ظرفیت و ساعت‌هایی که می‌توانیم کار کنیم محدود است و در طول روز از یک ساعاتی بیشتر نمی‌توانیم کار کنیم و فعالیت موثر داشته باشیم. هر صاحب کسب و کاری اگر به درستی اصول واگذاری را بداند و اجرا کند، می‌تواند کسب و کارش را رشد و توسعه بدهد و به درآمدهایی بالاتر از تصورش (توانایی) برسد. بنابراین تنها راه این است که واگذاری کارها را به درستی بلد باشیم و وقت خود را برای انجام کارهای بزرگتر آزاد کنیم. یکی از مهمترین مباحث در آموزش سیستم سازی کسب و کار، واگذاری درست کارهاست.
اصول واگذاری کارها به کارکنان چیست؟
با دانستن اصول و اجرای صحیح واگذاری و انجام کار درست می‌توانیم رشد با زاویه 45 درجه را تجربه کنیم. برای شروع از تعریف کار درست شروع میکنیم که یکی از مفاهیم پایه مدیریت است. یعنی اگر همه ما و کارمندان ما بدانیم کار درست چیست و آن را درک کنیم می‌توانیم بازدهی خود را به حداکثر برسانیم. شعار ما در بازاریابی پاشا این است:
کار درست با انسان‌های درست
کار درست: هر فعالیتی که انجام میدهیم حتما باید به نتیجه ای که قابل سنجش باشد ختم شود و آن نتیجه در راستای اهداف ما باشد و حتما ما را به یک هدف برساند.
ما باید برای برنامه ریزی کنیم که مثلا در سال 1401 زمانی که میخواهیم صرف کنیم را باید یک کار درست انجام دهیم یا خیر صرفا به دنبال انجام یک فعالیت هستیم. کار درست یعنی اینکه ما اولا بدانیم با توجه به فعالیتی که در مجموعه انجام میدهیم به دنبال چه نتیجه ای هستیم. یعنی ما بدانیم شاخص اینکه ما میخواهیم به کجا برسیم چیست؟ پس در کار درست ما به دنبال نتیجه که باعث رسیدن/نزدیک شدن به هدف می شود، هستیم.
انسان‌های درست: ما قرار نیست برای اینکه به نتیجه برسیم با هر کسی وارد مذاکره شویم. یعنی ما باید با افرادی که هدف درست دارند، کار کنیم یا وارد مذاکره شویم.
ارزشمندترین دارایی شما در کسب و کار چیست؟
ارزشمندترین دارایی هر کسب و کار، کارمندان و پرسنل آن هستند. دارایی‌هایی مثل دفتر کار، پول نقد و … هیچکدام ارزشمندتر از افراد نیستند. زیرا اگر بتوانیم درست واگذاری را به کارمندان انجام دهیم آنها رشد خواهند کرد و بر دانش و مهارت هایشان افزوده خواهد شد. هدف ما در آموزش سیستم سازی کسب و کار این است که مدیران را به این آگاهی برسانیم.
بنابراین برخلاف دارایی فیزیکی مثل میز و صندلی، دفتر کار و .. که مایه افتخار بعضی‌هاست و با آن فخر می‌فروشند، دارایی اصلی کارمندان هستند.
منظور از کارمندان در اینجا کارمندان عالی هستند. کارمندی که دنبال خلق نتایج است. یک تحقق جهانی انجام شده و دیدند که شرکتها و کسب وکارهای معمولی که علم واگذاری را بلد نیستند، کارکنانشان با کمتر از 50 درصد توانی‌هایشان کار می‌کنند. اگر مدیران علم واگذاری را یاد بگیرند می‌توانند کاری کنند که این قدرت و توانایی به 80 تا 100 درصد افزایش پیدا کند. بنابراین دانستن علم واگذاری برای مدیران ضروری است. در دوره تکنیک واگذاری موثر کارها به این سوال که چه زمانی، یک کار را باید به چه کسی و چگونه واگذار کنیم پاسخ میدهیم.
