سیستم سازی شامل مجموعه فعالیت‌هایی است که برای خودکار سازی یک کسب و کار انجام می‌شود. با سیستم سازی میتوانید کسب و کاری مستقل داشته باشید که بدون حضور شما به فعالیت ادامه میدهد.
آرزوی بسیاری از مدیران این است که با خیال راحت از کسب و کارشان فاصله بگیرند بدون اینکه دغدغه حیات کسب و کارشان را داشته باشند. در این مقاله به آموزش رایگان سیستم سازی و آنچه در این مسیر به آن نیاز دارید خواهیم پرداخت.
در مسیر سیستم سازی باید در مرحله اول تنها عملگرا باشید. بسیاری از افراد در همان بدو عمل به دنبال نتیجه می‌گردند در صورتی که سیستم سازی کاری زمان بر است و باید این فرصت را برای خودتان و کارمندان ایجاد کنید که آن را بپذیرند و اجرا کنند.
سیستمند کردن ارزش تلاش کردن دارد اگرچه مخالفت‌های زیادی را نیز به همراه خواهد داشت. مقاومت مدیران و کارمندان برای پذیرش سیستم سازی بسیار رایج است.
کارمندان تصور می‌کنند ممکن است موقعیتشان به خطر بیافتد و مدیران نیز ترس اجرای آن را دارند. بسیاری از کسب و کارهای بزرگ و متوسط که توانستند رشد کنند و شعبات مختلف ایجاد نمایند تنها با سیستم سازی موفق به انجام این کار شدند.
صاحبان کسب و کارهای کوچک نیز با سیستم سازی می‌توانند کسب و کار خود را ساماندهی نمایند. در سیستم سازی با هر مشکل که مواجه شدید به خودتان یادآوری کنید:
حتما روش یا سیستمی برای حل مشکل وجود دارد
بنابراین در سیستمند شدن باید روی ماموریتتان که سیستم سازی است، متمرکز شوید. روی هدفتان و اینکه با سیستم سازی کسب و کاری مستقل خواهید داشت، تمرکز کنید.
گام نخست در سیستم سازی: بخش‌های مختلف کسب و کارتان را مشخص و آن را نامگذاری کنید
کسب و کار شما از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. ابتدا ممکن است نسبت به این مسئله بی توجه باشید اما وقتی روی بیزینس خود تمرکز کنید متوجه خواهید شد اگر چه همه چیز به نظر منسجم میرسد اما بخش‌های مختلفی در بطن آن وجود دارد.
توجه داشته باشید که این بخش بندی را با افق دید بزرگ انجام دهید. یعنی تصور کنید که کسب و کارتان گسترش پیدا خواهد کرد، تعداد کارمندان افزایش می‌یابد و به این بخش‌ها نیاز دارد.
برای پیاده سازی سیستم سازی باید بیزینستان را در مقیاس بزرگ تصور کنید و بستر رشد آن را فراهم کنید. در واقع سیستم سازی آماده سازی و ایجاد بستر مناسب برای رشد کسب و کار است.
پس لازم است که ریز فعالیت‌ها را لیست و آنها را یادداشت کنید. بعد بررسی کنید و ببیند که هر کدام در چه دسته ای قرار می‌گیرد. این بخش‌ها را مشخص کنید.
گام دوم در سیستم سازی: روند(جریان flow) انجام یک کار را بنویسید
حال برای هر کدام از کارهایی که در مجموعه انجام میدهد روند ارائه خدمات یا انجام آن کار را بنویسید. شاید بتوان گفت این بخش کار سختی است که برخی از افراد نسبت به انجام آن مقاومت می‌کنند.
مثلا در فروش تلفنی کارهایی که انجام میدهید تا یک مشتری یک خدمت را به صورت کامل دریافت نمایید، یادداشت کنید. این لیست یک فهرست کنترل اصلی برای انجام این کار می‌باشد که قابلیت بهبود و اصلاح را دارد.
ممکن است نتوانید تمامی کارهایی که انجام میدهید در این لیست قرار دهید. بنابراین لازم است که در کنار آن یک چک لیست کمکی از کیفیت، فرآیندها یا سیاست‌ها و … داشته باشید.
مثال زیر فرآیند انجام برگزاری یک وبینار را نشان می دهد. ما در بازاریابی پاشا برای برگزاری وبینار از این چک لیست استفاده میکنیم.
