یکی از مشکلاتی که کارمندان با آن مواجه هستند این است که نمیدانند قوانین مجموعه‌ای که در آن کار میکنند چیست و هر دفعه با برخورد سلیقه‌ای مدیران مواجه میشوند یا به خاطر قوانین نانوشته مورد انتقاد یا سرزنش قرار میگیرند. بعلاوه مدیرانی هم هستند که قوانین را اعلام میکنند اما رعایت نمی‌شود.
برای حل این مشکل باید خط مشی و اصول کسب و کارتان را تعیین و آن را به صورت مکتوب در بیاورید و در شرکت قرار دهید. کارمندان را موظف به رعایت آنها کنید و خودتان به عنوان مدیر به آن پایبند باشید.
تعیین اصول کسب و کار شما را در یک چارچوب قرار میدهد و لازم نیست که هر دفعه درباره یک مسئله تصمیم گیری کنید. اگر قرار باشد در رابطه با هر مسئله ساده و پیش پا افتاده‌ای تصمیم بگیرید زمان و انرژی زیادی هدر میرود. مثلا صداقت برای کار کردن در بازاریابی پاشا یکی از اصول است. فرقی نمیکند که مشتری باشید یا همکار اگر صادق نباشید جایی در این مجموعه نخواهید داشت.
ارزشهایی که برای کار کردن شما اولویت دارند را بنویسید. با هر فردی که کار می‌کنید بر مبنای این اصول باشد. اصول کسب و کار به شما کمک میکند فرهنگ سازمانیتان را بسازید و آن را بین افراد جا بیاندازید. این مسئله به شکل گیری برندتان هم کمک میکند.
قرار نیست که با همه افراد در ارتباط باشیم. باید افرادی که با فرهنگ و عقاید ما سازگار هستند را در مجموعه حفظ کنیم و آدمهایی مشابه خودمان را جذب کنیم.
تعیین خط مشی در کسب و کار
خط مشی شامل تعریف اصول و استراتژی‌هایی است که افراد در یک سازمان باید بر مبنای آن کار کنند. مشخص کنید که چه کارهایی همیشه ممنوع است و چه کارهایی مورد تشویق قرار میگیرند. میتوانید خط مشی کسب و کارتان را قاب کرده و در محل کسب و کارتان نصب کنید تا افراد همواره آن را به یاد داشته باشند.
برای تعیین خط مشی لازم است کارهای زیر را انجام دهید:
تعریف اهداف به صورت واضح:
ماموریت، اهداف و استراتژی کسب و کارتان چیست؟ ماموریت کسب و کار کاری است که هم اکنون در حال انجام آن هستید. اهداف کسب و کارتان را به صورت مشخص بیان کنید. اهداف مالی، توسعه و گسترش کسب و کار و … . اهداف یکساله در بیزینس را تعریف کنید. این هدف میتواند رقم فروش، میزان گسترش کسب و کار و .. باشد. مثلا فروش 300 میلیونی در یک ماه.
برای دستیابی به اهداف باید برنامه اهداف را به ریز تعریف کنید و برنامه روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه مشخص کنید.
Vision یا دورنما هدفی است که قصد دارید در آینده به آن برسید. مثلا مجموعه‌ای که میخواهد در حوزه کاریش جزو پنج نفر اول ایران باشد باید این ویژن را هم برای خودش و هم کارمندانش شرح دهد و برای دستیابی به آن برنامه ریزیهای کوتاه مدت را تعریف کند.
استراتژی روشی است که شما برای دستیابی به اهدافتان در پیش می‌گیرید.
تجزیه و تحلیل swot
ماتریس swot به شما اجازه میدهد که نقاط ضعف، قوت، تهدیدها و فرصت‌ها را در بیزینستان شناسایی کنید. فرصت‌ها به شما اجازه رشد را میدهد و با شناسایی نقاط ضعف میتوانید به دنبال راه حل باشید.
شناسایی ارزشهای اصلی کسب و کار
ارزش کسب و کار شما چیست؟ کارمندان باید چه مواردی را حتما رعایت کنند. این موارد را مشخص و آنها را به صورت مکتوب در بیاورید.
توسعه استراتژی‌های کسب و کار
بعد از بررسی ماتریس swot میتوانید تصمیم بگیرید که چه سیاستی را در کسب وکارتان اجرا کنید. استراتژی‌های کسب و کار به صورت خلاصه در تصویر زیر بیان شده است.
تعریف کردن قوانین و استانداردها
قوانین و استانداردها را در کسب و کارتان تعریف کنید. سیاست‌های مالی، چارچوب‌های اخلاقی، پوشش و سایر مواردی که در مجموعه باید رعایت شود را به صورت مکتوب دربیاورید.
مشخص کردن مسئولیت‌ها و تعهدات هر فرد
مشخص کنید که هر فردی چه وظایفی را به عهده دارد. تعریف وظایف میزان مسئولیت پذیری را افزایش میدهد. بعلاوه باعث میشود که هنگام پیگیری کارها بدانید که چه چیزی را باید از چه کسی پیگیری کنید.
ارزیابی و بهبود منظم
بعد از مشخص کردن وظایف و قوانین و اجرا کردن آن، عملکرد را بررسی و آنها را ارزیابی کنید. در صورتی که نیاز به بهبود دارند آن را بهبود دهید. ارزیابی و بهبود را باید در چرخه کسب و کارتان همیشه داشته باشید تا بتوانید روند رو به رشدی داشته باشید.
بازخورد بگیرید
بازخورد گرفتن یکی از بهترین روشها برای اصلاح فرآیندهاست. از کارمندان و حتی مشتریان میتوانید بازخورد بگیرید و اثر بخشی سیاست‌های اجرایی را بررسی کنید.
ویژگی‌های خط مشی
شفافیت: خط مشی باید ساده و برای همه اعضا قابل فهم باشد. کارمندان باید به راحتی خط مشی سازمان را درک و آن را اجرا کنند.
سازگاری با اهداف سازمان: آیا خط مشی به تحقق اهداف سازمان کمک میکند یا صرفا قوانین دست و پا گیری هستند که کارمندان را کلافه و سردرگم میکند؟ این موارد را بررسی و در صورت لزوم آن را اصلاح کنید.
امکان تغییر داشته باشد: در طول زمان و با اعمال روشها ممکن است که در بعضی موارد نیاز به اصلاح خط مشی باشد بنابراین باید امکان تغییر خط مشی را در نظر گرفت.
خط مشی همیشه به روزرسانی شود: در طول زمان و با تغییر شرایط برخی از موارد در خط مشی باید به روز رسانی شود. این تغییرات باید به پرسنل اطلاع داده شود.
خط مشی باید به بهتر عمل کردن پرسنل کمک کند نه اینکه آنها را درگیر قواعد و قوانین پیچیده کند. تعریف خط مشی به پرسنل کمک میکند تا با چارچوب و قوانین کسب و کار خودشان را وفق دهند و بر مبنای آن رفتار کنند تا از بی نظمی در کسب و کار پیشگیری شود. بنابراین در تعریف خط مشی مواردی که عنوان شد را در نظر بگیرید تا ضمن تعریف چارچوب کسب و کارتان سادگی را نیز در تعریف خط مشی رعایت کرده باشید.
اگر برای تعیین خط مشی نیاز به مشاوره دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