یک وظیفه کلیدی نیز داریم که هر صاحب کسب وکاری باید در مجموعه خود آن را بداند و داشته باشد و جزو دغدغه‌های او باشد و در مجموعه پیاده کند و آن دغدغه اصلی پول و ثروت نیست. بلکه حفاظت از کارمندان عالی و کمک به پیشرفت آنهاست.
یعنی وظیفه اصلی مدیر به عنوان صاحب کسب و کار این است که همکارانی که بر مبنای اصول درست استخدام، جذب شده‌اند و دغدغه رشد و پیشرفت مجموعه دارند را کمک کنیم که از نظر روانی مشکل و استرس نداشته باشند و اگر دارند کمک کنیم که آنهارا برطرف کنند و از طرفی زمینه رشد در مجموعه را برای آنها فراهم کنیم. حتی اگر در حوزه‌ای که کار می‌کنند دانش و مهارت لازم را ندارند، کاری کنیم که دانش و مهارت‌شان افزایش یابد. یعنی بعد از اینکه 3-4 سال پیش ما کار کردند یک آدم قابل باشند.
یک کارمند بعد از ترک مجموعه باید بتواند اگر در جمعی صحبت می‌کند درباره مهارت و تخصصش صحبت کند و مسئولیت بخشی را در یک مجموعه به راحتی به عهده بگیرد. یعنی وقتی کارمند قرار است مجموعه را ترک کند یک مدیر یا یک کارآفرین باشد.
در تمامی‌کتاب‌هایی که درباره سیستم‌هایی برای رشد کسب و کار صحبت می‌کنند دغدغه صاحب کسب وکار باید این باشد که کارمندانش را رشد دهد.
آیا شما نیز معتقدید که وقتی به پرسنل بها می‌دهید جواب برعکس می‌گیرید؟
اولین مسئله در رابطه با پرسنل انتخاب درست است و مسئله دوم واگذاری درست کارها. در دوره جامع سیستم سازی کسب وکارهای کوچک ما روش درست واگذاری را آموزش میدهیم. در این دوره بیان شده که در کنار رشد کارمندان، جایگزین پروری نیز میکنیم. یعنی اینکه شما در کنار کارمندانی که در یک بخش استخدام میکنید باید همواره افراد جایگزینی برای آنها نیز در نظر داشته باشید.
اینکه کارمند شما تصور کند که با رفتنش کل مجموعه شما از هم می‌پاشد تصور بسیار مخربی است. شما می‌توانید با تغییر سیاست‌های خود در استخدام و مثلا تعریف شیفت کاری این مشکلات را مهار کنید. پیشنهاد ما این است اگر چنین تفکری در پرسنل دیدید قطعا جایگزین را برای آنها پیدا کنید یا به اصطلاح مدیریت توقع ایجاد کنید. یعنی جوری فرهنگ مجموعه را بالا ببرید که کسی نتواند ادعا کند مجموعه به او وابسته است.
تفکر سیستمی یعنی وابستگی به افراد را به صفر برسانیم
این به این مفهوم نیست که برای کارمندان ارزش و بها قائل نشویم و مهارت، تخصص و امنیت شغلی برایشان فراهم نکنیم. تفکر سیستمی می‌گوید شما باید کارها را به کارمندان یاد بدهید تا وقتی که در آن کار به تخصص برسند و آن را به سادگی انجام دهند. حال نوبت آن است که کسی را آموزش دهند و بتوانند خودشان پیشرفت کنند و رشد داشته باشند.
اگر در یک کار متخصص شوید و نخواهید پیشرفت کنید و به سطح بالاتری بروید به فسیل تبدیل می‌شوید و انگیزه‌تان را برای کار کردن از دست می‌دهید. بنابراین یک صاحب کسب وکار و یک مدیر موفق باید حواسش به این مسئله باشد و بتواند کارها را واگذار کند تا خودش درگیر روزمرگی نباشد.
