برای تعریف سیستم سازی پیشرفته ابتدا به تعریف سیستم می‌پردازیم. سیستم مجموعه‌ای از عناصر هستند که در کنار هم برای محقق شدن یک هدف یا وظیفه(task) کار میکنند.
سیستم سازی پیشرفته در کسب و کار یعنی اینکه کارمندان، ابزارها و امکانات برای محقق شدن اهداف آن تجارت با هم به کار گرفته شوند. این اجزا باید در کنار هم و به درستی فعالیت کنند تا بتوانند اهداف یک کسب و کار را تحقق ببخشند.
برای اینکه یک تجارت به صورت سیستماتیک در بیاید به چند مولفه مهم و اساسی نیاز دارد:
کارمندان عالی
مانند قلب ما که فکر و ذکرش در تمامی لحظات زندگی ما خون رسانی درست، به موقع، با سرعت مناسب و بهتر است و الگویی تکرار شونده دارد؛ سیستم سازی پیشرفته نیز یعنی هر کار بسیار بسیار مهم باید الگویی تکرار شونده و یک فرد مسئول(قلب) انجام آن کار داشته باشد. مسئولی که تمام فکر و ذکرش در تمامی ساعات انجام کار برای انجام درست، به موقع، سریع، کم هزینه و بهتر کار و فکر کردن به راهکارهایی برای بهتر انجام دادن کار از قبل در هر لحظه، داشته باشد.
مهم است که در کسب و کارتان از افراد عالی که علاقه به آن کار را داشته باشند استفاده کنید. برخی از افراد گمان میکنند که ویژگی مهمتر تخصص است اما باید بگوییم که شما می‌توانید افراد را آموزش دهید و آنها را به متخصص تبدیل کنید اما اینکه بتوانید ویژگی شخصیتی منفی را در افراد یا عدم علاقه آنها به کار را اصلاح کنید، کاری زمانبر و خسته کننده است.
بنابراین در جذب افراد بهتر است به مولفه علاقه مندی و سالم بودن اهمیت بیشتری بدهید و بعد تخصص را بررسی کنید و برای آموزش کارمندانتان برنامه همیشگی داشته باشید. البته این به این معنا نیست که از افرادی که هیچ دانش و تخصصی در کار ندارند استفاده کنید و شروع به آموزش آنها نمایید.
کارمندان عالی ساختنی هستند و شاید در کمتر مواردی بتوان یک کارمند را با تمام صفات عالی جذب کرد.
ابزارها
ابزارها شامل تجهیزات فیزیکی و نرم افزاری هستند که به کارمندان کمک میکنند به اهداف کاری خود سریعتر تحقق ببخشند. این ابزارها شامل میز، دفتر کار، نرم افزارهای مالی، ارتباط با مشتریان و .. می‌باشد که شرایط را برای کار کردن بهتر فراهم میکند. این ابزارها را میتوان در دو دسته ضروری و تکمیلی دسته بندی کرد.
ابزارهای ضروری شامل ابزارهایی هستند که وجود آنها برای انجام یک کار ضروری است. ابزارهای تکمیلی نیز شامل امکاناتی است که به انجام یک کار سرعت می‌بخشند و باعث کاهش هزینه در کسب کار می‌شود.
روش انجام کار(چک لیست)
شامل کلیه دستورالعمل‌هایی است که برای انجام صحیح یک کار باید آن را دنبال کنید. همه ما به صورت ذهنی کارها را در محل کار انجام میدهیم و گاها اشتباهاتی تکراری را بدون اینکه متوجه باشیم تکرار میکنیم. تهیه چک لیست در سیستم سازی برای پیشگیری از اشتباهات تکراری و انجام دادن درست کارها بسیار مهم است.
چک لیست می‌تواند توسط مدیر مجموعه یا کارمندانی که تخصص کافی دارند تهیه شود. نوشتن چک لیست باعث می‌شود که آموزش کارمندان جدید نیز آسانتر شود زیرا آموزش‌ها طبق این چک لیست‌ها انجام می‌شود. چک لیست‌ها قابلیت اصلاح دارند و میتوان با نظارت مدیران آن را تغییر داد.
چرا باید به سیستم سازی پیشرفته توجه کنیم؟
- اگر می‌خواهید کسب وکارتان را گسترش دهید
- به دنبال این هستند که درآمدتان را افزایش دهید و رشد چند برابری را در کسب و کارتان تجربه کنید
- برای کم کردن و حذف اشتباهات کارمندان
- افزایش زمان فراغت مدیران
- افزایش بازدهی کارکنان
آیا همه باید سیستم سازی پیشرفته انجام دهند؟
سیستم سازی پیشرفته دارای سطح بندی است و همه کسب و کارهای کوچک و بزرگ می‌توانند با توجه به شرایط، بخشی از آن را پیاده سازی کنند. چه کسب وکار بزرگ داشته باشید چه کوچک، سیستم سازی پیشرفته به شما اجازه مقیاس پذیری و رشد کسب و کار را میدهد.
