نتایج سیستم سازی در فروشگاه عینک

هر فردی که فعالیت اقتصادی انجام میدهد هدف اصلی مجموعه اش کسب درآمد است. من از اول خرداد 1399 سیستم سازی را با کمک آقای پاشا و تیم بازاریابی پاشا آغاز کردم و فرآیندها را تعریف کردیم و حدود 4 تا 5 ماه زمان صرف شد تا زمانی که کار را به جایی برسانیم که بگوییم سیستم سازی در مجموعه ما اجرا شد.
از ابتدای سال 99 کرونا خیلی بازار را تحت تاثیر قرار داد و ما همه فکر میکردیم که سال 99 سال جذابی برای ما نخواهد بود. فروردین و مرداد ماه بازار تقریبا به خاطر قرنطینه کرونا تعطیل بود. ما تا قبل اسفند 98 شرایط عادی را داشتیم. اما با این وجود من رشد 270 درصدی را در سال 99 نسبت به سال 98 تجربه کردم و عامل اصلی این 270 درصد افزایش هم سیستم سازی میدانم.

به این دلیل که اینقدر وقت من کم بود که فرصتی نداشتم به توسعه بیاندیشم. اینقدر خسته بودم که هر کاری که برای توسعه نیاز بود را همیشه به تعویق میانداختم.

کاهش زمان کاری و افزایش درآمد دو دستاورد مهم در فروشگاه عینک حجازی

یکی از کارهایی که من 5 سال به تعویق انداختم به این دلیل که ذهن و وقتم آزاد نبود که بتوانم به صورت متمرکز به آن پردازم. این نمودار 1400 نسبت به 1399 تا آبان ماه را نشان میدهد که رشد ما را با اجرای سیستم سازی نشان می‌دهد. ما تقریبا تمام ماه‌هایی که در امسال داشتیم رشد از 370 درصد در فرودین ماه تا حدود 40 درصد در مهرماه بود که هر ماه با رشد مواجه بودیم.

قسمت مهم تر وقت من بود. تایمی که لازم بود من در مغازه مشغول کار باشم 86 درصد کم شد. در حال حاضر کاری که نیاز هست من در مغازه برای عینک سازی حضور داشته باشم به 2 ساعت تغییر کرد.
من یک برند به نام چشمان را ثبت کردم که دامنه آن را 5 سال پیش خریداری کردم اما فرصت نمیشد که روی راه اندازی سایت متمرکز شوم. 5 سال من دامنه را بدون اینکه کاری برای آن انجام دهم تمدید میکردم. در حالیکه از شروع سیستم سازی با آزاد شدن وقتم، از فرودین امسال به صورت تمام وقت متمرکز شدیم و در شرایط کرونا توانستیم کاری که 5 سال به تاخیر انداختیم را در 7 ماه به طور کامل به سرانجام برسانیم و این سایت را رونمایی کردیم.

در فرآیند سیستم سازی فروشگاه عینک حجازی ما چه کردیم؟

سیستم سازی سه رکن اصلی دارد:
فرآیندها: اولین قسمت سیستم سازی و اولین چیزی که با آن مواجه میشویم فرآیندهاست. زیرا تمام فرآیندهایی که در مجموعه ما انجام میشود باید به صورت ریز ثبت و روی کاغذ نوشته شود. من طبق تجربه فکر میکنم این مرحله اولین مرحله سیستم سازی است و چون اولین مرحله است اکثر افراد در همین مرحله متوقف میشوند. در حالی که اگر بتوانید این فرآیندها را ثبت کنید 50 درصد کار را در سیستم سازی کسب و کارتان به انجام رساندید.
نیروی انسانی و ابزارها دو رکن مهم دیگر در سیستم سازی هستند. من با یک مثال از این موارد یک دورنمایی از کاری که ما در عینک حجازی انجام دادیم را بیان می‌کنم.

فلوچارت فرآیندها از زمانی که مشتری وارد مغازه میشود تا زمانی که تحویل عینک، لنز یا معاینه چشم انجام می‌شود را روی کاغذ آوردیم.