در حال حاضر در اکثر کسب و کارها می‌بینیم که صاحب کسب وکار کننده اصلی کارهاست و بیشترین فعالیت‌ها توسط مدیر در حال انجام است. دلیل این مسئله این است که دانش واگذاری را ندارد و دوما نمیداند یا تجربه ندارد که اگر بتواند کارهایی که برایش ساده شده را واگذار کند، آنوقت آدم قدرتمندتری می‌شود و می‌تواند چالش‌های کارمندان خود را ببیند و رشد کند و میزان درآمدش را افزایش دهد.
مدیری که فکرش آزاد نباشد نمی‌تواند به دنبال توسعه برود.
اجرای درست تفکر سیستمی بسیار مهم است و همه بخش‌ها باید با هم رشد کنند. به عنوان یک مدیر باید کارهای روتین را تبدیل به فرآیند کنید یا از کارمندان هر بخش بخواهید که این کار را انجام دهند. پرسیدن سوال به ما در نوشتن صحیح روند انجام کار بسیار کمک می‌کند.
آیا میزان علاقه کارمندان به کار در جذب یا حذف آنها از مجموعه موثر است؟
در آموزش سیستم سازی کسب و کار تاکید ما این است که، هر کارمند باید وظیفه یک کار مشخص را بر عهده داشته باشد. البته این به این معنا نیست که آن فرد جایگزین نداشته باشد. کارمندی که به کارش علاقه ندارد و با کمتر از 30 درصد توانش کار می‌کند را نباید در مجموعه نگه داشت. در عین حال ممکن است که کارمندی را داشته باشیم که کارش را درست انجام میدهد اما به آن علاقه‌ای ندارد. و اینها از هم متفاوت هستند و نمی‌توان بر مبنای علاقه کارمندان را سنجید.
ما در دنیا با کمبود نیروی انسانی مواجه هستیم و نمی‌توانیم آدمهایی که عاشق کار هستند را در همه حرفه‌ها داشته باشیم.
اما اگر کارمند در انجام کارش کوتاهی یا خلاف می‌کند یا از توانش کمتر استفاده می‌کند، باید جایگزین شود.
کتاب واگذاری کارها اثر برایان تریسی کتابی مفید در زمینه اصول واگذاری است که می‌توانید برای درک درست واگذاری از آن استفاده کنید.
اگر شما دانش واگذاری کارها را یاد بگیرید باعث می‌شود که استعداد شما و کارمندان شما شکوفا شود.
مثلا چک پاس کردن یکی از کارهایی است که بسیاری از مدیران خودشان آن را انجام میدهند. اگر چه این کار بسیار مهم است اما در عین حال بسیار ساده است. با استخدام افراد مناسب ما این فرصت را داریم که حتی این کارها را نیز واگذار کنیم. برای اینکه میزان امنیت را بالا ببریم می‌توانیم از روش‌های امنیتی و برنامه‌های بانکی برای پیگیری این امور استفاده کنیم.
در سیستم سازی کسب و کار نمی‌توان کاری را تنها انجام داد و باید تیمی‌از افراد ارزشمند که می‌توان به آنها بها داد و کار را به آنها واگذار کرد، تشکیل دهیم. ما در بازاریابی پاشا جلسات هفتگی با پرسنل داریم و جلسات 5 دقیقه‌ای روزانه نیز در صورت لزوم هر یک از اعضا می‌توانند داشته باشند و درباره مسائل مهم تصمیم گیری نمایند.
هیچوقت زمان کافی برای انجام درست کار وجود ندارد اما همیشه زمان کافی برای انجام دوباره آن وجود دارد.
این جمله خطاب به افرادی است که اعتقادی به واگذاری کارها به افراد ندارند و مشغول دوباره کاری هستند. مدیران زیادی سنتی عمل می‌کنند و مصداق بارز این جمله هستند. این افراد زمان کافی برای فکر کردن و بررسی اشتباهاتشان ندارند و یک کار اشتباه را از سر عادت ممکن است سالیان متمادی انجام دهند.
