با توجه به تجربه‌ای که از همکاری با کسب و کارهای مختلف از سال 1387 تاکنون کسب کرده‌ایم به این نتیجه رسیدیم که فراموش کردن فعالیت‌ها در کسب و کار دلیل اصلی نارضایتی مشتریان و مدیران است.
مشتریانی که سفارش‌ها یا درخواست‌هایشان فراموش میشود و مدیرانی که از فراموش کاری یا اهمال کاری پرسنل رنج می‌برند.
نوشتن فرآیند انجام کار و تهیه چک لیست ارائه کالا/خدمات این مشکل را حل میکند.
چک لیست در سیستم سازی باعث پیشگیری از اشتباهات تکراری، حذف فراموش کاری و رشد کسب و کار میشود.
نوشتن چک لیست چه کمکی به کسب و کارهای کوچک میکند؟
چک لیست روشی موثر برای کاهش اشتباهات تکراری در مجموعه و انجام درست کارها در زمان کوتاه‌تر توسط پرسنل است. مهمترین دلایل تهیه چک لیست برای مشاغل کوچک عبارت است از:
واگذاری درست کارها به کارمندان با تهیه چک لیست
یکی از اشتباهات مدیران این است که یک کار را به چند نفر واگذار می‌کنند. یک نفر میتواند دو یا چند وظیفه را در کنار هم با تمرکز و برنامه‌ریزی انجام دهد اما سپردن یک وظیفه یا مسئولیت به دو نفر اشتباه بزرگی است که سبب بروز مشکل میشود.
یکی از راه‌های کاهش اشتباه در کسب و کار واگذاری کار به یک فرد مشخص است.
واگذاری چند کار به یک فرد در صورتی که وظایف مورد نظر با هم تداخل نداشته باشند و مشکل و هزینه اضافه ایجاد نکند، مشکلی ندارد.
اما وقتی کسبوکار بزرگ‌تر شود لازم است هر وظیفه به یک نفر سپرده شود تا به عنوان مسئول اصلی در قبال انجام کار پاسخگو باشد.
قبل از اینکه کار را به یک فرد واگذار کنید روش درست انجام آن را برایش توضیح دهید. اینجاست که چک لیست به کارتان میآید.
شرح دقیق اطلاعات کسبوکار با توجه به حوزه‌ای که کارمند قرار است در آن فعالیت کند، مانند وظایف خرید، فروش، حسابداری و … را برای کارمندان مشخص کنید.
چک لیست میتواند توسط مدیر کسب و کار یا افراد متخصصی که در آن بخش فعالیت می‌کنند، تهیه شود. این چک لیست در انجام کارها اجرا و در صورت لزوم مجددا اصلاح و بازنگری میشود تا بهترین روش برای انجام کارها اجرا شود.
آیا می‌دانید چرا اکثر کسبوکارها با استخدام یک کارمند ماهر و توانمند رشد کرده اما پس از خارج شدن آن فرد دچار رکود در کار می‌شوند؟
مدیران این کسب وکارها اصول تفکیک وظایف و فعالیت‌ها و روش انجام آنها را مشخص نمی‌کنند و از ابزارهایی که سبب وابستگی کمتر به افراد میشود، استفاده نمی‌کنند و ادامه این روند سبب آسیب به کسب‌و کار میشود.
چک لیست به ما کمک میکند تا نقاط ضعف کار را ببینیم و اصلاح کنیم.
یکی دیگر از دلایل اهمیت نوشتن چک لیست در سیستم سازی، انجام دادن به موقع و دقیق کارهاست. در چک لیست تمام مراحل انجام کار به کارمندان و مدیران یادآوری میشود. بنابراین میزان فراموشی کارها به حداقل می‌رسد.
نوشتن چک لیست کارها باعث ایجاد نظم میشود. استرس انجام کار کاهش یافته و با تسلط بر انجام کار، اشتباهات موجود در کسبوکار هر روز کمتر میشود. در نتیجه هزینه‌ها کاهش، بهره‌وری افزایش و خلاقیت شکوفا میشود و انگیزه کارمندان نیز افزایش می‌یابد.
تهیه چک لیست و تمایز با رقبا
با توجه به اینکه ۹۰ درصد کسبوکارها برای انجام کارهایشان چک لیست ندارند، استفاده از چک لیست سبب برتری نسبت به رقبا میشود. کتاب چک‌لیست آتول گوانده یک کتاب بسیار مناسب برای درک مفهوم چک لیست است.
اگر علاقه مند هستید که کسب و کارتان را از وجوه مختلف بررسی کنید ما یک چک لیست تحلیل کسب و کار تهیه کردیم. میتوانید این چک لیست را پر کنید تا بیزینستان را بررسی و با کمک هم به آن نظم ببخشیم.
موانع نوشتن چک لیست
صاحبین کسب و کارها و کارمندان دو مانع اصلی در اجرای سیستم‌سازی و نوشتن فرآیند انجام کار و دستورالعمل هستند.
صاحبان کسب‌و کار یا مدیران سازمانی که نگران از دست دادن جایگاه خود هستند از نوشتن چک لیست در سیستم سازی طفره می‌روند و کارمندان هم به دلیل عادت به کارهای گذشته و نداشتن حوصله برای تغییر روند کاری، به چک لیست توجه نمی‌کنند.
