی از راه دور اجرا و کنترل می‌شود.
-
عدم مکتوب سازی دستورالعمل‌ها
برخی از مدیران از اهمیت تدوین دستورالعمل ناگاه هستند. به همین دلیل در سیستم سازی در خدمات و بیزینس موفق نیستند. باید پذیرفت در راستای توسعه کار، نمی توان همه کارها را شخصا انجام داد و تجربیات را برای خود محفوظ نگه داشت.
سیستم‌هایی که از مکتوب کردن دستورالعمل‌ها فراری هستند و همه اطلاعات شفاهی ردوبدل می‌شوند، امکان رشد در مسیر درست را ندارند.
به عنوان مدیر یک کسب و کار نباید برای استخدام تک تک پست‌ها وارد عمل شوید و یا تک تک افراد را شخصا آموزش دهید. یادگیری کارها در ابتدا برای همه تازه واردها دشوار است. اگر تجربه خود را مکتوب نکنید و طبق یک شیوه نامه مکتوب جهت آموزش در اختیار افراد جدید قرار ندهید، همیشه باید انتظار اشتباهات را داشته باشید. دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک برای یادگیری سیستم سازی پکیج کاملی است و به مدیران کمک میکند تجارت خود را مدیریت و آن را گسترش دهند.