ما در بازاریابی پاشا هر هفته مصاحبه استخدام داریم هر چند نیاز به نیرو نداریم. زیرا در این روش می‌توانیم افراد نخبه و با استعداد را جذب کنیم و به رشد مجموعه کمک کنیم.
ما اگر میخواهیم یک کار را واگذار کنیم، باید وقت بگذاریم. یعنی به دنبال فرد مناسب باشیم و روش انجام کار را بنویسیم. ما نباید از کارمند انتظار داشته باشیم که برای ما پیش بینی کند. بلکه باید برایش مشخص کنیم میخواهیم چه کاری انجام دهد.
مقاله ترینینگ دلیل اصلی نارضایتی(بی انگیزگی) کارکنان را نداشتن شرح وظایف و عدم شفافیت انتظارات صاحب کسب وکار از کارمند عنوان کرده است. یعنی مدیر مشخص نکند که از کارمند چه می‌خواهد. انتظارات باید درست و قابل سنجش(رویت) باشند.
آموزش سیستم سازی کسب و کار: قانون واگذاری کارها در مشاغل چیست؟
هر کاری که در آن مهارت دارید و می‌توانید به آسانی انجام دهید، را باید واگذار کنید. حتما وظایف ساده و تکراری که نیاز به مهارت خاص ندارد، باید واگذار شود.
قانون واگذاری 70 درصد: یعنی اگر کسی را داریم که 70 درصد مثل ما می‌تواند آن کار را انجام دهد، حتما باید آن کار را واگذار کنیم. حال می‌توانیم برای آن 30 درصد هم مشخص کنیم که چه انتظار داریم و آنها را نیز واگذار کنیم.
شروع واگذاری: از چه زمانی باید واگذاری در کارها را شروع کنیم؟
اولین کاری که باید بکنیم این است که باید کاری که میخواهیم واگذار کنیم را بررسی کنیم. اهداف را در وظیفه‌ای که میخواهیم محول کنیم، تعیین کنیم. اینکه ما به دنبال چه چیزی هستیم. مثلا اگر ما در بازاریابی پاشا بخواهیم مشاوره به مشتری را به کسی واگذار کنیم. 1) باید ابتدا بگوییم که هدف من این است که در مشاوره دادن اول باید 5 دغدغه اصلی را در کسب وکارش از او بپرسیم و ببینم چه چیزی هستند. سپس به او کمک کنیم که بتواند برای حل آن راهکاری پیدا کند. 2) سپس فهرستی از اقدامات را در زمان مشخص و با تعیین کیفیت و نتیجه آن مشخص کنیم. حتما برای واگذری کارها بین 5 تا 12 شاخص(نتیجه) باید در نظر بگیریم.
جمع بندی
اگر صاحب کسب و کار هستید و می‌خواهید کسب وکارتان رشد کند، چاره‌ای جز واگذاری ندارید. ما باید کارهای روتین تکراری را واگذار کنیم تا کسانی که در سطوح پایین‌تر هستند نیز رشد کنند و استعدادهایشان و مهارتهایشان شکوفا شود. در اینصورت ما نیز رشد میکنیم.
در آموزش سیستم سازی کسب و کار یاد میگیریم برای واگذاری باید اهدافی که از یک کار داریم را تعریف کنیم. فرد مناسب که تا 70 درصد می‌تواند یک کار را درست انجام دهد کار را به او واگذار کنیم. اگر این فرد را نداریم کار را برون سپاری کنیم و اگر امکان واگذاری نداریم خودمان باید کار را انجام دهیم و کم کم بخش‌هایی را واگذار کنیم تا مهارت‌های مرتبط را در پرسنل ایجاد کنیم و بعد کار را به صورت کامل واگذار کنیم. واگذاری یعنی اینکه شما می‌توانید درآمد بیشتر ایجاد کنید. اگر نمی‌توانیم این درآمد را ایجاد بکنیم قطعا نباید کار را واگذار کنیم.
