برای اینکه در یک سوپر مارکت مفهوم سیستم سازی را پیاده سازی کنیم چه کاری را باید انجام دهیم؟ برای اینکه بتوانیم سیستم سازی را انجام دهیم باید افراد عالی را برای واگذاری کارها انتخاب کنیم و حقوق خوب بدهیم. زیرا با وجود فرد مناسب با حقوق و شرایط خوب در کنار ابزارهای کنترلی میتوان کارها را واگذار کرد. همین اصل را میتوان در سیستم سازی سوپر مارکت‌ها نیز پیاده سازی کرد.
اولین نکته برای پیاده سازی سیستم سازی کسب و کار این است که ما فعالیت‌های کلیدی یا حیاتی را پیدا کنیم. فعالیت‌های حیاتی شامل فعالیت‌هایی است که اگر آن فعالیت دچار نقصان شود، مجموعه ضربه می‌خورد. مثلا وقتی ما مریض می شویم و به بیمارستان مراجعه میکنیم، اولین کار بررسی علائم حیاتی همچون بررسی ضربان نبض، فشار خون و .. است.
در سیستم سازی اولین گام پیدا کردن فعالیت‌های حیاتی است
فعالیت‌های کلیدی برای سیستم سازی در سوپر مارکت
خرید کالا: بسیار مهم است که ما کالایی را خریداری کنیم که در آن منافع جمعی تامین شود و تنها به دنبال منافع شخصی نباشیم. مثلا برخی از سوپر مارکت‌ها دنبال اجناسی هستند که برند آنها در بازار شناخته شده نیست و قیمت آنها برای افراد ناآشناست. با اینکار قیمتی که مد نظر خودشان است را روی محصول می‌گذارند و به ظاهر سودی به دست میاورند. اما اینکار در طولانی مدت منجر به ورشکستگی آن کسب و کار خواهد شد.
شما باید کالایی با کیفیت و قیمت مناسب را به مشتریان خود عرضه کنید. سوپر مارکتهایی که خرید زیادی دارند می‌توانند اجناس برند را با قیمت مناسب و تخفیف ویژه به صورت عمده خریداری کنند و آن را به بازار و با تخفیف عرضه نمایند. یعنی با افزایش نقدینگی و تمرکز روی خرید محصولات برند میزان سود را افزایش دهید.
نحوه دریافت کالا: یکی دیگر از ضعف‌هایی که در سوپر مارکت‌ها مشاهده می‌شود شیوه دریافت محصولات خریداری شده است. متاسفانه افراد ناسالم در توزیع محصولات غذایی وجود دارند. هنگام تحویل کالا در سوپر مارکت وقتی این افراد متوجه شوند که صاحب سوپر مارکت دفتر ورودی انبار و یک مسئول برای دریافت کالا ندارد، سوء استفاده می‌کنند. کالایی که فاکتور می‌شود با کالایی که تحویل گرفته می‌شود به لحاظ تعداد همخوانی ندارد. این اتفاق به مرور زمان باعث بروز خسارت و ضررهای هنگفت می‌شود. یعنی صاحب سوپر مارکت با وجود اینکه فروش و مشتری دارد اما درآمد قابل توجهی ندارد و به اصطلاح دخل و خرج به هم نمی‌خواند.
بنابراین ورود کالا به مجموعه را میتوان یک فعالیت کلیدی در نظر گرفت که اگر سیستم کنترلی مناسب یا مسئول مشخص و متعهد نداشته باشد امکان دارد بعضی از توزیع کنندگان کلاهبرداری کرده وکالا را کمتر از میزان فاکتور تحویل دهند و در آینده‌ای نزدیک منجر به ورشسکتگی شوند.
چیدمان کالا: چیدمان مناسب به مشتریان در انتخاب محصولات و فروش بیشتر کمک می کند. مثلا کالاهایی که به یکدیگر وابسته هستند معمولا در کنار هم چیده می‌شوند. چیدمان محصولات در فروشگاه الگویی خاص دارد که باید آن را فرا گیرید و در سوپر مارکتتان اجرا کنید.