چطور چک لیست بنویسیم؟
کاری که هم اکنون انجام می‌دهید را در نظر بگیرید و روش انجام آن را به صورت صوت یا فیلم ضبط کنید. این فیلم یا صوت را تبدیل به فرآیندی شامل مراحل انجام کار کنید. ترجیحا اصول حیاتی را به صورت «فایل» یا «اکسل» در آورید.
به عنوان نمونه برای فرآیند سند زدن میتوانید روش سند زدن را برای کارمندتان توضیح دهید. بعد از چند روز اگر در فاکتورها به مشکل برخوردید، بررسی کنید که چه اشتباهی داشتید که سبب این مشکل شده است.
این موارد را به صورت دستورالعمل درآورید و سپس مراحل انجام و زمان انجام، استانداردهای انجام یعنی چه چیزهایی باید رعایت کنیم تا کار انجام شود هم ذکر کنید.
مسئول انجام کار یا مسئول جایگزین حتما مشخص باشد و البته سلیقه و تجربه مرتبط با انجام کار هم مهم است که ذکر شود. در دوره چک لیست ما به طور کامل درباره نوشتن چک لیست صبحت کرده‌ایم.
هر مشکل یا نظری که منجر به بهبود چک لیست میشود را بیابید و بررسی کنید که کدام مرحله نیاز به بهبود و اصلاح دارد. به افراد بگویید روزی 15 دقیقه به روند انجام کار فکر کنند و اگر پیشنهادی برای بهبود آن دارند ارائه دهند.
چک لیست‌ها را با توجه به اهداف کسب و کار بهبود دهید
درباره اهداف کسب و کار خود فکر کنید و آنها را بر اساس اعداد بنویسید و شروع به تهیه چک لیست کنید.
به مشتریان و نیازمندی‌های آنها فکر کنید و بر اساس نظرسنجی‌هایی که از آنان انجام می‌دهید، اشتباهات کار خود را به حداقل برسانید.
میزان سود مورد نیاز در کسبوکار را بنویسید و فرآیندهایی برای افزایش آن انتخاب کنید تا آنان را انجام دهید.
تعداد افراد به کار گرفته شده در وظایف مشخص را بنویسید و به افراد تازه‌کار آموزش لازم دهید تا تخصص و مهارت انجام کار را به دست آورند.
درباره میزان فروش محصولات باید آگاهی داشته باشیم و بدانیم تا چقدر قصد فروش داریم. مسلما پس از مشخص کردن این موارد میتوانید چک لیست مورد نیاز کسبوکار خود را بنویسید.
با توجه به سابقه ۲۲ساله فعالیت در انواع کسب و کار و بررسی‌هایی که در این حوزه انجام شد. به این نتیجه رسیدیم که شاخص‌هایی برای بهبود فرآیند انجام کار وجود دارد که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.
شاخص‌های حیاتی برای نوشتن چک لیست
این شاخص‌ها همان فعالیت‌های حیاتی بسیار مهم در کسب و کار شما هستند. همان‌طور که در هنگام مراجعه به بیمارستان در مراحل ابتدایی فشارخون شما را می‌سنجند تا میزان سلامت‌تان را تشخیص دهند، در کسبوکار هم عوامل حیاتی وجود دارد که سنجش آن دارای اهمیت است.
«شکایت مشتریان وفادار» اولین موردی است که باید به آن توجه شود و اقدامات اصلاحی مرتبط با چک لیست آن در دستور کار قرار گیرد و دستورالعمل‌هایی برای جلب رضایت مشتریان تهیه کنیم.
«توجه به میزان هزینه‌ها در کسب و کار» مورد دیگری است که میتوانید چک لیست آن را بهبود دهید.
بسیار دیده میشود که فروشنده جنسی را فاکتور میکند اما فاکتور را حذف میکند یا از موجودی انبار کم میشود اما اطلاعات آن درج نمی‌شود. این موارد را شناسایی کنید و اقدامات اصلاحی مرتبط با آن را انجام دهید.
سومین مورد “اشتباهات پرتکرار” است که بهترین گزینه برای نوشتن چک‌لیست است. این اشتباهات را بررسی کنید و برای رفع آنها موارد اصلاحی را در چک لیست قرار دهید.
جمع بندی:
چک لیست یعنی تعریف روند انجام کار. تهیه چک لیست در سیستم سازی یکی از اقدامات مهم در خودکار سازی کسب و کارهاست. این کار باعث میشود میزان فراموشی و اشتباه توسط کارکنان به حداقل برسد. چک لیست توسط افراد یک مجموعه یا مدیر کسب و کار تهیه میشود.
بعلاوه شما میتوانید از اشتباهات مجموعه برای نوشتن لیست انجام کار کمک بگیرید. نظر سنجی به شما در پیدا کردن اشتباهات کمک میکند و میتوانید برای تهیه چک لیست از آن کمک بگیرید.
اگر برای تهیه چک لیست در کسب و کارتان به کمک نیاز دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند و شما را راهنمایی کنند.