تشکیل تیمی از افراد متخصص که تعهد کاری داشته باشند و در راستای اهداف تیمی عمل کنند خواسته هر مدیری است. اما تعداد کمی از مدیران موفق میشوند که یک تیم موفق تشکیل دهند. در نظر نگرفتن ویژگی‌های شخصیتی افراد، عدم توانایی رهبری تیم، بی توجهی به مهارت‌های بین فردی و .. جزو دلایل شکست کار تیمی است.
در ادامه ضمن بررسی انواع تیم در کسب و کارها، روشی که میتوانید یک تیم موفق بسازید را بیان خواهیم کرد.
مهارت‌های مورد نیاز افراد یک تیم موفق:
تخصص فنی یا کارکردی
اولین چیزی که در جذب پرسنل یا اعضای یک تیم در نظر گرفته میشود تخصص آنهاست. بعضی از مدیران بدون توجه به سایر ویژگی‌های شخصیتی یک فرد، صرفا روی مهارت تمرکز می‌کنند.
قطعا تخصص پرسنل در انجام امور محوله به آنها مهم است اما باید ویژگی‌های فردی و توانایی کار گروهی را نیز در کنار آن در نظر گرفت.
مهارت حل مسئله یا تصمیم گیری
تیم باید توانایی شناخت مشکلات و فرصت‌هایی که با آن مواجه میشود را داشته باشد و بهترین تصمیم را برای حرکت رو به جلو اتخاذ کند. مهارت حل مسئله در برخی از افراد وجود دارد و آنها در بدو ورود به تیم شما نیز میتوانند در این زمینه کمک کننده باشند. این مهارت اکتسابی است بنابراین میتوان آن را در حین کار کردن نیز به دست آورد.
مهارت‌های میان فردی
اگر یک فرد عالی باشد اما نتواند با سایر اعضای تیم ارتباط برقرار کند، دستیابی به هدف مشترک را دشوار میکند.
بسیاری از مدیران برای استخدام تنها روی مهارت یک فرد متمرکز میشوند و ویژگی‌های فردی را در نظر نمی‌گیرند. در صورتی که در گزینش کارمندان باید علاوه بر توجه به تخصص، مهارت‌های بالقوه افراد را نیز در نظر گرفت.
تعهد برای دستیابی به هدف مشترک در یک تیم بسیار مهم است. یعنی اعضای تیم متعهد هستند تا برای دستیابی به هدف مشترک با یکدیگر همکاری کنند.
هر فردی در یک تیم در کنار مسئولیتی که دارد نقاط ضعف و قوتی دارد که برگرفته از ویژگی‌های شخصیتی یا اعتقادی‌اش است. درک متقابل افراد از هم و چگونگی بهره گیری از منابع انسانی برای یک هدف مشترک میتواند یک تیم را به موفقیت برساند.
هیچ گروهی بدون اینکه خودش را به عنوان یک تیم، مسئول نبیند، نمیتواند تبدیل به یک تیم شود. مسئولیت پذیری، آزمون دشواری است و فقط با کار کردن میتوانید بفهمید که یک فرد چه میزان مسئولیت پذیر است. مسئولیت پذیری را نمیتوانید به زور ایجاد کنید اما وقتی هدف و رویکرد مشترکی تعریف می‌کنید مسئولیت پذیری در کنار آن رشد خواهد کرد.
انواع تیم ها:
تیم‌های پیشنهاد دهنده
این تیم‌ها با هدف بررسی و حل مشکلات خاص ایجاد میشوند. ویژگی این تیم‌ها این است که شروعی سریع و سازنده دارند و مسئولیت‌ها را به افرادی که شایسته هستند، واگذار می‌کنند.
مشکلی که در رابطه با تیم‌های پیشنهاد دهنده وجود دارد بخش اجرایی ضعیف آن است. برای پیشگیری از این مسئله باید مدیران ارشد نظارت بیشتری روی انجام صحیح کارها داشته باشند.
هر فردی که مسئول اجرای پیشنهادی است باید هم در آغاز شروع به کار و هم طی جلسات منظمی که پیشرفت کار در آنها بررسی میشود، روند پیشرفت را توضیح دهد.
تیم‌هایی که کاری انجام میدهند یا چیزی تولید می‌کنند
این تیم‌ها شامل افرادی هستند که مراحل تولید، توسعه، عملیات، بازاریابی، فروش و .. را انجام میدهند. در این تیم‌ها معمولا تاریخ پایان کار تعیین نمی‌شود به جز زمانی که نیاز به توسعه محصول جدید یا طراحی فرآیند باشد.
در تیم‌های تولید کننده تمرکز جدی روی عملکرد است. اگر مدیریت به ارتباط بین تیم‌ها و عملکرد آنها بی توجه باشد عملا کار تیمی مفهوم پیدا نمی‌کند.
تیم‌های اجرایی
تیم‌های واقعی روی نتایج عملکرد خود متمرکز هستند. در این تیم‌ها اگر وظایف فردی به خوبی انجام شود و به تحقق ایده‌ها کمک کند رویکرد تیمی بهتر و کم خطرتر است. در این تیم‌ها نیز باید مطمئن شوید که اعضای تیم اهداف و مقاصدشان را به درستی درک کرده‌اند.