گام سوم در سیستم سازی: چک لیست تهیه کنید
برای اینکه از کیفیت ارائه خدمات اطمینان حاصل کنید باید یک سیستم داشته باشید که در هر مرحله کیفیت خدمات یا محصولات ارائه شده را تضمین نماید. مهمترین اتفاقی که با تهیه چک لیست به آن دست می‌یابید حذف اشتباهات پرتکرار است.
حذف اشتباهات پرتکرار با تهیه چک لیست
حذف اشتباهات پرتکرار با تهیه چک لیستتنها راه برای اینکه اطمینان کنید کارها به درستی انجام می‌شود تهیه یک چک لیست است که طبق آن کیفیت عملکرد هر کاری بررسی شود. با وجود چک لیست صرفه جویی مالی و زمانی زیادی را در تجارتتان شاهد خواهید بود. فراموش کاری و خطا با وجود چک لیست در مجموعه به صفر میرسد.
چک لیست فرآیند آموزش تکراری را حذف می‌کند
آموزش نیروی جدید کاری زمانبر و هزینه بر است که بسیاری از مدیران را درگیر می‌کند. این مسئله به خصوص در کسب و کارهای متوسط و بزرگ که کارمندان زیادی را جذب می‌کنند، مشکل ساز است.
سیستم سازی فرآیند آموزش را ساده می‌کند. با مکتوب کردن روند انجام کار و تهیه چک لیست افراد جدید قادر هستند با این اطلاعات، کارشان را شروع کنند و شما درگیر فرآیند آموزش نشوید یا حداقل زمان کمی را صرف آن کنید.
چک لیست‌های روتین روزانه برای کارمندان تهیه کنید
چک لیست روزانه شامل لیست مسئولیت‌هایی است که یک کارمند در طول روز باید انجام دهد. با انجام این کار میتوانید اطمینان حاصل کنید که کارهایی که در طول روز تعریف می‌کنید انجام خواهند شد.
این لیست‌ها یک ابزار بسیار مناسب است تا کارمندان بدانند در طول روز چه کارهایی قرار است انجام دهند و می‌توانند با استفاده از آن عملکرد خودشان را نیز بررسی کنند. بعلاوه یک منبع بسیار خوب آموزشی برای کارمندان جدید است.
گام چهارم در آموزش رایگان سیستم سازی کسب و کار: تعریف سیاست‌های خاص برای پاسخگویی در شرایط خاص
معمولا فرآیندها و چک لیست‌هایی که نوشته می‌شوند برای انجام کارها در شرایط عادی است. اما ممکن است در شرایط خاص روند انجام برخی از کارها یا سلسله مراتب‌ها دستخوش تغییراتی شوند.
در این شرایط باید یک سیاست تعریف کنید که بتوانید آن را در موارد خاص اجرا نمایید. تنها فردی که حق اجرای این سیاست‌ها را دارد مدیریت است و کارمندان باید با او هماهنگ شوند.
نتیجه گیری:
آنچه که در سیستم سازی اهمیت دارد، استمرار در انجام کارهایی است که برای ورود به سیستم سازی انجام می‌شود. بسیاری از افراد در بدو امر پشیمان می‌شوند و سیستم سازی را کنار می‌گذارند.
اما افرادی که به اجرای آن پایبند هستند، رشد چند برابری را تجربه می‌کنند و به راحتی می‌توانند کسب و کارشان را گسترش دهند.
تعریف فرآیند انجام کار و تهیه چک لیست دو کار مهم در اجرای سیستم سازی هستند. فرآیند انجام کار، مراحل انجام یک کار به صورت گام به گام است و چک لیست شامل کارهایی است که باید انجام شوند.
چک لیست فرآیند انجام کار نیست. با این وجود اگر فرآیند انجام کاری وجود دارد که برای پیشگیری از خطا ضروری است می‌تواند تبدیل به چک لیست شود.
بسیاری از ما به دنبال آموزش رایگان سیستم سازی هستیم و منابع خوبی نیز پیدا میکنیم اما در اجرا با مشکلات زیادی مواجه می‌شویم. به همین منظور ما در بازاریابی پاشا دوره جامع سیستم سازی را تهیه کرده‌ایم. در این دوره علاوه بر دانش سیستم سازی، در اجرا نیز در کنار شما خواهیم بود تا بتوانید بیزینس خود را سیستماتیک کنید.
اگر برای سیستم سازی نیاز به مشاوره دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند یا مستقیما با شماره تماس زیر با ما در ارتباط باشید.
