یکی از سخت‌ترین کارها در مدیریت یک مجموعه، اخراج پرسنل است. اخراج پروسه‌ای دردناک در درجه اول برای کارمندان و بعد مدیران تلقی می‌شود.
حتی برخی بر این باورند که فشار روحی ناشی از اخراج مانند فشاری است که یک فرد با از دست دادن یکی از عزیزانش تجربه میکند. بنابراین باید فرایند اخراج را طوری برنامه ریزی کنید که کارمند واکنش مناسبی در برابر اخراج داشته باشد.
این مسئله باید با کمترین میزان تنش بین پرسنل و مدیر و در زمان و مکان مناسبی انجام شود. طوریکه هم شان پرسنل حفظ شود و هم مدیر.
برای اینکه بتوانید اخراج را به بهترین روش انجام دهید باید تمامی گام‌های قبل از اخراج را پشت سر گذاشته باشید تا با خیالی آسوده وارد مرحله اخراج شوید. شما زمانی میتوانید اخراج را به بهترین نحو انجام دهید که تمام تلاشتان را برای قرار دادن کارمندان در یک چارچوب (همسو سازی پرسنل) کرده باشید.
چه کارمندانی را باید اخراج کنیم؟
اخراج آخرین راه حل در مواجه با کارمندی است که نمی‌توانید او را در چارچوب بیاورید. هزینه‌های اخراج و استخدام یک فرد قابل توجه است. بعلاوه مدیری که اصول مدیریت را بشناسد میداند که باید فرآیند استخدام را به درستی انجام دهد و برای حفظ و رشد پرسنل تلاش کند و اخراج کمتری را در پرونده کاریش به جا میگذارد. اما برخی از کارمندان را نمیتوان حفظ کرد. کسانی که:
رفتارهایی خارج از چارچوب دارند
بعضی از کارمندان چارچوب و قوانین یک مجموعه را رعایت نمی‌کنند و طبق الگوهای رفتاری خودشان در مجموعه رفتار می‌کنند.
یکی از دلایل عمده این اتفاق این است که منشور اخلاقی و چارچوب برای کارمند تعریف نشده و او همانطور که خودش میداند برخورد میکند. برای پیشگیری از این مسئله منشور اخلاقی را در مجموعه نصب کنید. قوانین مجموعه را نیز مشخص و در قالب دستور العمل در اختیار آنها قرار دهید.
از کارمندان بخواهید که طبق چارچوب سازمان شما رفتار کنند. اگر این کار را نکردند به آنها تذکر دهید. تا سه بار این کار را انجام دهید طوریکه یکبار آن کتبی باشد. در صورتی که باز طبق اصول خودش پیش رفت، چنین کارمندی مناسب کار کردن با شما نیست و میتوانید با او خداحافظی کنید.
کارمندهایی که مناسب جایگاه شغلی‌شان نیستد
هر فردی با توجه به ویژگی‌های شخصیتی که دارد رفتار متفاوتی از خودش بروز میدهد. طبق اصول درست استخدام زمان گزینش یک فرد باید تیپ شخصیتی او نیز بررسی شود. تیپ شخصیتی افراد با متدهای متفاوت از جمله DISK و MBTI و .. قابل تشخیص است.
تیپ‌های شخصیتی هر فردی مناسب کار کردن در برخی از جایگاه‌های شغلی که با روحیاتش مناسب است می‌باشد. مثلا طبق متد دیسک افرادی با تیپ شخصیتی D افرادی تسلط گرا هستند و تابع بودن برای این افراد در محیط کاری دشوار است. طبیعتا این فرد اگر نتواند در جایگاه شغلی مناسبش قرار بگیرد زمان زیادی در آن شغل نمی‌ماند و حتی مشکل نیز به وجود می‌آورد.
اگر در کسب و کارتان چنین افرادی را دارید و کارمندان قابلی هستند و این فرصت وجود دارد که آنها را در جایگاه شغلی متناسب با روحیاتشان قرار دارید این کار را انجام دهید. در غیر اینصورت بهتر است که با آنها خداحافظی کنید.
ایجاد هرج و مرج در محیط کاری
بعضی از پرسنل در محیط کاری برای سایر افراد مزاحمت ایجاد می‌کنند و نه تنها کارشان را به درستی انجام نمی‌دهند بلکه مانع آرامش و درست کار کردن دیگران هم می‌شوند. حتی برخی از آنها خشونت را نیز در کار وارد می‌کنند و با مشتریان یا سایر پرسنل بد رفتاری می‌کنند.
اگر نتوانستید این افراد را با وضع قانون و تذکر در چارچوب قرار دهید برای حفظ آرامش خودتان و سایر پرسنل آنها را اخراج کنید.
محل کار شما محیطی نیست که بخواهید افراد را در آن تربیت کنید یا آنها را اصطلاحا به راه راست هدایت کنید. برخی از افراد واقعا ناسالم هستند و نباید این ریسک را بپذیرید که آنها را در محل کارتان نگه دارید تا اصلاح شوند.
