با توجه به اینکه تقریبا 90٪ از تمام “مشکلات” کسب و کار مربوط به “افراد” است، ما به یک رویکرد خاص نیاز داریم. رویکردی که در آن به دنبال مقصر نباشیم. در این رویکرد روی حل مشکلات تمرکز می‌شود و از تکرار آن اشتباه پیشگیری می‌شود.
منظور از “مشکل” مجموعه‌ای از رویدادهای تکراری است که احساس می‌کنید کنترل کمی روی آنها دارید یا اصلا تحت کنترل شما نیستند. مشکلات زمانی اتفاق می‌افتد که شما با یک چالش مواجه می‌شوید و تلاش‌های شما برای حل آن نتیجه‌ای به همراه ندارد.
بسیاری از مشکلات بار عاطفی دارند: عصبانیت، سرزنش، سردرگمی، هرج و مرج، دلخوری و حتی عصبانیت علائم ظاهری معمولی هستند. برخی از افراد تلاش میکنند تا با چالش نامیدن این مشکلات، جنبه عاطفی آن را از بین ببرند.
چگونه مشکلات را حل کنیم؟
ما به یک رویکرد خوب برای حل مشکل نیاز داریم. رویکردی که به بازی مقصر دانستن یک فرد در سازمان خاتمه دهد و از تکرار آن جلوگیری کند.
راه حل این است که هر بار که مشکلی پیش آمد از خود بپرسید:
چه نوع سیستمی باید تعبیه کنید که از بروز اشتباهات پیشگیری کند نه اینکه به دنبال این باشید که چه کسی مقصر است.
این بدان معنا نیست که مردم هرگز مشکل ندارند. اما حذف بازی “یافتن مقصر” به شما کمک میکند تا مشکل واقعی را پیدا کنید.
ایجاد یک سیستم به شما کمک میکند تا یک فرآیند گام به گام تعریف کنید و از آن برای اطمینان از نتایج ثابت و قابل اعتماد در هر زمینه‌ای از تجارتتان استفاده کنید. زمانیکه “رویکرد راه حل سیستمی“، را سرلوحه کارتان قرار دهید میتوانید مشکلات را از حذف کنید.
مطالعات نشان میدهد داشتن یک سیستم تجاری خوب مزیت مالی زیادی دارد زیرا یک کسب و کار با سیستم‌های خوب به راحتی می‌تواند کارایی را تا 30٪ افزایش دهد.
مزایای کلیدی یک سیستم تجاری:
- میتوانید اطمینان حاصل کنید که همواره خدمات را به صورت ثابت(بدون کم و کاستی) به مشتریان ارائه میدهید.
- افزایش اثربخشی و کارایی
- ریسک شما را به عنوان صاحب کسب و کار کاهش میدهد
- به شما این امکان را میدهد که کارکنانی با سطح مهارت‌های پایین‌تر و هزینه کمتر استخدام کنید و فرآیند آموزش و رسیدن به بهره وری را تسریع کنید.
چرا برخی از افراد به سراغ سیستماتیک کردن نمیروند
- اولا، آنها باور ندارند که سیستماتیک کردن موفقیت آنها را تضمین میکند.
- دوم، زیرا آنها نمی‌دانند چگونه سیستم‌های تجاری ایجاد کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با سیستم سازی میتوانید به مقاله سیستم سازی چیست مراجعه کنید.
- سوم، آنها معتقد نیستند که این کار برای آنها مناسب است: آنها فکر میکنند که وضعیت آنها برای سیستم سازی بسیار منحصر به فرد است.
- در نهایت به این دلیل که برخی افراد نیمخواهند خودشان را رشد دهند و از روند به ظاهر آرامی که در آن به سر میبرند راضی هستند.
چگونه سیستم‌هایی ایجاد کنیم که مشکلات را حل میکند؟
پاول لمبرگ و تام ماتزن در کتاب خود Earn Twice As Much With Half the Stress (درآمد دو برابر بیشتر با نیمی از استرس) به این موضوع اشاره میکنند و هفت مرحله را برای سیستمی کردن مشکلات تجاری به اشتراک می‌گذارند.
ترک عادت‌های جاری و رفتن به سیستم‌های بهینه در ابتدا ممکن است ناامیدانه به نظر برسد. اما نتایج فوق‌العاده‌ای به همراه دارد. استفاده از سیستم‌ها برای حل مشکلات، خیلی زود این روند ناامیدانه را خاتمه میدهد.
7 گام برای سیستماتیک کردن مشکلات کسب و کار
- مشکل خود را بیان کنید.
- به جای مقصر دانستن دیگران، با تمرکز بر اینکه «چه سیستمی مورد نیاز است» مشکل را دوباره بازبینی کنید.
- اندازه گیری کنید که مشکل چقدر برای کسب و کار هزینه دارد.
- برای رفع مشکل و جلوگیری از تکرار آن “راه حل سیستمی” را شناسایی کنید.
- اگر مشکل بسیار حیاتی است همین حالا به فکر حل آن باشید.
- یک راه حل خاص و معیار برای اندازه گیری نتایج تعریف کنید.
- آن را اجرا کنید و نتایج را ارزیابی کنید.
ابتدا یک مشکل را بررسی کنید
فقط روی یک مشکل تمرکز کنید. ممکن است چندین مشکل در کسب و کار خود داشته باشید، اما میتوانید هر بار فقط روی یکی کار کنید. شما باید آن را در قالب یک متن کوتاه بنویسید. اگر مشکل خود را به روش اشتباه بیان کنید، می‌تواند شما را به مسیر اشتباه هدایت کند، احتمالا به راه حلی که مشکل را حل نمی‌کند.
