سیستم سازی حقوقی در دنیایی که عدم آگاهی کافی از قانون می‌تواند حیات کسب و کار را به خطر اندازد، بسیار ضروری به نظر می‌رسد. هر فردی برای راه اندازی کسب و کار نه تنها سرمایه مادی خود را تحت ریسک قرار داده است، بلکه سرمایه‌های معنوی همچون زمان و اعتبار خود را نیز صرف میکند.
سیستم سازی حقوقی با استقرار یک سیستم حقوقی خودکار، به آنالیز و بررسی داده‌ها از دید قانونی می‌پردازد و می‌تواند به خوبی چالش‌های قانونی پیش روی کسب و کارها را شناسایی و به حداقل برساند.
مزایای سیستم سازی حقوقی در کسب و کارهای کوچک
مدیران آگاه کسب و کارهای کوچک به دنبال رشد و توسعه هستند و در همین راستا به خوبی می‌دانند کسب و کارشان هر چقدر بزرگتر شود احتمال درگیری با مسائل قانونی بیشتر خواهد بود. سیستم سازی حقوقی کسب و کارهای کوچک در راستای طراحی پلن حقوقی حرفه‌ای برای رشد و توسعه کسب و کارها است.
البته می‌بینیم در شروع یک کسب و کار، نیز آشنایی با قوانین برای کسب و کارها لازم است. اما نیاز به سیستم حقوقی در ادامه کار، یعنی در زمانی که مدیران به دنبال رشد هستند، بیشتر نیاز است.
مدیران برای رشد و توسعه کسب و کارها نیازمند برندسازی می‌باشند تا به وسیله شناخته شدن و تبلیغات متنوع بتوانند کار خود را توسعه دهند و هر روز مشتریان بیشتری را جذب نمایند. برند سازی به خاطر مسائلی همچون قوانین کپی رایت ساز باید فرآیندها و سازکارهای مخصوص به خود را طی کند. هم اکنون نیز موسسات تخصصی وجود دارند که کار ثبت برند را انجام می دهند. آشنایی با مواردی که شامل قوانینی مانند کپی رایت می‌شوند و یا استثنا هستند بسیار کمک کننده است.
توجه به قوانین تجارت نیز مهم است. زیرا با افزایش مشتریان برای رشد و توسعه باید قراردادهای بیشتری بسته شود. قراردادها چه خارجی و چه داخلی حاوی بندها و جملاتی هستند که میتوانند در زمان اجرا و یا در زمان اختلاف سرمایه یک کسب را هدر دهند و یا حتی سالیان طولانی کسب و کارها را درگیر دادگاه و جلسات طاقت فرسا نمایند. در سیستم سازی حقوقی برای تنظیم قراردادها یک چارچوب مشخصی در نظر گرفته می شود و با توجه به نیاز تغییرات جزئی در آنها اعمال می شود. این قراردادهای از پیش تنظیم شده به طور موثری از مشکلات احتمالی آینده پیشگیری می کند.
سیستم سازی حقوقی به مدیریت بخش فروش و منابع انسانی کمک می کند
از سوی دیگر هنگام فروش بیشتر، با مسائل مالیاتی مواجه خواهید شد. اگر از قوانین مالیاتی شناخت کافی در مجموعه وجود نداشته باشد و سیستم سازی حقوقی به درستی در کسب و کارهای کوچک پیاده و اجرا نشود، منجر به بروز مشکلات زیادی خواهد شد.
همچنین در این میان نمی توان این حقیقت را نادیده گرفت که توسعه کار با افزایش تعداد نیروهای کار همراه می‌باشد. هرچه قدر نیروی کار بیشتر شود احتمال اختلاف بین کارفرما و کارگر افزایش خواهد یافت. مدیران و پرسنل درگیر حواشی کار خواهند شد و این اختلافات مانع رشد مجموعه خواهد شد. تنظیم قرارداد برای استخدام، نگهداری و اخراج کارکنان باعث پیشگیری از بروز اختلاف و حل تعارض بین مدیران و کارمندان خواهد شد. تمامی این موارد نمونه‌هایی ساده از لزوم استقرار یک سیستم حقوقی درست در کسب و کارها می‌باشند.
ویژگی های سیستم سازی حقوقی
باید پذیرفت بسیاری از کسب و کارهای کوچک آشنایی کافی با سیستم سازی حقوقی درست ندارند و نسبت به آن بی توجه هستند. آگاهی از مشخصات یک سیستم حقوقی که منجر به رشد و توسعه کسب و کارهای کوچک و متوسط می شود، برای مدیران مفید است.
برخی از مدیران به هزینه چنین سیستمی می‌اندیشند و تصمیم میگیرند به جای استقرار آن، در مواقعی که با مشکل مواجه می‌شوند به سراغ متخصصین بروند. این در حالی است که هنگام رشد مجموعه و با گسترش کار، با مسائل قانونی بیشتری مواجه میشوید. مسائلی که میتوانند مانع رشد کسب و کارها شوند. پرونده‌هایی که حتی میتوانند در فعالیت مجموعه وقفه ایجاد نمایند.
باید توجه کرد هم ارجاع کار به متخصص در زمان بروز مشکل بار مالی زیادی برای مجموعه دارد و هم هزینه زمانی که باید صرف رفع مشکل شود بیشتر است. پیشگیری همیشه ارزانتر، مفیدتر، موثرتر و بهتر از درمان است.
باید توجه نمود سیستم سازی حقوقی موثر باید در پیشگیری از طرح دعاوی مختلف موفق عمل نماید. در این سیستم باید تمامی ورودی‌ها ثبت شوند و تمامی قوانین مربوطه که میتوانند کسب و کار را درگیر دعاوی حقوقی و کیفری نمایند در دسترس باشند تا بتوان تمامی اقدامات پیشگیرانه را اعمال نمود. به این ترتیب دعاوی به حداقل می‌رسند.
سیستم سازی حقوقی درست، به خودکار شدن تمامی اقدامات از لحاظ قانونی کمک می‌نماید. زیرا اگر داده‌ها به صورت خودکار آنالیز نشوند، نمی توان مطمئن شد سیستم از لحاظ قانونی حداقل درگیری را داشته باشد.
امروزه نرم افزارهایی وجود دارند که امکان مدیریت دعاوی کیفری و حقوقی را فراهم آورده اند. نرم افزار‌ها با مجهز بودن به یادآوری‌ها، گزارشات، نمودارها و امکان ثبت مراحل، نتیجه و… هم میتوانند کمک کنند دعاوی مجموعه علیه دیگر افراد و سازمان‌ها مدیریت شود و هم دعاوی دیگران علیه مجموعه تحت نظر باشند.
جمع بندی
سیستم سازی حقوقی کمک می کند که مشکلات حقوقی در یک بیزینس به حداقل برسد. این سیستم باید جامع و متناسب با نوع کسب و کار تدوین شود. سیستم سازی حقوقی فقط برای کسب و کارهای بزرگ نیست و مشاغل کوچک و متوسط نیز باید از آن استفاده نمایند. برای اجرای سیستم سازی کسب و کار باید دید آینده نگرانه داشت تا بتوان پا به پای مجموعه جلو رفته و تمامی نیازها را برطرف نمود. با استقرار یک سیستم حقوقی جامع و خودکار در کسب و کار، با اطمینان خاطر می‌توانید راه توسعه و پیشرفت را طی نمایید. دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک به شما کمک می کند سیستم سازی را در مجموعه خود اجرا و از نتایج آن حیرت زده شوید.