مشکلی که در رابطه با تیم‌های اجرایی اتفاق می‌افتد این است که ممکن است تیم‌ها ماموریت کلی سازمان را با اهداف مشخص شده در گروه‌های کوچک اشتباه بگیرند. در این شرایط باید اهداف تیمی به صورت متمایز برای یک گروه کوچک مشخص شود.
چطور یک تیم کارآمد تشکیل دهیم؟
تعیین ضرورت و معیارهای عملکردی
اعضای تیم باید بدانند که اهداف ضروری و ارزشمند تیمی چیست و انتظار شما از آنها چیست. شرکت‌هایی که اصول اخلاقی کاری قوی دارند معمولا راحت‌تر تیم تشکیل میدهند و موفق عمل می‌کنند.
انتخاب اعضای تیم بر اساس ظرفیت بالقوه آنها نه بر مبنای مهارت‌شان
برای تحقق اهداف سازمان باید همه مهارت‌های تیمی را داشته باشید. بسیاری از تیم‌ها مهارت‌های مورد نیازشان را بعد از اینکه به شکل یک تیم در می‌آیند کشف می‌کنند.
یک مدیر باهوش افراد تیم را بر اساس مهارت‌های کنونی و ظرفیت بالقوه آنها برای بهبود این مهارت‌ها و یادگیری مهارت‌های جدید انتخاب میکند.
توجه ویژه به نخستین جلسات تیمی
زمانی که اولین بار با اعضای تیمتان جلسه تشکیل میدهید افراد بیشترین تاثیر را از جلسه و سایر اعضا می‌گیرند. تصور کنید که تلفن مدیر جلسه در ده دقیقه اول جلسه زنگ بخورد و مدیر جلسه را ترک کند و بازنگردد افراد پیام منفی و کم اهمیت بودن جلسه را برداشت می‌کنند. بنابراین باید جلسات را جدی بگیرید.
تعیین قوانین روشن برای رفتارها
همه تیم‌ها برای دستیابی به اهدافشان قوانینی را تعریف می‌کنند. قوانینی مانند حضور تمام و کمال در جلسه، رازداری، رویکرد حل مسئله، مشارکت تیمی و … . شما هم برای تیمی که تشکیل میدهید این قوانین را مشخص کنید و بر اجرای درست آنها نظارت داشته باشید.
تعیین وظایف و اهداف فوری و تحقق آنها
بسیاری از تیم‌ها پیشرفتشان را بر مبنای عملکرد بررسی می‌کنند. برای ایجاد چند هدف چالش برانگیز که قابلیت تحقق سریع را دارند میتوان چنین کاری را انجام داد.
به چالش کشیدن گروه با اطلاعات جدید
اطلاعات جدید باعث میشود اعضای تیم دانش‌شان را به روز کنند. مثلا در تولید محصولات یک کارخانه زمانی که مصرف کنندگان مشکلات یک محصول را عنوان می‌کنند اعضای تیم میتوانند نواقص را بهتر ببیند و برای حل آن تلاش کنند.
صرف زمان با اعضای گروه
اعضای تیم باید در ابتدای کار زمان‌های زیادی را به صورت برنامه ریزی شده و نشده با هم بگذرانند. مدیران پر مشغله معمولا تلاش می‌کنند که زمانی که با یکدیگر می‌گذرانند را کاهش دهند. اما برای اینکه یک تیم موفق باشید باید با اعضای تیم وقت بگذرانید. این ارتباط لازم نیست حتما حضوری باشد بلکه میتوانید از راه‌های ارتباطی اینترنتی نیز بهره بگیرید.
بازخورد مثبت به افراد بدهید و از آنها تشکر کنید
بازخورد دادن به افراد باعث میشود که نسبت به موقعیت خود آگاه شوند و به نقاط قوت یا ضعف‌شان پی ببرند. مثلا وقتی یک فرد خجالتی در گروه وجود دارد که نمیتواند ایده‌هایش را با بقیه در میان بگذارد اعضای تیم با دانستن این ویژگی میتوانند او را تشویق کنند تا در گروه مشارکت کند.
جمع بندی
تیم‌ها در سازمان برای حل مشکلات ضروری هستند و ایجاد تیمی که روحیه و پشتکار لازم را برای تحقق اهداف سازمان را داشته باشد کار راحتی نیست. تیم‌های زیادی تشکیل میشوند که بدون در نظر گرفتن شرایط کار تیمی در شروع کار از هم پاشیده میشوند.
توجه به مهارت و تخصص، در نظر گرفتن روحیه کار تیمی، ایجاد تعهد و تعریف قوانین کار تیمی و تشکیل جلسات منظم برای بررسی پیشرفت اهداف سازمان و تیم کمک میکند تا تیمتان را مدیریت و به حفظ و رشد آن کمک کنید.
اگر برای مدیریت پرسنل نیاز به مشاوره دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