رفتارهایی مثل مصرف مواد مخدر، ناهنجاریهای اخلاقی، سرقت و سوء استفاده، خسارت به اموال شرکت جزو این موارد هستند که به محض بروز آنها توسط کارمند باید برای اخراج آن کارمند از محیط کاریتان اقدام کنید.
کارمندانی که کارایی ندارند و کم کار هستند
اغلب چنین کارمندانی در محیط کاری وجود دارند. آنهایی که عملکرد شغلی ضعیفی دارند و نقشی در رشد شرکت ندارند. در این موارد بهتر است که ابتدا با کارمند صحبت کنید، از دلایلش بپرسید و اگر امکان اصلاح وجود داشت به آنها فرصت بدهید تا خودشان را اصلاح کنند.
بی انگیزگی یکی از دلایل این سبک کار کردن است. برای ایجاد انگیزه در پرسنل راهکاریهایی وجود دارد. برای مطالعه در این مورد اینجا کلیک کنید.
غیبت یا مرخصی طولانی
مدت زمانی که کارمندان می‌توانند مرخصی بگیرند در قانون کار مشخص شده است. با این حال برخی از کسب و کارها شرایط کاری خاصی دارند و تعطیلات یا مرخصی‌هایشان روال متفاوتی دارد.
اما این مسئله به این معنی نیست که میتوانید قوانین کاری را نادیده بگیرید. بلکه باید با کارمند بر سر این مسئله توافق کنید و بخش مالی آن را جبران نمایید. داشتن قرارداد کاری جزو الزامات کار کردن با پرسنل است.
شاخص برد فورد برای تعیین میزان مرخصی کارمندان وجود دارد که به شما کمک میکند تا رفتار نرمال در مرخصی گرفتن را شناسایی کنید.
چه زمانی باید کارمند را اخراج کنیم؟
بسیاری از مدیران در برابر اخراج کارمندان مقاومت می‌کنند. آنها با کارمندان ناکارآمد مدارا می‌کنند و دلایلی که برای این کار دارند بسیار عجیب است. استدلال‌هایی مانند اینکه پیدا کردن کارمند و آموزشش سخت است، شاید فرد بدتری گیرم بیاید، ترس از شکایت کردن کارمندان و … .
علت چنین اتفاقاتی این است که مدیر نسبت به ضرر وجود کارمند نامناسب در مجموعه آگاه نیست. منظور ما از کارمند نامناسب فردی است که در آن مجموعه کارآمد نیست و میتواند در یک مجموعه دیگر مفید باشد.
نگاه داشتن چنین کارمندانی نه تنها به مجموعه شما ضرر می‌زند بلکه باعث می‌شود تا او هم نتواند فرد مفیدی باشد و به رشد خودش بپردازد.
دارن‌هاردی در کتاب قطار سرعت به سوی ثروت می‌گوید که کارمند بد تا 15 برابر حقوقش به سازمان ضربه می‌زند. 15 برابر حقوقش!!!
این عدد واقعا قابل توجه است یعنی شما با نگه داشتن یک کارمند ناکارآمد سرعت رشد مجموعه را تا 15 برابر کم کرده‌اید.
بهترین روش برای اخراج کارمند و خداحافظی چیست؟
روش اخراج کارکنان را باید به درستی انجام دهید تا هم خودتان خیالی آسوده داشته باشید هم به کارمند ضربه نزنید. بهترین نحوه اخراج کارمند و آنچه در رابطه با اخراج یک کارمند مهم است این است که شما تمامی اقدامات قبل از اخراج را انجام داده باشید.
قبل از اینکه به فکر اخراج باشید باید به کارمندان به خاطر رفتار یا کار نادرستشان تذکر دهید. با آنها جلسه بگذارید و درباره مشکل صحبت کنید و بگویید که انتظار شما چیست و چارچوب‌هایتان را برایش شرح دهید. به آنها فرصت دهید تا در چارچوب شما قرار بگیرند و بر آنها نظارت داشته باشید.
اگر تا سه بار به کارمندان تذکر دادید اما نسبت به آن بی توجه بودند و اقدامات اصلاحی را انجام ندادند میتوانید برای اخراج آنها اقدام کنید.
گام‌هایی که برای اخراج پرسنل باید پشت سر بگذارید:
برای اینکه فرآیند اخراج را کوتاه و سریع انجام دهید باید اقدامات زیر را انجام دهید:
1- مکان و زمان اخراج کارمند را از قبل مشخص کنید
به او اطلاع دهید که موضوع جلسه چیست. برای تعدیل نیرو جلسه را در محلی برگزار کنید که کارمند دیگری حضور نداشته باشد و اگر بتوانید این کار را خارج از تایم کاریتان انجام دهید خیلی بهتر است. زیرا به کارمند اخراج شده این فرصت را میدهید تا دور از چشم سایر کارمندان وسایلش را جمع کند و برای ترک محیط کار اقدام نماید.
