یکی از دلایلی که باعث میشود مدیران از پرسنل ناراضی باشند این است که کارهایی که به پرسنل می‌سپارند به درستی انجام نمی‌شود. تعریف نکردن روش انجام کار و مشخص نکردن مسئول انجام کار مهمترین دلایل عدم انجام درست کارها هستند.
مشخص کردن وظایف در عین حال که کار راحتی است مورد توجه قرار نمی‌گیرد و همین مسئله باعث میشود تا کارها به درستی انجام نشوند.
کاری که مسئول انجام مشخص ندارد انجام نمی‌شود
برای حل این مشکل ابتدا تمام وظایف را بنویسید بعد مسئول انجامش را مشخص کنید و نقش فرعی و نقش اصلی را مشخص کنید. کاری که مهم است را بدون مسئول انجام نگه ندارید.
تمام فعالیت‌های مهم را با رعایت اولویت یادداشت کنید. بررسی کنید که صفر تا صد هر وظیفه بر عهده چه کسی است. برای هر یک از اعضای مجموعه 4-5 کار اصلی تعریف کنید.
اگر میخواهید کارهای فرعی را نیز واگذار کنید باید ببینید که آیا کارمندتان زمان انجام کافی برای پرداختن به آن کارها دارد یا خیر. واگذاری بیش از حد کار به یک کارمند باعث میشود که نتواند وظایف اصلی‌اش را به درستی انجام دهد.
میمون روی دوش کیست؟
تا حالا پیش اومده که کاری را به یک فرد واگذار کنید اما آن را انجام ندهند و برای انجام ندادن آن توجیه بیاورند؟ یا مشکلی در مجموعه پیش بیاید اما کسی مسئولیت آن را به عهده نگیرد یا فرد اشتباهی را برای انجام ندادن وظیفه بازخواست کنید؟
چه کار باید کنیم تا این مشکل پیش نیاید؟
یک قطار را در نظر بگیرید ریل قطار باعث میشود که قطار در ریل حرکت کند و نتواند به چپ یا راست بپیچد. شما هم باید در کسب و کار این ریل را ایجاد کنید.
فعالیت‌های اصلی و فرعی باید برای پرسنل تعریف شود. پرسنل نمیتوانند یک کار را به دیگری واگذار کنند و به خاطر انجام نشدنش فرد دیگری را مسئول کنند. وقتی یک فرد را مسئول انجام کاری میکنید اگر آن کار انجام نشود باز هم همان فرد مسئول اول باید پاسخگو باشد.
باید فرد مسئول را مشخص کنید و بعد توجیه‌اش کنید که وظایفش چیست تا آن را به صورت کامل انجام دهد.
سیستم سازی خرید:
قانون کمتر از 50 درصد: ما حق نداریم از یک تامین کننده بیش از 50 درصد خریدمان را انجام دهیم. مگر اینکه تامین کننده با ما شریک باشد. مثلا وقتی شعبه داریم و شعبه مجبور است خریدش را از ما انجام دهد.
زیرا در صورتی که تامین کننده حذف شود یا مشکلی پیش بیاید در تامین مواد اولیه دچار مشکل میشوید.
روش واگذاری کارها به پرسنل
تامین کنندگان مجاز چه ویژگی‌هایی دارند؟
لیست تامین کنندگان مجاز: از لیست تامین کنندگان حتما استعلام بگیرید. برای کارهای مهم و پرتکرار سه استعلام بگیرید.
نقطه سفارش خرید: اگر اجناس از حد مشخص کمتر شود باید سفارش خرید انجام دهید. باید طوری سفارش دهید که زمان سفارش و زمان تحویل در نظر گرفته شود. به هر تامین کننده امتیاز دهید که چقدر طول کشید تا اجناس را به دست شما برساند.
مثلا کسی که از چین خرید میکند شاید به زمان سه ماهه برای تحویل نیاز داشته باشد و بنابراین باید سفارشاتش را زود ثبت کند. در تمامی فعالیت‌های کلیدی باید با تفکر ده هزار برابری مذاکره کنیم.
