بسیاری از افراد تصور می‌کنند با سیستم سازی همه چیز به صورت کنترل شده در خواهد آمد. بسیاری از افراد تصور می‌کنند سیستم سازی یعنی اینکه برای تک تک لحظه‌های کارکنانشان برنامه ریزی داشته باشند و آنها را محدود کنند. بر ریز فعالیت‌های کارکنان نظارت و برای آن پلن داشته باشند. اما سیستم سازی به این معنا نیست. دوره آموزشی سیستم سازی کسب و کار به شما کمک می‌کند سیستم سازی را به طور کامل درک و آن را در مجموعه خود اجرا کنید.
سیستم سازی یعنی ایجاد یک الگو برای انجام کار
سیستم سازی یعنی ایجاد یک الگو برای انجام کارهدف از سیستم سازی ایجاد کارایی و ارائه خدمات با کیفیت بهتر برای مشتریان و کارمندان است. سیستم سازی شامل مجموعه ای از فرایندها(SOP فرآیندهای عملیاتی استاندارد) و دستور‌العمل‌هایی است که نشان دهنده روش فعالیت کسب و کار شماست. SOP شامل دستور‌العمل‌هایی است که در آن روش انجام یک کار به صورت مکتوب بیان شده است.
فرآیندها معمولا در کسب و کارها وجود دارد اما ممکن است به صورت مکتوب در نیامده باشند و کارها تصادفی انجام شوند. همین مسئله باعث می‌شود که یک اشتباه بارها تکرار شود یا بهبودهایی که حاصل می‌شوند نادیده گرفته شوند و ارزیابی درستی از کسب و کار نداشته باشید.
ناهماهنگی و بی نظمی هزینه و زمان زیادی از شما می‌گیرد و دشمن درجه یک تجارت شماست. با وجود بی نظمی کارمندان در انجام یک کار بلاتکلیف هستند. شیوه ارائه خدمات به مشتریان متفاوت خواهد بود و آنها را سرگردان می‌کند. در واقع در این صورت مدیریت کسب و کار دشوار خواهد بود و مدیر، کارکنان و مشتریان همواره ناراضی خواهند بود زیرا نه خواسته‌ها مشخص است و نه روش درست انجام کارها.
سیستم سازی به شما اجازه بهبود فرآیندها یا مقیاس پذیر کردن کسب و کار را می‌دهد. بهبود فرآیندها یعنی تلاش کنید تا فرآیندها به بهترین روش و با صرف زمان و هزینه کم بهترین نتیجه را به همراه بیاورند. مقیاس پذیری کسب و کار به شما اجازه گسترش کسب و کار را می‌دهد. بالاترین حد مقیاس پذیری فرانچایز است که جز با خودکار سازی کسب و کار ممکن پذیر نیست.
سیستمند کردن کسب و کار به شما اجازه می‌دهد به جای تمرکز روی کار، بر نحوه عملکرد فعالیتها نظارت کنید و باعث افزایش کارایی شوید.
چطور بدانیم به دوره آموزشی سیستم سازی کسب و کار نیاز داریم یا خیر؟
برای اینکه ببینید چه زمانی برای سیستم سازی مناسب است باید چند نکته کلیدی را در نظر بگیرید. در ادامه با طرح چند پرسش به این سوال پاسخ می‌دهیم:
به دنبال جذب نیروی جدید هستید
به دنبال جذب نیروی جدید هستیدیعنی فعالیت‌هایی قرار است که از شما یا یکی از اعضای تیم شما گرفته و به یک فرد جدید تفویض شود. یا ممکن است که یک بخش جدید اضافه و به دنبال جذب نیروی برای آن هستید. برای انجام چنین کاری باید ببینید که این افراد چه کاری باید انجام دهند و ابزارهایی که برای کار نیاز دارند چیست.