2- صحبت‌هایتان را از قبل مشخص کنید
در کمال آرامش تلاش‌هایتان را برای اینکه کارمند مورد نظر را حفظ کنید برایش توضیح دهید و به او بگویید از اینکه قرار است با او خداحافظی کنید نارحت هستید و دوست داشتید که میتوانستید با هم همکاری داشته باشید.
اما این امکان فراهم نشد. همه این صحبت‌ها را با قطعیت انجام دهید جوری که کارمند متوجه شود که دیگر شانسی برای بازگشت وجود ندارد.
3- احساساتتان را مدیریت کنید
قرار نیست که صحنه دراماتیک خلق کنید. درست است که جلسه خداحافظی تلخ است اما این دلیل نمی‌شود که بخواهید وارد فضایی سنگین احساسی شوید. خودتان را مدیریت کنید و برای مدیریت پرسنل میتوانید از حضور یک مدیر منابع انسانی یا مدیر میانی برای مدیریت احساسات پرسنل کمک بگیرید. بعلاوه حضور فرد دیگری در جلسه امکان درگیری یا دعوا را کاهش میدهد.
4- مسئله را شخصی نکنید
مسئله را از دید کسب و کارتان نگاه کنید. کسب و کار شما یک شخص حقوقی است که شما باید از او محافظت کنید همانطور که از کودک مراقبت می‌کنید.
حفظ و رشد کسب و کارتان به تصمیم‌های درست شما بستگی دارد و این زمانی محقق می‌شود که شما نگاه دلسوزانه را نسبت به کسب و کارتان داشته باشید. به کارمند بگویید که این به صلاح کسب و کارتان و خود اوست که با او خداحافظی کنید.
دلایل اخراج کارمندان و تلاش‌هایتان برای تغییر شرایط را برایشان کوتاه توضیح دهید تا برایش یادآوری شود که شما خصومت یا دشمنی با او ندارید و برای حفظ او نیز تلاش کردید و به او بگویید که دنبال اخراج بی دلیل کارمندان نیستید زیرا این کار برای شما نیز هزینه‌هایی دارد.
به کارمندان توهین و برای رفتارش او را سرزنش نکنید. این کارمند برای کار کردن در محیط کاری شما مناسب نیست و به این معنی نیست که کلا فرد مناسبی نیست. پس با احترام و حفظ شخصیت افراد با آنها خداحافظی کنید تا آخرین دیدارتان با حس بد نباشد.
5- جلسه را کش ندهید
فرآیند خداحافظی نباید طولانی شود زیرا به حاشیه کشیده خواهد شد. زمان 10 تا 15 دقیقه‌ای برای یک خداحافظی کاری مناسب است. برای جلوگیری از طولانی شدن جلسه میتوانید یک جلسه بعد از این جلسه در نظر بگیرید تا مجبور شوید جلسه اخراج را زودتر به پایان برسانید.
6- از کارمندان اطلاعات یا وسایل را تحویل بگیرید
هر کارمند اطلاعاتی نظیر رمز عبور، داده‌های شرکت یا برخی از کالاهای فیزیکی را در اختیار دارد که باید زمان خداحافظی به شما تحویل دهد. تمامی موارد را تحویل بگیرید و رسید امضا کنید.
بعد از تحویل مواردی مثل رمز عبور آنها را تغییر دهید تا مشکلی پیش نیاید. نمونه‌ای از فرم تسویه حساب با کارمند را میتوانید در ادامه دانلود کنید.
بهترین زمان برای اخراج کارمند وقتی است که کارمند بازدهی لازم را در کسب و کار شما نداشته باشد و پس از جلسات متعدد نتوانسته باشید او را با اهداف و قوانین شرکت همسو کنید. قبل از اخراج کارمندان حتما به آنها مواردی که از نظر شما مناسب نیست را متذکر شوید و قانون اخراج کارمندان را در قانون کار مطالعه کنید.
نمونه فرم تسویه حساب با کارمند اخراج شدههزینه اخراج و جذب کارمند جدید بالاست و تا جایی که میتوانید تلاش کنید تا کارمندهای فعلی را ارتقا دهید و آنها را در چارچوب کاریتان نگه دارید. استفاده از حضور کوچ در کسب و کار میتواند به شما کمک کند تا پرسنل را رهبری و به رشد آنها در کنار رشد کسب و کارتان کمک کنید.
در صورتی که مجبور شدید با یک کارمند خداحافظی کنید اصول اخراج کارمند را که پیشتر بیان کردیم به خاطر بیاورید. جلسه‌ای 10 تا 15 دقیقه‌ای با او در نظر بگیرید و ضمن تشکر از تلاش‌هایش با حفظ احترام با او خداحافظی کنید.
کلیه اطلاعات یا اجناسی که در تملک او بودند تحویل بگیرید و به او فرصت دهید تا در محیطی آرام و بدور از چشم سایر کارمندان وسایلش را جمع و محیط کاری را ترک کند. اگر سوال یا تجربه‌ای از اخراج کارمند دارید خوشحال می‌شویم آن را با ما در میان بگذارید.