چونه بیش از حد نزنید: چونه بیش از حد باعث میشود که از کیفیت، تعداد، کار یا زمان کاسته شود.
شناسایی تامین کننده دست اول
رقبا با چه کسانی کار میکنند: برای مقایسه با رقبا بیش از 5 رقیب را برای مقایسه انتخاب کنید تا مقایسه به درستی صورت گیرد.
حضور در نمایشگاه‌ها: با هر کسی کار نکنید. در نمایشگاه‌ها حضور پیدا کنید تامین کنندگان را شناسایی کنید و با افرادی که مناسب نیستند همکاری نکنید.
جستجو در گوگل و کتاب اول و اینستاگرام: در اینترنت درباره تامین کنندگان جستجو کنید و اطلاعات آنها را به دست بیاورید. بهتر است برای مذاکره به صورت حضوری اقدام کنید.
معرفی حرفه‌ای خود به تامین کنندگان: روش درست مذاکره را یاد بگیرید و به بهترین نحو خودتان را به تامین کنندگان معرفی کنید تا بتوانند به شما اعتماد کنند.
درخواست رزومه و لیست مشتریان: از تامین کننده بخواهید که رزومه‌اش را در اختیار شما قرار دهد و لیست مشتریان از آنها بخواهید تا بتوانید استعلام بگیرید.
استعلام مشتری تامین کنندگان (5 تا 10): از مشتریانی که از تامین کننده خرید میکنند، درباره تامین کننده تحقیق کنید.
چه سوالاتی از مشتری تامین کننده بپرسیم؟
- چه مدت است که با تامین کننده همکاری میکنند. اگر زمان کوتاهی باشد نمیتوانند اطلاعات دقیقی در اختیار شما قرار دهند.
- چقدر به صورت کلی مورد تایید شما هستند؟
- قیمت، کیفیت، تنوع، جوری جنس، خوش قولی، قدرت مالی، نظم مالی و اجرایی
- شخصیت حرفه‌ای دارند؟ حرف و عملشان یکی است؟ شخصیت حرفه ای در همه چه کارمند، مدیر، تامین کننده و .. ضروری است. اگر کسی به شما جنسی را رایگان هم بدهد اما شخصیت حرفه‌ای نداشته باشید نباید با او وارد معامله شوید.
چطور لیست تامین کنندگان مجاز را انتخاب کنیم؟
تعداد تغییر قیمت(قیمت مناسب): آیا تامین کنندگان قبل از تغییر قیمت به شما اطلاع میدهند؟ هر چه یک تامین کننده تعداد کمتری قیمت عوض کند قدرت بیشتری دارد.
تعداد مغایرت کیفی(کیفیت مناسب): چقدر کیفیتی که عرضه میشود با کیفیت واقعی محصول تناسب دارد؟
میانگین زمان تحویل(تحویل مناسب): زمان تحویل اجناس چقدر است؟
تعداد مغایرت درخواست و تحویل: چقدر جنسی که تحویل میگیرید با آنچه سفارش میدهید با هم به لحاظ مقدار متفاوت هستند؟
تعداد اختلاف حسابها(نظم مالی): بی نظمی مالی باعث عدم اطمینان میشود و ریسک کلاهبرداری را بالا میبرد.
زمان دریافت مبلغ(قدرت مالی): تامین کنندگان به شما چقدر برای تامین پول فرصت میدهند.
یک جدول تهیه کنید و بر مبنای این شاخص‌ها به تامین کنندگان امتیاز دهید. داشتن جدول امتیاز دهی باعث میشود حتی زمانی که خودتان نباشید هم کارتان را فرد دیگری بدون مشکل انجام دهد و یک سیستم خرید ایجاد کنید.
اگر برای ایجاد سیستم خرید نیاز به مشاوره دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