شباهت سیستم سازی به بدن ما
بدن ما هم یک سیستم است که همه اجزا برای حیات ما تلاش میکنند. قلب ما مهمترین عضو در بدن ماست که اگر تپش نداشته باشد ما دیگر زنده نخواهیم ماند. بنابراین درست عمل کردن قلب جزو فعالیت کلیدی در بدن ما محسوب می‌شود و باید به آن توجه ویژه ای داشته باشیم.
در کسب و کار نیز به همین صورت است و مثلا بخش حسابداری و فروش جزو فعالیت‌های کلیدی در کسب و کار به شمار میرود و باید یک مسئول مشخص برای انجام داشته باشد تا این کارها را به بهترین نحو انجام دهد.
دو مزیت ما در سیستم سازی پیشرفته کسب و کار نسبت به قلبمان چیست؟
مزیت ما این است که میتوانیم از ابزارهایی دیگر هم برای کمک به سرعت بیشتر، هزینه کمتر، دقت بیشتر و بهره‌وری بالاتر با وابستگی کمتر به فرد مسئول انجام(در بدن می‌شود قلب و در کسب و کار می‌شود فرد عالی مسئول آن کار)استفاده کنیم. میتوانیم فکر کنیم تا عملکرد را بهبود ببخشیم در حالیکه قلب ما از این نعمت محروم است.
نکته کلیدی:
ما عملکرد عالی و درست قلب را با علائمی متوجه میشویم. همانند درد در ناحیه قفسه سینه، بی حالی، کم آوردن نفس در هنگام فعالیت بدنی و اگر این علائم را داشتیم به پزشک مراجعه میکنیم و با نوار قلب و سنجش تعداد ضربان قلب و …. با عدد و رقم مشکلات قلب را پزشک متخصص به ما اعلام میکند.
آیا در کارهای مهم کسب و کار، ما هم میتوانیم اعداد و ارقام و نواری(نموداری) ایجاد کنیم؟
پاسخ این است که بله میتوانیم مفاهیم کار درست را به اعداد تبدیل کنیم در فعالیت فروش میتوان تعداد فروش در ماه، ریال فروش در ماه، مبلغ فروش نقدی، میزان بدهی مشتریان، میزان چک‌های برگشتی و …. را بعنوان علائم عددی تعریف کرد.
نتیجه از تعریف بالا:
ما در سیستم سازی پیشرفته چند مورد را باید تعریف کنیم:
- شناسایی کارهای بسیار بسیار مهم در کسب و کار
- الگویی تکرار شونده که مکتوب شده است
- فرد عالی مسئول ششدانگ انجام، نظارت و پاسخگو به آن کار
- ابزارهایی برای کاهش وابستگی به افراد
- بهبود همه موارد فوق به صورت مداوم و همیشگی
با سیستم سازی پیشرفته یاد می‌گیریم چطور نردبانی بسازیم که بتوانیم پله پله و بی وقفه رشد کنیم و به آزادی مالی و زمانی در هر زمینه‌ای که از اصول آن به درستی استفاده کنیم، برسیم.
آزادی مالی یعنی پول درآوردن برای ما آسون میشه
آزادی زمانی یعنی کار به ما وابسته نیست پس چه باشیم و چه نباشیم کارها عالی انجام خواهد شد
فقط نکته این است که در سیستم سازی پیشرفته پله‌ها در ابتدا کند ساخته میشوند (6 تا 7 ماه اول) ولی به مرور که اصول اجرایی سیستم سازی کسب و کارهای کوچک را در خودمان تبدیل به عادت کردیم از آن به بعد ساختن و رفتن به پله‌های بالاتر به صورت تصاعدی اتفاق می افتد یعنی دو تا یکی و سه تا یکی و ……
مثال از تجربه محمدرضا پاشا مدیریت بازاریابی پاشا از سیستم سازی:
از سال 1394 به بعد که با علم و اجرای سیستم سازی پیشرفته آشنا شدم ابتدا رشد درآمدم در کسب و کار اولم را شاهد بودم و افزایش کارکنان و در نتیجه آزادسازی زمان برای خودم ولی از سال 1396 به بعد یکدفعه رشد تصاعدی با شکل گرفتن کسب و کارهای دیگرم شروع شد که هر کدامشان هم رشد تصاعدی داشتند به طور مثال ما در یکی از کسب و کارهای جدیدمان در عرض دوسال رشد درآمدی و سرمایه‌ای معادل 10 برابر را شاهد بودیم و این خاصیت سیستم سازی پیشرفته است.
کسب و کار من در قبل 1396 فقط زانوس نور با یک شریک تجاری و بعد اون شامل بازاریابی پاشا (یک شریک)،گردشگری زانوس(7 شریک)،هاوین نورآذرخش (دو شریک)، مجله اوج بازار (یک شریک)، شرکت نگین زانوس (بیش از 170 شریک)
اگر برای سیستم سازی کسب و کارتان به مشاوره نیاز دارید فرم زیر را تکمیل کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت با شما تماس بگیرند.