یکی از چک لیست‌هایی که در فروشگاه استفاده می‌شود را در زیر میبیند. ما یک دستگاه تراشی داریم که عدسی‌های عینک را برش می‌دهد. این چک لیستی است که من خودم آن را آماده نکردم. بلکه کارمندی که با این دستگاه کار میکند آن را آماده کرده است. ما از زمانی که این چک لیست را درست کردیم چند بار بهبود دادیم.

یکی از اشتباهات پرتکرار ما در مجموعه این بود که ما بعضی وقتها عدسی چشم چپ و راست را اشتباه جا میزدیم. ما در این چک لیست قید کردیم که برای جا زدن عدسی روی عینک حتما اول چشم راست جاسازی شود و بعد چشم چپ. همین اتفاق باعث شد ما در طول یک سال بعد از تهیه این چک لیست حتی یک اشتباه هم در جا زدن عدسی پیش نیاید. این یک نمونه کوچک از بهبودی بود که چک لیست در کسب و کار ما به وجود آورد.

چک لیست تراش عدسی در فروشگاه عینک حجازی

قسمت دوم لیست کارهای یکی از همکاران من است که دو ستون دارد که شامل همکار اصلی و همکار جایگزین می‌باشد. ما این کارها را مثل توپ‌های مختلف در نظر گرفتیم که لازم است هر توپ را به تناسب آن به کسی اختصاص دهیم. ما کارها را به افراد مختلف اختصاص دادیم.

تناوب انجام و کارهای پرتکرار بسیار مهم هستند. حتما سعی کنید اولین کاری که انجام میدهد تعیین کارهای پرتکرار و واگذاری آن به افراد باشد. کاری که پر تکرار است و میزان اهمیت آن بالاست اولین کاری است که حتما باید اختصاص پیدا کند.
من زمانی را صرف آموزش نیروی انسانی میکنم و با همین آموزش توانستیم سطح تعداد عدسی‌های برندمان را که بالای یک میلیون تومان هست را تقریبا به صورت چند برابر افزایش دهیم. فقط با آموزش اینکه پرسنل یاد بگیرند که چطور به مشتری مشاوره کامل دهند. منشور اخلاقی را نیز تدوین و قاب کردم و در فروشگاه قرار دادم. تمام بندها را تمام کارکنان می‌دانند.
من ابزارهایی که در کار نیاز هست را به دو مدل طبقه بندی کردم. ابزارهایی عمومی مثل سیستم حسابداری. یکی از ابزارهای عمومی که در کسب و کار به من خیلی کمک کرد بارکدی بود که روی قیمت و موجودی انبار گذاشتیم. با وجود این بارکد، موجودی و قیمت هر لحظه در کنترل ما هست. یک ابزار تخصصی داریم که برای هر کسب و کاری منحصر به فرد است.
مثالی که خیلی‌ها میزنند این است که میگویند یک کاری هست که هیچکی غیر از ما نمی تواند آن را انجام دهد. مثلا در کار فروشگاه من دستگاه اندازه گیری کانون عدسی بود که هیچکس نیمتوانست به دقت من با آن کار کند. چند بار خواستم آن را به دیگران واگذار کنم اما موفق نشدم. برای حل این مشکل من یک دستگاه دیجیتال خریدم که هم دقتش از من بیشتر است و هم هرکسی میتواند با آن کار کند و به این ترتیب توانستم این کار را نیز واگذار کنم.

سخن پایانی:

مسلما هر گره ای که در کسب و کار وجود داشته باشد یک راه حل برای آن پیدا خواهد شد مگر اینکه آن گره مربوط به خلاقیت باشد که چه بهتر از اینکه شما وقتتان را برای انجام کارهای خلاقانه بگذارید.
دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک برای کمک به صاحبین کسب و کارهای کوچک و متوسط برای سیستم‌مند کردن مجموعه‌هایشان تهیه شده است. این دوره دارای پشتیبانی است و هنگام بروز مشکل برای پشتیبانی می‌توانید از کمک کارشناسان بازاریابی پاشا استفاده کنید.