سیستم سازی در کسب و کار یعنی ساده سازی و توسعه کسب و کار به گونه‌ای که آن تجارت وابسته به افراد نباشد و رشد داشته باشد. آنچه در سیستم سازی اهمیت دارد، پایداری و مداومت در اجرای آن است. هدف از سیستم سازی حذف اشتباهات تکراری و خودکار سازی فرآیندهای تکراری است. در این مقاله به سوالات زیر پاسخ میدهیم:
پایه‌های سیستم سازی چیست؟
چطور می‌توان یک کار را سیستماتیک کرد؟
مزایای سیستم سازی در کسب و کارها چیست؟
سیستم سازی در کسب و کار بر سه پایه اصلی استوار است:
چک لیست: چک لیست شامل مجموعه دستورالعمل‌ها یا اقداماتی است که برای انجام یک کار آن را دنبال میکنیم. برای خودکارسازی کسب و کار، وجود چک لیست‌ها ضروری هستند و به همین دلیل در فرآیند سیستم سازی، چک لیست جزو ارکان کلیدی به شمار میرود.
چک لیست برای نظارت و حصول اطمینان از روند انجام صحیح یک کار مورد استفاده قرار میگیرد. چک لیست‌ها توسط افرادی که تخصص و تجربه کافی برای انجام کار را دارند تهیه می‌شوند و کامل و جامع هستند. البته ممکن است که در حین کار مواردی پیش بیاید که لازم باشد که نیاز به اصلاح چک لیست یا عمل کردن خارج از چارچوب باشد ولی این کار باید با هماهنگی مدیران صورت گیرد.
ابزار: هدف از به کارگیری ابزارها به حداقل رساندن اشتباهات و انجام دادن کارها در زمان طولانی‌تر است. ابزارهای زیادی برای کمک به مدیران و کارمندان در زمینه‌های مختلف وجود دارد. برنامه‌های مدیریت ارتباط با مشتریان برای بخش بازاریابی و فروش، برنامه‌های مالی و حسابداری، ابزارهای فیزیکی مختص هر کسب و کار جزو ابزارهای کاری به شمار می‌روند که کار را آسانتر و خطاها را کمتر می‌کند.
کارمندان عالی: جذب کارمند عالی آرزوی هر مدیری است. اما نمیتوان در همه حوزه‌ها کارمندان عالی جذب کرد و باید کارمند عالی ساخت. آموزش پرسنل یکی از مباحث مهمی است که مدیران کسب و کار باید به آن توجه ویژه داشته باشند. زیرا حیات کسب و کارها به کارمندان وابسته است. البته این بدان معنا نیست که با حذف کارمندان، کسب و کار از حرکت باز بماند. بلکه منظور این است که کسب و کار وابسته به یک فرد خاص نباشد و یک فرد جدید بتواند به راحتی مطالب مرتبط با یک حوزه را بیاموزد و آنها را اجرا کند. این کار جز با تهیه چک لیست میسر نخواهد شد. دانستن اصول مدیریت منابع انسانی و اصول سرپرستی را باید همه مدیران به خوبی فرا گیرند تا بتوانند پرسنل را مدیریت و زمینه های رشد آنها را فراهم کنند.
برخی از افراد گمان میکنند که سیستم سازی کسب و کار باعث حذف خلاقیت کارکنان می‌شود. در واقع اینطور نیست و در کارهای خلاقانه تنها بخش‌هایی که روند تکراری دارند را سیستم سازی میکنیم. در کارهای خلاقانه می‌توان برای بخش‌های تکراری چک لیست تهیه کرد و آنها را خودکار نمود. این کار حتی باعث تمرکز بیشتر روی کارهایی که نیاز به خلاقیت دارند نیز می‌شود.
چطور می‌توان یک کار را سیستماتیک کرد؟
تعیین اهداف و فعالیت‌های کلیدی کسب و کار: ابتدا اهداف خود را در کسب و کارتان مشخص کنید. وظایف کلیدی در کسب و کارتان چیست؟ چه چیزی را از مجموعه حذف کنید، تجارت شما از حرکت باز می‌ماند. در هر بخش لازم است که این اهداف و فعالیت‌های حیاتی را مشخص کنید و آن را برای کارکنان خود تعریف و مشخص کنید. این کار باعث می‌شود که آنها نیز درک درستی از کار خود داشته باشند و فعالیتهایشان را به صورت هدفمند تر پیش ببرند.
تهیه چک لیست: حال باید کارهایی که لازم است این فعالیت‌های حیاتی انجام شوند را یادداشت کنید و آن را به صورت مکتوب در بیاورید. البته می‌توان از ضبط فیلم یا صدا هم برای مستند سازی استفاده کرد. این کار می‌تواند توسط یک کارمند متخصص و همکاری مدیر انجام شود.
پیاده سازی و اجرا: از این به بعد باید کارها طبق چک لیست پیش برود. برای اینکه مطمئن شوید که چک لیست به درستی تهیه شده است کار را طبق چک لیست پیش ببرید. می‌توانید از یک فرد که اطلاعی از روند انجام کار ندارد بخواهید طبق چک لیست سیستم سازی کار را پیش ببرد. این کار باعث می‌شود که به راحتی به نقایص چک لیست پی ببرید و آن را اصلاح کنید و بهبود دهید.
مزایای سیستم سازی در کسب و کارها چیست؟
کاهش خطا با سیستم سازی در کسب و کار: چون کارها طبق چک لیست پیش میرود خطای انسانی و فراموشکاری کاهش خواهد یافت.
افزایش سرعت و کارایی: وقتی که کارها طبق چک لیست پیش برود سرعت انجام کار افزایش خواهد یافت.
بهبود عملکرد: وقتی کارمندان بدانند که مدیران از آنها چه میخواهند می‌توانند با تمرکز و دقت بیشتری کارها را انجام دهند و در نتیجه عملکردشان بهبود خواهد یافت.
مقیاس پذیر شدن کسب و کار: تفکر سیستم سازی روی رشد چند برابری استوار است و در نتیجه تجارت شما در بدو سیستماتیک شدن به گونه‌ای برنامه ریزی می‌شود که قابلیت گسترش و توسعه داشته باشد.
ساده سازی فرآیند استخدام: با سیستماتیک کردن کارها فرآیند آموزش پرسنل جدید به صورت خودکار و طبق چک لیست‌هایی که از پیش آمده شده‌اند، پیش خواهد رفت.
در این مقاله تنها چند مورد از دستاوردهای سیستم سازی در کسب و کار بیان شده است. دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک یک دوره کامل برای یادگیری اصول سیستم سازی و اجرای آن در کسب و کارهاست. در این دوره هر آنچه لازم است در رابطه با سیستم سازی را بدانید بیان کرده‌ایم و به ابزارهایی که برای سیستم سازی به آنها نیاز دارید، اشاره کردیم.
جمع بندی:
هسته اصلی سیستم سازی شناسایی فعالیت‌های کلیدی، تدوین چک لیست و انجام کارها طبق چک لیست است. فعالیت‌های کلیدی مهمترین کارهایی است که حیات کسب و کار شما به آن وابسته است و با حذف آنها کسب و کار شما از حرکت باز می‌ماند. چک لیست شامل مجموعه اقداماتی است که برای تحقق فعالیت‌های کلیدی در مجموعه انجام می‌شود. چک لیست‌ها توسط مسئول هر بخش و با نظارت مدیران تهیه می‌شود. اجرا کردن طبق چک لیست مهمترین چیزی است که باید در نهایی کردن سیستم سازی در کسب و کار انجام دهید.
