به عنوان یک مدیر چقدر از زمانتان را در روز برای کسب و کارتان صرف میکنید؟ تصور کنید که دو ماه موبایلتان را خاموش کنید و یا به مسافرت بروید طوریکه کارمندانتان به شما دسترسی نداشته باشند، در اینصورت آیا کسب و کارتان همچنان به فعالیت ادامه میدهد؟ آیا رشد میکند؟
طبق بررسی‌های انجام شده فعالیت‌های یک مدیر را میتوان در چهار دسته زیر طبقه بندی کرد:
کار: بسیاری از مدیران زمان زیادی را در طول روز به انجام کارهای روزانه بیزینسشان اختصاص میدهند و بیشتر ساعات روز مشغول کار کردن هستند. آنها فرصت پرداختن به کارهای مهمتر برای رشد و توسعه کسب و کارشان را ندارند و در یک زنجیره معیوب کار و تصمیم گیری گرفتارند.
خرید، فروش، انجام امور بانکی، حل و فصل امور کارکنان، کارهای حسابداری و انبار از جمله کارهایی هستند که مدیران معمولا خودشان را درگیر آن میکنند و روزانه آن را انجام میدهند.
یک لیست از کارهایی که در طول روز انجام میدهید تهیه کنید و زمان انجام آن را محاسبه نمایید. ببیند که در طول روز چقدر از زمانتان را صرف انجام کار میکنید.
تصمیم گیری: زمانی که پرسنلتان از شما درباره اینکه کاری را انجام دهد یا خیر از شما سوال میپرسد در این شرایط شما در حال تصمیم گیری هستید. مثل وقتی که یک مشتری بد حساب است و پرسنل از شما سوال میپرسد که میتوانید با او چکی کار کنید یا خیر؟ در واقع شما در حال تصمیم گیری درباره این مشتری هستید.
نمونه‌هایی از تصمیم گیری در کسب و کار عبارتند از:
واگذاری: مدیرانی که همیشه از دست کارمندانشان شاکی هستند و میگویند که کارمندانشان هیچ توجهی به کاری که مدیر میگوید نمی‌کنند و فقط کار خودشان را انجام میدهند.
مدیری که میگوید هیچ کس مثل من نمیشود.
این داستان مدیرانی است که خودشان را از همه کارمندان بهتر میدانند و هر اتفاقی در مجموعه بیفتاد برای آن حرص میخورند. مدیرانی که همیشه از دست کارمندانشان شاکی هستند و میگویند که کارمندان کار خودشان را میکنند و به خواسته‌های مدیر بی توجه هستند.
در سیستم سازی چنین حرفی اشتباه محض است. چرا؟ پاسخ را در ویدئو زیر مشاهده کنید:
کار و تصمیم را به چه زمانی و به چه کسانی واگذار کنیم؟
شما باید کارهای تکراری با زمان کم(کاری که باید سریع انجام شود) را واگذار کنید. کارهایی که در طول روز زیاد آن را انجام میدهید و زمان کمی از شما می‌گیرند را بنویسید. این کارها را باید واگذار کنید.
برای واگذاری ما باید کارمان را به فردی بهتر از خودمان که تمرکزش روی آن کار باشد واگذار کنیم. اگر در مجموعه فردی ندارید که بهتر از خودتان باشد یعنی اشتباه در استخدام انجام داده‌اید.
بعضی از افراد برای نگه داشتن کارمندان دلسوزی به خرج میدهند. دلسوزی که منجر به ضربه زدن به کسب و کار شود در بیزینس حرفه‌ای معنی ندارد.
اگر در مورد فردی که در انجام مسئولیتهایش کوتاهی میکند دلسوزی کنید در واقع در حال ظلم به سایر افراد هستید و ممکن است که آینده کسب و کارتان را نیز به خطر بیاندازید و در خطر ورشکستگی قرار بگیرید.
اگر واقعا میخواهید در حق فردی که نسبت به انجام دادن کارهایش اهمال کاری میکند دلسوزی به خرج دهید او را اخراج کنید و حقوق چند سالش را به او بدهید. کاری که آقای جک ولش کرد.
او 300 شرکت را با کارمندانش بازخرید کرد و حقوقشان را پرداخت کرد. جک ولش اعلام کرد که به دنبال افراد معمولی نیست و این کار را به همین دلیل انجام داد.
یکی از مشکلاتی که در واگذاری کارها به پرسنل وجود دارد این است که مدیران نمیدانند چطور کارها را به پرسنل واگذار کنند. ما در آموزش واگذاری کارها روش واگذاری کارها به پرسنل را توضیح داده‌ایم.
آنچه در واگذاری کارها اهمیت دارد این است که شما کار را واگذار میکنید تا خودتان به کارهای مهمتر برسید و بتوانید درآمد بیشتری تولید کنید. اگر قرار است که پرسنل جذب کنید اما درآمدتان افزایش نیابد این واگذاری و جذب پرسنل اشتباه است.
95 درصد رشد کسب و کارهای دنیا به واسطه کارمندان عالی است.
چرا مدیران از واگذاری هراس دارند؟
استدلال‌هایی که افراد برای واگذار نکردن کارها معمولا به آن متوسل میشوند متفاوت است. مثلا در بخش خرید مدیر هراس دارد که اگر خرید را به کارمندان واگذار کند آنوقت کارمند قیمت خرید را متوجه میشود و با شناسایی تامین کننده به یک رقیب تبدیل خواهد شد. یا برای واگذاری کارهای بانکی ترس از سواستفاده مالی دارند. یا مدیرانی که فکر میکنند خودشان از همه بهتر هستند و کسی مانند آنها کار نمیکند.
با چنین تفکراتی نمیتوانید کارها را به سایر افراد واگذار کنید و به فکر توسعه و رشد کسب و کارتان باشید و باید همیشه برای خودتان کار کنید.
سیستم سازی: سیستم سازی یک مرحله بالاتر است. در سیستم سازی باید کار را به افراد ماهر واگذار کنید و از آنها گزارش عملکرد بگیرید. یعنی کار اصلی شما بررسی عملکرد پرسنل و وضعیت مالی کسب و کار بر مبنای شاخص‌های عددی است تا ببینید آیا اهداف شما تحقق می‌یابد یا خیر.
شعبه زدن یا فرانچایز نمونه‌ای از سیستم سازی است.
برای سیستم سازی لازم است پرسنل عالی جذب کنید، روش انجام کار را به آنها آموزش دهید و با تعریف کردن شاخص‌های عددی، عملکرد پرسنل را بررسی کنید و به آنها بازخورد دهید.
مدیران زیادی هستند که در طول روز آنقدر مشغول کار کردن هستند که فرصت فکر کردن درباره رشد کسب و کارشان را ندارند. با لیست کردن کارهای روزانه و فکر کردن درباره روش درست واگذاری کارها به دیگران میتوانید زمانتان را آزاد کنید و روی رشد و توسعه بیزینستان متمرکز شوید.
اگر به مشاوره نیاز دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
