مقررات استاندارد

شناسایی فعالیت‌های حیاتی کسب و کار

فعالیت‌های حیاتی شامل فعالیت‌هایی است که برای بقای کسب و کار لازم است که به درستی کار کنند. مثلا در بدن انسان قلب، شش و مغز باید کار کنند تا زنده بمانیم.

برای استاندارد سازی اول علائم حیاتی یک کسب و کار را بررسی میکنیم. بخش‌های حسابداری و مالی، انبارداری، خرید و فروش جزو بخش‌های حیاتی در کسب و کار هستند و ما ابتدا آنها را بررسی میکنیم تا ببینیم که بیزینس در چه وضعیتی قرار دارد.

برای فعالیت‌های حیاتی کسب و کار باید فرآیند تعریف کنیم تا دچار خطا نشود در غیر اینصورت به ورشکستگی نزدیک می‌شویم.

ما باید این فرآیندها را طوری تعریف کنیم تا در صورتی که به درستی کار نکنند علائم نشان دهد. مثلا اگر فاکتوری حذف یا اصلاح شود یک پیامک به مدیر ارسال شود. یا اگر در انبارگردانی کسری کالا داشتیم یک خطا بدهد. بنابراین باید سیستم‌هایی ایجاد کنیم که اخطار بدهند.

اولین کار در سیستم سازی یا استاندارد سازی کسب و کار این است که فعالیت‌های حیاتی کسب و کار را شناسایی کنیم.

فعالیت‌های حیاتی با توجه به نوع هر کسب و کار مشخص می‌شود مثلا اگر کسب و کار شما خدماتی است انبار جزو بخش اصلی نیست.

مدیریت یک فعالیت حیاتی در کسب و کار است که کسب و کارهای زیادی در آن بخش با چالش مواجه هستند. ما بعد از کار با بیزینس‌های مختلف دیدیم که صاحبین کسب وکار زیادی وجود دارند که نه علم مدیریتی دارد و نه سیستم مدیریتی. یعنی مدیر نه با علم استخدام آشناست نه با نگهداری و حفظ کارمندان. یکی از خدماتی که ما در بازاریابی پاشا ارائه میدهیم خدمات استخدامی است و تاکنون برای کسب و کارهای زیادی در زمینه‌های مختلف پرسنل جذب کرده‌ایم.

ما در بازاریابی پاشا بعد از انعقاد قرارداد استخدام دوره منابع انسانی را برای مدیران فعال میکنیم تا ابتدا آنها را در مسیر درست رفتار با پرسنل قرار دهیم. زیرا اگر یک فرد عالی را جذب کنید اما ندانید چطور باید وی را حفظ کنید فایده‌ای ندارد.

هر فعالیت کلیدی یک مسئول متعهد

هر فعالیت حیاتی و کلیدی باید مسئول کلیدی داشته باشد. مثلا ما در کسب و کارهایی دیده‌ایم که یک فرد متخصص در یک حوزه در حوزه دیگری به کار گرفته شده و نتوانسته در هیچکدام از بخش‌ها به درستی عمل کند.

بنابراین بعد از شناسایی فعالیت‌های کلیدی کسب و کار باید بررسی کنید که این فعالیت‌ها توسط افراد متخصص انجام میشود؟ یکی از تجربه‌های ما از کار با یک فروشگاه آنلاین این بود که در مرحله بسته بندی خطا رخ میداد و بسته‌ها اشتباها به شهر دیگری ارسال میشد و در نتیجه نارضایتی مشتریان را به همراه داشت. این مشکل نشان داد که بخش بسته بندی جزو فعالیت‌های حیاتی در آن بیزینس بود و باید یک مسئول داشته باشد. یعنی فردی که خطاها را در مرحله بسته بندی شناسایی کند و همین کار باعث شد که خطا در آن بخش صفر شود.

یکی از مواردی که استاندارد سازی به ما یاد میدهد این است که چیزی که مهم است ابتدا برایش فکر و حل شود.

نتایج استاندارد سازی در کسب و کار

عمر بیش از صد ساله کسب و کار

در صورتی یک کسب و کار با عمر بیش از صد سال داریم که هر بخش کسب و کار را بررسی و برای پیشرفت خودکار آن یک فرآیند تعریف کرده باشیم.

کاهش استرس مدیر

دیگر نگران این نخواهید بود که کارها عقب افتاده یا به درستی انجام نمی‌شود. زیرا فرآیندها تعریف و مسئول مشخص برای انجام کارها تعریف شده است.

حذف اشتباهات تکراری

یکی از چیزهایی که در استاندارد سازی یاد میگیریم این است که از یک سوراخ نباید دوبار گزیده شویم. ما حق نداریم در فعالیت‌های کلیدی خطاهای تکراری کنیم. یعنی باید راهکاری بیابیم که یک خطا به هیچ وجه دو بار تکرار نشود.

ژاپنی‌ها در این زمینه پیشرو هستند و ادوارد دمینگ مفهوم TQM را از ژاپن شروع کرد. تویوتا مظهر استاندارد سازی در دنیا است.

وقتی شما یک چارچوب را ببیند حتی اگر فرهنگش را نداشته باشید مثل آن خواهید شد و آن ‌چارچوب را رعایت میکنید. مثلا افرادی هستند که در ایران قوانین ساده‌ای مثل ریختن زباله در خیابان یا سیگار نکشیدن در مکان‌های ممنوع را رعایت نمی‌کنند اما به محض ورود به یک کشور خارجی وقتی در آن ‌چارچوب قرار می‌گیرند این قانون را رعایت میکنند و این فرهنگ در آنها شکل می‌گیرد.

کسب و کار نیز همینطور است و شما باید ‌چارچوب سازمانیتان را تعریف کنید تا افراد در آن ‌چارچوب قرار گیرند.  تویوتا و ژاپن و دمینگ نیز همین کار را کردند.

در تصادفات جاده‌ای یا غرق شدن در دریا و هزاران اتفاقات ناخوشایندی که در طول سال در کشور میفتد باید این سوال را مطرح کنیم که چه کار کنیم تا امکان نداشته باشد این اتفاق دوباره تکرار نشود؟ بعضی از این مشکلات با راهکارهای ساده و کم هزینه قابل حل هستند.

بنابراین اگر فعالیتی کلیدی است باید راهکاری پیدا کنیم که در آن امکان وقوع اشتباه وجود نداشته باشد. تفکر سیستم سازی می‌گوید چیزی که مهم است باید به بهترین نحو و با کمترین میزان خطا انجام شود.

نمونه‌ای از سیستم سازی در انبار میتوان به سیستم سازی انبار دیجی کالا اشاره کرد. فیلم سیستم سازی انبار دیجی کالا را میتوانید در آپارات مشاهده کنید.

سیستم سازی نمی‌گوید که شما نقص ندارید بلکه می‌گوید که هر روز باید عملکردها را بهبود دهید.

برای ورود به هر کسب و کاری برای استاندراد سازی اول باید فعالیت‌های کلیدی را شناسایی و وضعیت آن را بررسی کنیم. سپس یک مسئول متعهد برای انجام آن فعالیت در نظر بگیرید و فرآیند انجام کار را به صورت مکتوب در اختیارش قرار دهید. برای ارزیابی کارهای انجام شده یک شاخص عددی در نظر بگیرید و طبق این شاخص فعالیت ها را بهبود دهید.

جلسه اول

جلسه دوم

جلسه سوم

جلسه چهارم