مشکل را به عنوان سیستم یا یک جزئی از سیستم که از دست رفته است بازبینی کنید
این فوق العاده مهم است. مثال‌های زیر را در نظر بگیرید:
“ما نیاز به سیستمی برای پیگیری نتایج فروش داریم.”
“یک سیستم برای افزایش بهره وری در کار لازم داریم”
“یک سیستم برای ادامه بهبود کنترل کیفیت مورد نیاز است.”
هزینه مشکل چقدر است
برای دست یافتن به این مسئله لازم است سوالاتی را مطرح کنید:
این مشکل خاص چگونه بر تجارت تاثیر می‌گذارد؟
معمولا چه زمانی مشکل ایجاد می‌شود، چه اتفاقی می‌افتد و هر چند وقت یکبار؟
هزینه آن چقدر است؟
به دست آوردن اعداد واقعی مهم است.
این امر به ویژه برای افرادی که کسب و کار خود را به خوبی می‌شناسند مهم است. زیرا تصور چنین افرادی این است که میدانند مشکل چیست اما با داده‌های عددی میتوانند به صورت واقعی ببیند که مشکل چیست.
راه حل سیستم کلی را شناسایی کنید
به محض اینکه به درک روشنی از مشکل خاص و مبتنی بر سیستمی که می‌خواهید برطرف کنید رسیدید، راه‌حل کاملا مشخص می‌شود.
تصمیم بگیرید که چه زمانی می‌خواهید این مشکل را برطرف کنید.
آیا شما متعهد به رفع این مشکل هستید؟ آیا هزینه حل آن قابل توجیه است؟ تعیین کنید که آیا مشکل اکنون ارزش برطرف کردن دارد یا خیر.
راه حل خاص سیستم را تعریف کنید.
یک راه حل سیستمی خاص و معیارهای اندازه گیری نتایج را تعریف کنید. ایجاد برخی از سیستم‌ها ساده و برخی ممکن است به روزها یا ماه‌ها زمان نیاز داشته باشند.
راه حل را اجرا کنید
در نهایت لازم است که راه حل را پیاده سازی و شروع به اندازه گیری نتایج کنید. انتظار نداشته باشید که خیلی سریع نتیجه بگیرید. سیستم‌های عالی برای نتیجه گرفتن به زمان نیاز دارند. هدف اجرای سیستم‌هایی است که نتایج ثابت، قابل پیش‌بینی و قابل اعتماد ارائه دهند.
برای سیستم سازی نیاز به مشاوره دارید؟ اطلاعت تماس خود را قرار دهید تا کارشناسان ما با شما ارتباط برقرار کنند.
چهار قانون برای سیستم سازی مشکلات تجاری
قانون اول) سیستم باید برای افرادی با سطح عادی طراحی شود. یعنی افراد با کمترین میزان مهارت بتوانند با آن کار کنند نه اینکه فقط برای افراد متخصص طراحی شده باشد.
قانون دوم) اگر سیستم شما برای دیگران قابل درک نیست و اجرای آن سخت است یک جای کار را اشتباه رفته‌اید. فروشگاه‌های بزرگ را در اوج ساعات کار تصور کنید. نحوه تعامل بین کارمندان را به دقت بررسی کنید. بیش از ده نفر به سرعت کار میکنند و به ندرت سر راه یکدیگر قرار می‌گیرند. همه میدانند دارند چه کار میکنند.
قانون سوم) برای اینکه یک سیستم داشته باشید باید همه چیز را به صورت مکتوب در بیاورید. راهنمای عملیات و آموزشی، چک لیست‌ها، فرآیندها، نقشه‌ها و نمودارهای جریان باید به صورت مکتوب در آورده شود. تا زمانی که این موارد به صورت مکتوب نوشته نشود، فقط یک تصور در ذهن شماست.
قانون چهارم) قانون چهارم این است که هر بار نتایج قابل پیش بینی و ثابت باشد. مک‌دونالدز یا استارباکس که نمونه‌های موفقی از سیستم سازی هستند را در نظر بگیرید. طعم قهوه و غذا در شعبه‌های مختلف یکسان است، زیرا سیستم‌های آنها برای ایجاد نتایج ثابت طراحی شده‌اند.
خلاصه
برای رشد و توسعه کسب و کارتان راهی جز سیستماتیک شدن ندارید. شما باید برای هر بخش سیستمی ایجاد کنید که بدون حضور شما یا فرد خاصی به درستی عمل کند.
برای سیستمند شدن باید رویکرد حل مسئله داشته باشید. یعنی زمانیکه اشتباهی در مجموعه رخ میدهد به جای اینکه به دنبال مقصر باشید به دنبال راه حل برای رفع مشکل و تکرار نشدن مجدد آن بگردید. هزینه‌های که این مشکل برایتان ایجاد میکند و هزینه‌های حل کردن آن را محاسبه کنید و بعد از پیدا کردن راه حل در صورتی که توجیه اقتصادی دارد آن را اجرا کنید.
راه حل را بررسی و نتایج آن را اندازه گیری کنید تا جایی که به بهترین روش برسید. سپس این روش را ثبت کنید و در اختیار پرسنلتان قرار دهید. ما در بازاریابی پاشا به صورت تخصصی روی سیستم سازی کسب و کارهای مختلف کار میکنیم.
تو کسب و کارها همیشه اول دنبال مقصر میگردن و بیشتر اون فرد سرزنش میشه. جالب بود تا حالا از این زاویه بهش نگاه نکرده بودم.
بسیارعالی بود.
کاربردی بود.👏
مواردش را اگر در کسب و کارمون اجرا کنیم نتایج درخشانی می گیریم
بسیار عالی مطالب ارائه شد
فوق العاده عالی و کاربردی 👌