اگر قصد گسترش یک تیم را دارید
با گسترش یک تیم باید مراقب باشید که حجم کار به درستی بین کارکنان توزیع شود و این مسئله را مدیریت کنید. زمانی که یک فرد را استخدام می‌کنید ابتدا نقش او را تعریف و فرآیند و رویه‌هایی که اطلاعات دقیق از شرح فعالیت‌های آن را نشان می‌دهد را مشخص کنید. با سیستم سازی کسب و کار درست نیازی به صرف زمان زیاد برای آموزش کارکنان نیست و با وجود چک لیست‌ها کارها در زمان سریعتری یاد گرفته می‌شوند. تهیه چک لیست در فرآیند سیستم سازی بسیار مهم است و یکی از بخش های اصلی در سیستم سازی به شمار می رود.
چنانچه تجارت شما در حال بزرگ شدن است شما به سیستم سازی نیاز دارید
اگر کیفیت خدماتی که ارائه می‌دهید بالا باشد کسب و کارتان بزرگ می‌شود. این مسئله باعث افزایش حجم کاری خواهد شد و کیفیت خدماتی که ارائه می‌کنید را تحت تاثیر قرار خواهد داد. برای پیشگیری از بروز چنین مشکلی لازم است که ابتدا سیستم سازی را انجام دهید تا با گسترش کسب و کار مشکلی پیش نیاید.
اگر بخشی از کارهای خود را برون سپاری می‌کنید
برخی از کسب و کارها بنا به دلایل مختلف کارهای خود را برون سپاری می‌کنند. اگر نتوانید به صورت دقیق خواسته‌های خود را در جریان برون سپاری مشخص و بیان کنید، بازگشت سرمایه آنگونه که انتظار دارید، نخواهد بود.
دوره آموزشی سیستم سازی کسب و کار را تهیه کنید و مجموعه خود را سیستمند نمایید.
آیا به دنبال این هستید که زمان آزاد بیشتری در اختیار داشته باشید
بسیاری از صاحبین کسب و کار ساعات زیادی را درگیر کار هستند و نمی توانند بین کار/زندگی تعادل ایجاد کنند. برای ایجاد این تعادل نیاز است که سیستم سازی را در کسب و کار خود اجرا کنید و زمان آزاد بیشتری برای خود فراهم کنید. در دوره آموزشی سیستم سازی کسب و کار ما به صورت کامل سیستم سازی را تشریح و روش اجرای آن را در کسب و کارتان بیان خواهیم کرد. پشتیبانان ما برای اجرای سیستم سازی در کنار شما خواهند بود و می‌توانید سوالات خود را با ما در میان بگذارید.
سیستم سازی کسب و کار مزایای زیادی دارد:
فعالیت‌های ناهماهنگ و ناسازگار باعث بروز خطا و اشتباه خواهد شد و تجارت شما را با مشکل مواجه می‌کند. سیستمند شدن کسب و کار، باعث می‌شود که فعالیت‌های روزانه شما تنظیم و ثبات را تجربه کنید.
وقتی کارهای روزانه به صورت سیستمی در بیاید میتوان اطمینان حاصل کرد که کارکنان الگوهای ثابتی برای انجام کار دارند. وجود الگوهای مشخص باعث می‌شود که کارها با اطمینان و به درستی انجام شود. کارهای مهم مشخص و اولویت انجام با این کارها خواهد بود.
نتیجه گیری
اگر به دنبال گسترش کسب و کارتان هستید و می‌خواهید این کار را به درستی و اصولی انجام دهید، بهتر است ابتدا سیستم سازی را پیاده سازی کنید. سیستم سازی کمک می‌کند که فرآیندها را تعریف و روند انجام کارها را مشخص کنید. زمانیکه شیوه انجام کارها مشخص باشد به راحتی می‌توانید افراد مناسب را برای این کار جذب کنید، آموزش دهید و تجارتتان را گسترش دهید. دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک به شما کمک می‌کند که تجارتتان را به صورت خودکار در بیاورید و به رشد و توسعه آن کمک نمایید.ل