فروشنده حرفه‌ای: فردی که روابط عمومی خوبی داشته باشد و مسلط به چیدمان کالا باشد و توضیحات مناسبی برای کالا ارائه دهد به فروش بیشتر و ایجاد روابط سازنده‌تر با مشتریان کمک میکند. قطعا وجود چنین فردی یک فعالیت کلیدی است که می‌تواند مشتریان را جذب و حفظ کند و گسترش دهد. در کارگاه فروشنده حرفه‌ای، به بیان نکاتی که یک فروشنده باید به آن تسلط داشته باشد تا بتواند فروش چندیدن برابری را رقم بزند پرداخته ایم.
انبارگردانی: متاسفانه بسیاری از سوپر مارکت‌های سنتی سیستم انبارگردانی ندارند و باعث می‌شود که دزدی در این مجموعه‌ها زیاد اتفاق بیافتد. اگر در چنین مجموعه‌ای یک فرد ناسالم وجود داشته باشد که گمان کند حقش در مجموعه ضایع می‌شود این مسئله خطرناک‌تر خواهد شد و آن کسب و کار را تهدید میکند.
افرادی نیز وجود دارند که از سوپر مارکت‌ها دزدی می‌کنند و عدم وجود نظارت در این مجموعه‌ها خطرناک است. این مسئله تنها در ایران اتفاق نمی‌افتد و در همه جای دنیا رایج است. معمولا درصدی برای دزدبری در سوپر مارکت‌ها در نظر گرفته می‌شود. بنابراین باید یک فرد مسئول و روشی برای نظارت در نظر گرفته شود تا از آسیب دیدن کسب و کار پیشگیری شود.
جذب مشتری جدید یکی از فعالیت‌هایی است که اکثر سوپر مارکت‌ها برنامه‌ای برای آن ندارند و فعالیت مستمری برای آن تعریف نکرده‌اند. آیا شما برنامه ترغیب همسایه‌ها برای خرید دارید و برای امتیاز دهی بستری در نظر گرفته‌اید؟ آیا جذب مشتری به صورت مداوم انجام می‌شود؟ از روش تبلیغات برای جذب مشتری جدید استفاده می‌کنید؟ آیا اطلاعات مشتریانی که خرید می‌کنند ثبت می‌شود و به آنها پیشنهادات خرید بعدی با توجه به خریدهای قبلی ارائه می‌شود؟
اکثر سیستم‌های سنتی از این قضیه مستثنی هستند و سیستم حسابداری و ثبت اطلاعات مشتریان ندارند.
یکی از اصول سیستم سازی این است که ما یک کار کوچک و معمولی را به صورت مداوم انجام دهیم و اصلاح کنیم.
تفکر سیستمی در سیستم سازی بسیار مهم است. مثلا تصور کنید که یک مشکل در مجموعه اتفاق بیفتاد. اگر شما تفکر سیستمی داشته باشید روی پیدا کردن راه حل مشکل تمرکز خواهید کرد به جای اینکه به حواشی مشکل بپردازید. بنابراین زمان بروز مشکل ابتدا مشکل را بنویسید و سپس راه حل‌هایی که برای حل آن وجود دارد را بررسی نمایید. با اجرای راه حل‌ها، خروجی‌های آن را بررسی نمایید و ببینید آیا نتیجه مورد نظرتان حاصل شد یا خیر. در صورتی که مشکل به صورت کامل حل نشد راه حل‌ها را بهبود دهید.
فرآیند حل مشکل را به صورت سیستماتیک در مجموعه تعریف کنید که این اتفاق دیگر در مجموعه اتفاق نیفتاد یا بهبود پیدا کند. در دوره جامع سیستم سازی کسب و کارهای کوچک مفاهیم سیستم سازی به صورت کامل تشریح شده است. ابزارهایی که برای سیستم سازی به شما کمک میکند و مثال‌هایی عملی برای اجرای پیاده سازی را بیان کردیم.
نتیجه گیری
تفکر سیستمی‌می‌گوید ما باید روش‌هایمان را هر روز بررسی و بازنگری کنیم تا بهتر از دیروز شویم. برای انجام این کار باید هر مسئله ای که پیش می‌آید و به عنوان یک دغدغه به شمار می‌رود را بنویسیم. سپس دلایل ایجاد مشکل را بررسی و آنها را یادداشت میکنیم. راه حل‌ها را پیاده سازی و آنها را اجرا و در صورت نیاز بهبود دهیم تا مشکل کاملا برطرف شود.
دقیقا بخش انبار گردانی بسیار مهمه و پیشنهاد میکنم این مقاله بخونید.